PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Anvisningar fullkostnadskalkyl - bidragsfinansierade projekt

1. Allmän information om bidragsfinansierat projekt och kalkylen

1.1 Full kostnadstäckning

Regeringen har beslutat om delvis nya förutsättningar för vad som gäller när universitet tar emot och disponerar bidrag från såväl statliga som icke-statliga finansiärer.

Enligt regleringsbrevets formuleringar för budgetåret 2010 ska universitet och högskolor utgå från att när andra statliga myndigheter bidrar till forskningsprojekt ska bidraget omfatta medel för de direkta och de indirekta kostnaderna i samma proportioner som beräknats för projektet i sin helhet. Detta betyder att om en statlig finansiär bidrar med ett givet belopp ska det beloppet rymma den andel indirekta kostnader som universitetet beräknat i sin ansökan. Om finansiären reducerar det sökta bidraget ska både de direkta och indirekta kostnaderna minskas i samma proportion.

Av regleringsbrevet framgår vidare att detta även bör gälla för bidrag från stiftelser och andra juridiska personer som tillkommit med statliga medel som grund och så långt möjligt även icke-statliga finansiärer.

Enligt regleringsbrevet bör de indirekta kostnaderna beräknas med utgångspunkt i den modell som tagits fram av Sveriges universitets- och högskoleförbund tillsammans med vissa finansiärer. Uppsala universitet tillämpar denna modell sedan verksamhetsåret 2009.

Slutligen konstateras i reglerings brevet att anslagsmedel får tas i anspråk för samfinansiering av projekt eller liknande verksamhet inom ramen för myndighetens verksamhetsområde, om ändamålet med anslaget inte hindrar detta.

1.2 Allmänt om kostnadskalkylen

Kalkylen är ett hjälpmedel för beräkning av bidragets kostnader i samband med ansökningar till bidragsgivare. Observera att bidragskalkylen inte ska användas för EU-uppdrag eller uppdragsverksamhet, för dessa uppdrag finns separata kalkyler.

Procentsatser för sociala avgifter och semesterersättning varierar över tiden varför kalkylen uppdateras varje år. Kalkylen kan trots detta användas för projekt som pågår över flera år.

Lönebikostnaderna (LBK), 49,0% fr.o.m. 2017-01-01, är de arbetsgivaravgifter mm som utgår på de direkta lönerna. Semesterersättning betalas ut då den anställde tar semester. Ersättningen är för närvarande i genomsnitt 1,2 % på den direkta lönen. LBK tillkommer på semesterersättningen vilket ger ett påslag på ca 1,9 %. Semesterersättning och LBK beräknas automatiskt i kalkylen utifrån de lönekostnader som angivits.

Universitetets fördelningsbas för indirekta kostnader är personalkostnader och driftkostnader. Denna bas kan även användas vid fördelning av lokalkostnader.

I bidragskalkylen kan de gröna cellerna fyllas i, medan de vita cellerna utgörs av formler som automatiskt beräknar kostnaderna utifrån de belopp som fyllts i.

2. Kalkylens delar

2.1 Information om projektet

I kalkylen ska information om projektet anges såsom projektnamn, hur länge projektet beräknas pågå, vem som är ansvarig för projektet samt vem som upprättat kalkylen.

2.2 Direkta kostnader

Med direkta kostnader avses kostnader som direkt kan hänföras till projektet såsom löner, material, resor, utrustning osv.

2.3 Lönekostnader

Månadslön avser deltagarnas löner före skatt. På raden för lön kan också arvoden anges. Löner/arvoden kan antingen fyllas i genom att ange det antal månader eller timmar projektdeltagarna kommer att arbeta i projektet och deras månads- eller timlöner. Om istället den totala lönesumman ska fyllas i, anges en etta i kolumnen för antal månader och det totala lönebeloppet i kolumnen för Lön/mån.

2.4 Övriga driftskostnader

Under denna rubrik anges de övriga kostnader som projektet för med sig såsom resor, kemikalier, konsulter osv. Alla belopp ska anges exklusive moms.

2.5 Kostnader för anläggningstillgångar (utrustning)

Anskaffningskostnaden exklusive moms för inköp av anläggningstillgångar noteras i detta avsnitt.

2.6 Lokalkostnader

Projektet ska belastas med de direkta lokalkostnaderna och det finns två alternativ att välja mellan. För vissa projekt kan det även vara aktuellt att kombinera alt 1 huvudmetoden) och alt 2.

Huvudmetod (Alt 1): I kalkylen baseras lokalkostnaderna på den faktiska lokalytan som projektet disponerar. Projektet betalar för det antal kvadratmeter som disponeras och enligt gällande lokalkostnad per kvm. Detta beräkningssätt av lokalkostnaderna torde vara det som ger de mest rättvisande lokalkostnaderna för projektet.

Alt 2: Detta beräkningssätt av lokalkostnaderna innebär att institutionen har fastställt ett procentuellt påslag på fördelningsbasen (personal- och driftkostnader) för fördelning av kärnverksamhetens totala lokalkostnader. Ange den fastställda %-satsen.

2.7 Indirekta kostnader

Projektet ska också betala sin del av de kostnader som är gemensamma för universitetet och fakulteten såsom bibliotek, datanät, förvaltning samt de kostnader som är gemensamma för institutionen såsom prefektarvode, teknisk- och administrativ personal, kopiatorer o d. Dessa kostnader benämns indirekta kostnader eftersom de inte direkt kan hänföras till projektet.

Här anges den av institutionen fastställda procentsatsen för påslag på de direkta kostnaderna. Denna procentsats ska institutionen årligen uppdatera.

2.8 Finansiering av projektet

Om de totala kostnaderna för projektet överstiger förväntat bidrag från bidragsgivare måste annan finansiering läggas till för att projektet ska kunna genomföras i sin planerade omfattning. Under denna rubrik kan därför information fås om hur stort behovet är av ytterligare finansiering.

2.9 Kalkylen godkänd av prefekt

Institutionens prefekt ansvarar för institutionens samlade ekonomi varför prefekten måste ha kontroll över bidragsansökningar och behov av eventuell ytterligare finansiering. Kalkylen ska därför gås igenom av prefekt eller institutionens ekonom och godkännas av prefekt.