AEU-nytt 2023:5
(2023-11-20)
Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) ger här aktuell information inom ekonomi, upphandling, inköp och resor.
Vänligen sprid informationen till berörd personal inom er institution/motsvarande.
Hantering av IT-avgift fr o m 2024
Inför 2020 beslutades att IT-avgiften skulle redovisas som en direktifierad [1] kostnad på kärnverksamhetens projekt. Hanteringen av IT-avgiften som en direktifierad [1] kostnad har dock inneburit en omfattande administration. Flertalet externa finansiärer har dessutom fortsatt klassificera IT-avgiften som en indirekt kostnad och en ökad extern finansiering av IT-kostnaderna har i princip uteblivit. Mot bakgrund av detta förväntas rektor i kompletterande VP 2024 besluta att IT-avgiften ska redovisas som en kostnad i stödverksamheten från och med 2024. Modellen för att IT-avgift tas ut av varje institution baserat på antal medarbetare och vald servicenivå kvarstår dock precis som tidigare. Uppgift om antal användare och valt paket hämtas från katalog- och behörighetssystemet (Akka) och debiteras institutioner/motsvarande månadsvis.
Budgetering 2024
Debiterade IT-avgifter under perioden oktober 2022 till september 2023 utgör underlag för institutionens budgeterade IT-avgift 2024. AEU kommer beräkna och registrera budgetbelopp på konto 57200 och uppsamlingsprojekten för stöd (xxx001000/xxx002000/xxx003000). Eventuellt redan registrerade budgetbelopp kommer korrigeras av AEU och därefter kommer konto 57200 att vara låst.
Vid fördelning av en institutions IT-avgift mellan utbildning/uppdragsutbildning respektive forskning kommer den institutionens fastställda årsbelopp för universitetsgemensamma kostnader att användas som fördelningsnyckel.
Informationsmöten och tidplan årsbokslut
Övergripande tidplan för årsbokslutet finns publicerad och kommer inom kort att läggas ut även i den gemensamma ekonomikalendern i Outlook. Den detaljerade tidplanen publiceras senare.
Tidplan bokslut - Uppsala universitet (uu.se)
AEU kommer att hålla informationsmöten om årsbokslut 2023, inköpsprojekt mm vid två tillfällen.
- Fysiskt möte 30 november kl. 09.30-12.00 i Blåsenhus, Gunnar Johansson-salen.
- Via zoom 4 dec kl. 10.00-12.00.
Inbjudan har även skickats ut via Outlook.
Internrevisionens granskning
Internrevisionen har i två revisionsrapporter noterat brister inom följande områden där vi vill påminna om och be er säkerställa korrekt hantering. Det gäller underlag till verifikationer och förmånsbeskattning av anställda och bland annat medlemsavgifter.
Medlemsavgifter
Personliga medlemsavgifter i olika yrkes- och branschföreningar eller andra intresseföreningar utgör en skattepliktig förmån. Detta gäller oavsett om medlemskapet är kopplat till anställningen eller inte. Alla institutioner/motsvarande måste säkerställa att detta hanteras korrekt. Inför årsbokslutet kommer AEU att göra en extra uppföljning och i samband med det be er verifiera att förmånsbeskattning skett. Se därför till att förmåner för 2023 är registrerade i Primula senast 14 december. Här kan du läsa mer om medlemsavgifter.
Verifikationsunderlag
Internrevisionen har återigen vid sin granskning funnit brister vad gäller innehåll och underlag i bokföringen. Alla behöver säkerställa att alla fakturor, bokföringsorder samt reseräkningar har relevanta och tillräckliga underlag som verifierar respektive post. 2022 hölls seminarier med anledning av detta och material från dessa seminarier finns här.
Nya ramavtal
Nya upphandlade ramavtal publiceras alltid på universitetets avtalsdatabas som nås via MP:
Inköp och upphandling - Uppsala universitet (uu.se)
[1] Direktifiering – kostnader som är gemensamma för många kostnadsbärare men ingår inte i de indirekta kostnaderna på någon nivå och fördelas med en relevant fördelningsnyckel.