Månadsbokslut - periodstängning
Institutioner/motsv ska kontinuerligt vara i fas med sin bokföring, d v s alla inkomster och utgifter ska löpande bokföras på respektive projekt. En förutsättning för att ett rättvisande periodresultat ska erhållas är att inkomster och utgifter periodiseras och redovisas i rätt VSH och på rätt projekt. Bra rutiner för löpande bokföring och avstämning leder till ett enklare bokslutsarbete. Strukturerade avstämningar görs lämpligen månadsvis och minst tertialvis.
Vid varje periodstängning bokförs följande centralt:
- Avskrivningar
- Bidragsperiodisering
- Finansiering av transfereringar
- Indirekta kostnader
- Medfinansiering
Nedan följer ett antal punkter som alltid ska gås igenom och hanteras inför varje månadsbokslut:
Avräkningskonton (saldot ska vara noll)
- 15800 Avräkning egna plusgiron
- 15810 Avräkning bankkortapparater
- 15820 Avräkning kontanta inbetalningar
- 15830 Avräkning SWISH
Utredningskonto
- 26500 Utredningskonto EA
- 26501 Utredningskonto oidentifierat
- 26503 Utredningskonto EA,KR
- 26505 Oidentifierade inkomster
Fördelning internhyra (steg 3-4)
- Fördela kärnverksamhetens internhyra
Leverantörsfakturor
Det är alltid viktigt att institutionen har kontroll över att fakturor blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker i rätt period.
Tänk särskilt på att:
- Följa upp och ev. åtgärda oreglerade kreditfakturor.
- Kontrollera via Uppföljningen (LR30 Registrera Intrastat) om det finns preliminära X-koder för intrastat och åtgärda dessa.
Anvisningar om hur leverantörsfakturor, kundfakturor, bokföringsorder m.m. kan sökas fram.
Anläggningstillgångar
Anläggningstillgångar ska kompletteras så snart det kan ske etc.
- Följ upp preliminära anläggningsobjekt.
- Konto 10000 ska ha saldo noll
Kundfakturor
Det är alltid viktigt att institutionen har kontroll över att fakturor blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföring sker i rätt period.
Tänk särskilt på att:
- Följa upp oreglerade kundfakturor som förfallit till betalning.
- Följa upp oreglerade rekvisitioner och undersök varför betalning inte inkommit.
- Följa upp och ev. åtgärda oreglerade kreditfakturor.
Anvisningar om hur leverantörsfakturor, kundfakturor, bokföringsorder m.m. kan sökas fram.
Handkassa (15740 Fixkassa och 15750 Exkursionsförskott)
- Stäm av summan av kvitton och kontanter i handkassan mot huvudbokskonto 15740.
- Följ upp oredovisade belopp på konto 15750. Kostnadsbokför erhållna kvitton, betala tillbaka kvarvarande kontanter.
Bokföringorder (BoP)
- Det är alltid viktigt att institutionen har kontroll över att bokföringsordrar blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföring sker i rätt period.
Anvisningar om hur leverantörsfakturor, kundfakturor, bokföringsorder m.m. kan sökas fram.
Vid kvartalsskifte och bokslut ska dessutom följande gås igenom och hanteras:
Transfereringar
Kontrollera med hjälp av rapporten EK91 Avstämning transfereringar (TRKOLL) att lämnade bidrag är rätt bokförda med avseende på projekt, verksamhet och finansiär samt att tillgänglig finansiering finns.
Länkar
Anvisningar om hur fakturor, bokföringsorder m.m. kan sökas fram finns i lathundarna för ekonomisystemet.
Tidplan för periodstängningar finns under Periodstängningar.
Kontoplan för periodiseringar finns här (PDF)
Kontoplan för periodiseringar finns här (EXCEL)