Uppföljning och analys
Uppföljning av årets utfall mot budget görs i Raindance eller i Generellt lednings- och informationssystem, GLIS. En analys av det gångna årets utfall tillsammans med kännedom om kommande förändringar utgör ett viktigt underlag för bedömning av institutionens ekonomiska utveckling.
Uppföljning och analys av kärnverksamheten
Analysen av institutionens kärnverksamhet bör innehålla bl.a. följande frågor:
- Har verksamheten med dess intäkter och kostnader utvecklats på det sätt som planerades vid budgeteringstillfället?
- Kan eventuella avvikelser mellan utfall och budget förklaras med förändringar i verksamheten, förändrad utveckling av kostnader/intäkter eller har kostnader och intäkter bokförts på ett annat sätt än vad som planerades vid budgeteringstillfället?
- Har planerade verksamhetsvolymer uppnåtts för t.ex. utbildning på grund-/avancerad nivå?
Uppföljning och analys av stödverksamheten
När resultaträkningen för projektgrupp xxx00 Stödverksamhet är avslutad, visar saldot på konto 20900 i hur hög grad institutionen har fördelat stödkostnaderna (universitets-, fakultets-/biblioteks- och institutionsgemensamma kostnader) till kärnverksamheten. Raindancerapporten EK30 R Resultaträkning STÖD ger en översikt över stödverksamhetens kostnader resp. fördelning av indirekta kostnader. Rapporten EK35 Stödverksamheten per funktion ger samma översikt men med kostnaderna fördelade på stödverksamhetens olika funktioner. Det optimala utfallet är att saldot på konto 58600 Fördelade indirekta kostnader precis täcker stödverksamhetens kostnader på olika nivåer och att saldot på projektgrupp xxx00 därmed är noll.
Uppföljning av utfall mot budget görs i Raindance eller GLIS. Vid större avvikelser måste en analys av utfallet göras; avvikelsen indikerar att procentsatsen för fördelning av indirekta kostnader nästa år kan behöva korrigeras. Om årets kostnader för stödverksamhet på olika nivåer kraftigt avviker från de budgeterade har en budgetavvikelse uppstått. Eftersom kostnader för universitets-, fakultets- och biblioteksgemensamt stöd var kända vid budgeteringstillfället (anges i verksamhetsplanen) kan därför budgeteringen av institutionens egen stödverksamhet behöva ägnas extra uppmärksamhet. Om det istället är kärnverksamhetens omfattning som avviker från budget har en kalkyldifferens uppstått. Eftersom personal- och driftskostnader inom kärnverksamheten utgör bas för fördelning av stödverksamhetens kostnader påverkar kärnverksamhetens omfattning procentsatsen för fördelning av indirekta kostnader.
Över-/underskottsmarginal
Enligt universitetets verksamhetsplan får institutioner/motsvarande balansera det samlade balanserade kapitalet om det inte överstiger 10% av årets omsättning. Rapporten EK11 R Omsättning per VSH (OMSÄTT) visar institutionens/motsvarandes över-/underskottsmarginal, vilken definieras som utgående balanserat kapital i förhållande till totala kostnader. En analys av verksamhetsutfallet för varje verksamhet ska alltid göras och en redogörelse lämnas för hur ev. över-/underskott skall åtgärdas. För den avgiftsfinansierade verksamheten inom verksamhet 111, 112, 131 och 230 beräknas en särskild över-/underskottsmarginal; här definieras marginalen som utgående balanserat kapital i förhållande till externa intäkter. Även denna marginal framgår av rapporten EK11 R Omsättning per VSH (OMSÄTT). Avgiftsbelagd verksamhet (VSH 111, 130-131 och 230) ska bedrivas med full kostnadstäckning och ska över tid i princip ha ett 0-resultat. Om ett större över- eller underskott finns måste det finnas en plan för vilka åtgärder som ska vidtas för att hantera det balanserade kapitalet.