Köpa in ny utrustning eller anställa personal?
I samband med en donation och det projekt som ska genomföras kan ofta inköp av ny utrustning eller andra resurser, samt anställning av personal bli aktuellt.
Nyanställa och/eller rekrytera
Om personal ska nyanställas måste ni så snart som möjligt kontakta institutionens prefekt samt HR generalist för genomgång av ärendet kopplat till donationen.
Anställningar kan antingen vara tidsbegränsade eller tillsvidare. Tänk på att en donation vanligen tar slut efter ett par år samtidigt som tidsbegränsade anställningar med automatik övergår i tillsvidare tjänst efter viss tid. Finns finansiering för en eventuell tillsvidaretjänst på institutionen, d.v.s. har ni möjlighet att bära en sådan ökad kostnad efter donationen? Diskutera med prefekten eller närmsta chef.
Tänk även på saker som:
- Vilken kravprofil bidrar och kompletterar övrig pågående/planerad forskning?
- Var ska tjänsten/tjänsterna vara placerade?
Inköp av utrustning och/eller tjänst
Ifall det är aktuellt att donerade medel ska användas för inköp av ny utrustning eller kostnader för extern tjänst/service gäller som vanligt regler för statlig upphandling. Tag hjälp av ekonomiansvarig på institutionen och om så krävs upphandlingsenheten.
Tänk på att inköp av tyngre utrustning ofta medför avskrivningar över flera år och även kräver servicekontrakt samt förbrukningsartiklar. Sådan utrustning kräver ibland ombyggnationer av lokaler eller andra kostnader kopplad till installation och drift.
En donation av forskningsinstrument från leverantör, tillverkare eller ägare till företag, måste särskilt regleras i gåvobrevet. Ta hjälp av Development Office och juridiska avdelningen.