- Vi har full förståelse för att nya system upplevs som jobbiga, man vill bara att det ska fungera. Men införande av nya system tar alltid lite tid. Detta är ett mer avancerat system än det förra, vilket gläder många, men det finns några problem som ska åtgärdas och vi driver på företaget att förenkla gränssnittet för ökad användarvänlighet, säger Pelle Lindé, projektledare.

Systemet är upphandlat tillsammans med 12 andra svenska lärosäten, där Luleå tekniska universitet ledde upphandlingsarbetet. Att gå samman ger lägre kostnader, men också större möjligheter att driva på förbättringar i systemet.

Flest anmälningar har handlat om den avancerade scanningfunktionen ShareScan. Vissa av dessa problem har varit lätt avhjälpta genom att ändra filtreringsinställningar i e-postprogrammet. För vissa användare har mejladressen klippts av vid scanning, där pågår felsökning. Andra problem orsakas av att gränssnittet för ShareScan är krångligt. Därför har även en enklare scanner införts, ”Skanner”. (Information endast på engelska).

Intendenterna och lokal IT gör ett viktigt jobb för att stötta införandet lokalt och kan hjälpa till vid behov, men projektgruppen i införandeprojektet kommer också gärna ut och visar och förklarar.

- Vi gör allt vi kan för att hjälpa till där det behövs och har förhoppningar om att företaget snarast löser vissa saker. Man behöver ge nya system lite tid.

I Medarbetarportalen finns mer information och svar på de vanligaste frågorna.

Några korta tips på vad som kan göras allra först om problem uppstår:

  • Mina scannade dokument kommer inte till min mejl:

Stäng av Outlooks skräppostsortering. Universitetet har ett centralt skräppostfilter hos Sunet, så det innebär inte någon extra säkerhetsrisk att göra detta.

Kontrollera att du inte har några sorteringsregler i Outlook som sorterar eller kastar mejl där du själv står som avsändare. I eduPrint står du själv som avsändare när du skannar.

Skannar du många sidor? Prova i så fall att dela upp dokumentet i två eller tre delar, eller skanna till filserver (gul ikon i ShareScan) i stället. E-postsystemet klarar inte stora dokument.

  • Jag loggas ut mitt i kopieringen:

För att inte betalande studenter som glömmer logga ut ska tvingas betala för andras kopiering är tiden för automtisk utloggning satt till en minut. Den tiden kommer att ökas för skrivare som står i lokaler där studenter normalt inte vistas.

  • Andras utskrifter kommer mitt i min kopiering:

Detta beror på att det finns de som använder direktutskrift för att slippa logga in vid skrivaren, dessa går före kön. För de flesta är det en fördel att logga in vid skrivaren för att hämta utskrifterna när det passar, och det har också lett till en stor kostnadsbesparing då många utskrifter aldrig hämtas ut på papper.

  • Det fungerar inte hur jag än gör:

Gör om och tänkt hur du ska beskriva vad som går fel. Var trycker du, vad händer? Anmäls sedan till servicedesk@uu.se eller prata med ditt lokala IT-stöd.

  • Systemet är inte självinstruerande, jag förstår inte var jag ska trycka:

Ordval är en av de saker vi påpekat för företaget att det behöver utvecklas för ökad användbarhet. Delvis är det är det direktöversättningar från engelska, och det blir inte alltid korrekt översatt.