När och hur rekvirerar vi pengarna?
I det signerade gåvobrevet ska information finnas angående det donerade beloppet, samt när, hur och med vilken periodisering donatorn ska betala ut medlen till projektet. Det kan även vara frågan om placering av instrument, annan materiell utrustning, eller att icke materiella tillgångar tillgängliggörs.
Vanligen är det pengar som betalas ut enligt gåvobrevet antingen som engångsbelopp eller som flera periodiserade utbetalningar.
Det är viktigt att ekonomiansvarig person på institutionen är informerad om när utbetalningarna förväntas, så att allokering till rätt projekt går smidigt och budgetuppföljningen blir korrekt.
Värt att särskilt ordna med eller förbereda för är:
- När betalas medlen ut (före eller efter förbrukning, periodisering, etc.).
- Projektnummer som ska krediteras.
- Är det flera olika grupper som ska tilldelas medel (ex. interndebitering av tid).
- Krävs medfinansiering som ska rekvireras från annan budget inom Uppsala universitet.
- Eventuella valutaeffekter (om donationen skett i annan valuta än SEK).
- Eventuella kostnadsslag som enligt donatorn ej får täckas av donationen (se gåvobrevet).