PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Verifikationer

Det är viktigt att verifikationerna håller hög kvalité och att det även för en utomstående är lätt att följa och förstå de olika transaktionerna.

Verifikation

Definition av verifikation enligt förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. ”De uppgifter som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen. ”
Exempel på verifikationer är fakturor, och bokföring/omföring.

Attest

Alla verifikationer skall vara attesterade av prefekten eller den som har attesträtt. Gäller fakturor men även bokföring/omföring BOK, BIF och BKV.

Verifikationstext

”Vid omfördelningar och rättelser är det viktigt att ange adekvata referenser/härledningar så att de ekonomiska händelserna förlopp går att fastställa. Det skall vara möjligt att utan ansträngning spåra ekonomiska händelser eller att återskapa ett händelseförlopp i redovisningen.” (EA-boken: kapitel 12.1)

Bland annat innebär detta att huvudtexten tillsammans med radtexten skall ge upplysning om vad det är för ekonomisk händelse. Det vill säga att nu eller om hundra år skall ni eller någon annan med ledning av huvudtexten och radtexten förstå vad som hänt. Vid bokslut och delårsrapporter används rapporter ur Raindance som underlag till analyser och specifikationer. Det sparar mycket tid och resurser om verifikationer och kompletterande upplysningar inte måste begäras fram för att förstå händelsen. Vid till exempel delårsrapporter kommer inte underlag till periodiseringarna generellt begäras in från institutionerna. I stället kommer institutionerna att kontaktas under bokslutsperioden för att komplettera om man inte kan förstå vad som periodiserats och varför med hjälp av texten i Raindance.

Förslag på verifikationstext för omföringar
Ange skäl till omföringen t ex om det är en rättelse, vilken verifikation som rättas osv.

Förslag på verifikationstext för periodiseringar
Skriv vad som periodiseras. Med tanke på det begränsade utrymmet skriv inte periodisering på huvudraden det framgår av kontot som ni använder. Skriv istället till exempel:
Hyror på huvudraden och i radtexten hyra av xx, juli- dec -08.
eller exempelvis  EU-kontrakt på huvudraden och i radtexten kontrakt nr xx, samt eventuellt kortnamn på projektet. När det gäller VR-kontrakt ange diarienumret.

Underlag

Kom ihåg att bifoga underlag till omföringen/periodiseringen. När det gäller omföringar till exempel kopia på fakturan, lönelista, utredning etc.

När det gäller periodisering exempelvis av upplupna bidragsintäkter bifoga första sidan på kontraktet, avtalet eller bidragsbeslutet där diarienumret framgår. Andra underlag till periodiseringar kan vara fakturor, reseräkningar osv.

I övrigt se till att ni alltid har bra underlag, originalkvitton etc. t ex vid First Card fakturor skall originalkvittona alltid bifogas se EA-boken kapitel 7 reseräkningar.

Till reseräkningar som ingår i EU-projekten skall bifogas deltagarförteckning, kallelse, mötesprotokoll eller liknande som styrker resans syfte.

När det gäller underlag leverantörsfakturor se raindancehandboken kapitel 3 och underlag kundfakturor se raindancehandboken kapitel 4.

Korshänvisning

”Om en bokföringspost rättas, skall det anges när rättelse har skett och vem som har gjort den. Sker rättelse genom en särskild rättelsepost, ska det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen” (Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, 12 § samt 5 kap 5 § andra meningen i Bokföringslagen).

Vid rättelser skall alltså korshänvisning göras, för att det utan svårighet skall gå att få kännedom om rättelsen och öka förståelsen för vad som hänt. Detta är också praktiskt för att undvika att rätta två gånger.

På rättelseomföringen skall finnas hänvisning med verifikationsnummer på den ursprungsfaktura eller BOK/BIF/BKV som omförs och skäl till omföringen.

På ursprungsverifikationen skall det finnas verifikationsnummer som hänvisar till rättelsen, skäl till rättelsen, vem som rättar och datum.

Korshänvisning i leverantörs- och kundreskontran
I leverantörs- och kundreskontran kan korshänvisningar göras i efterhand, genom att använda anmärkningsraden: Var kortfattad skriv till exempel korr och ange verifikationsnummeroch er signatur.

Korshänvisning BOK/BIF/BKV
Genom Bokföringsportalen är det möjligt att rätta verifikationer och hänvisa till aktuell verifikation som korrigeras. Se raindance-lathunden för Skapa, kontera och attestera bokföringsorder.