Bokslutsportalen
Tertial- och årsbokslut ska specificeras och dokumenteras i Bokslutsportalen i Raindance. Det är viktigt att saldon avseende fordringar och skulder är korrekta för att erhålla ett rättvisande resultat för perioden, d v s att allt har tagits med och till rätt belopp.
Här finns lathundar till Bokslutsportalen.
Följande dokumentation och specifikationer ska finnas i Bokslutsportalen:
Tertialbokslut och helårsbokslut
- Specifikationer av balanskonton under
“BO 01 resp BO 01b”i bokslutsportalen
Se Bokslutsportal handledning specifikation konto för information om vad specifikationerna för olika balanskonton ska innehålla.
Arbetsgång: kontona specificeras under BO 01 (om endast en person specificerar för hela institutionen/motsv) alternativt BO 01b (om flera personer specificerar t ex var sin projektgrupp). För att påbörja specifikationen, byt status på kontot från Ej påbörjad (grå romb) till Påbörjad (grön cirkel). När specifikationerna för kontot är klara, byt status till Avstämd (gul triangel). Därefter ska kontona attesteras i BO 02 av prefekt/adminchef/motsv som byter status till Godkänd (röd fyrkant).
Observera att även konton med saldo noll i periodens UB ska stämmas av och attesteras, de ska inte lämnas med grå status Ej påbörjad. Detta för att visa att man tagit ställning till saldot och att det är korrekt. Ingen specifikation behövs till dessa nollsaldon.
Helårsbokslut
I årsbokslutet ska ytterligare dokumentation laddas upp i bokslutsportalen under ”BO 06 Bokslutsdokument-org”, händelse "B04 BO Bokslutsdokumentation":
- Checklista / intyg bokslutsdokumentation, blankett EA 43
- Ekonomisk uppföljning - bokslutskommentarer
- Bokslutsrapporter
- PR16 Resultaträkning vs budget
- EK10 R Institutionsöversikt (ORGÖV)
- EK11 R Omsättning per VSH (OMSÄTT)
- Handkasseinventering, blankett EA5 (om handkassa finns på institutionen)
Arbetsgång: för att påbörja dokumentationen, byt status i BO 06 rad B04 från Ej påbörjad (grå romb) till Påbörjad (grön cirkel). När dokumenten är uppladdade, byt status till Avstämd (gul triangel). Därmed är institutionen/motsv klar på rad B04. Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) går sedan igenom dokumentationen och byter status till Godkänd (röd fyrkant). Prefekt/adminchef/motsv behöver inte godkänna BO 06 eftersom dokumentationen som laddas upp redan är attesterad.
För bokslutskommentarerna finns en färdig mall. Kommentarerna bör presenteras så att respektive verksamhet beskrivs separat och tar upp följande punkter:
- Kommentera den ekonomiska utvecklingen med avseende på omsättning, verksamhetsutfall och balanserat kapital i förhållande till tidigare år
- Har verksamheten med dess intäkter och kostnader utvecklats på det sätt som planerades vid budgeteringstillfället? Jämför utfall med budget och kommentera större avvikelser.
- Beskriv orsakerna till balanserat över-/underskott
- Redogör hur det balanserade överskottet ska användas/åtgärdas
Bokslutskommentarerna ska bygga på en analys och uppföljning av verksamheten och fokusera på att ge förklaringar till de siffror som övrig bokslutsdokumentation visar.
I samband med inventering av anläggningstillgångar som görs under hösten ska följande dokumentation laddas upp i decemberperioden i bokslutsportalen under ”BO 06 Bokslutsdokument-org”:
- B01 AR Inventeringsförrättare (blankett EA4)
- B02 AR Inventeringslista
Liksom i övriga BO 06 är arbetsgången att institutionen/motsv byter status på raden från Ej påbörjad (grå romb) via Påbörjad (grön cirkel) och vidare till Avstämd (gul triangel) när alla dokument är uppladdade. AEU byter status till Godkänd (röd fyrkant) efter sin genomgång. Prefekt/adminchef/motsv behöver inte godkänna BO 06 eftersom dokumentationen som laddas upp redan är attesterad.
Observera att utrangeringsblanketter (EA16 och EA25) inte ska laddas upp i bokslutsportalen utan skickas till ekonomisupport@uadm.uu.se.
Se vidare webbsidan angående Inventering.