Rutiner URA-kontrakt
Rutiner vid tecknande av URA-kontrakt
1. Om det är en anställning som ska utlysas (ingen redan anställd medarbetare) skapa nytt rekryteringsärende i Varbi, välj checklista som matchar befattningen. När rekrytering är klar och kandidat fått status ”Anställd” integreras informationen till Primula. Ärendet som skapats i Primula ska tas bort. Kontakta Löneenheten för borttag. Ta ut beslut om anställning från Primula innan ni ber lön ta bort ärendet
För redan anställda medarbetare ska ingen registrering ske i Varbi, fortsätt enligt stegen nedan.
2. Institution/motsvarande skriver URA-kontrakt enligt mall och checklista (mall för URA-kontrakt finns under blanketter). Läs Frågor och svar om URA Vid frågor om URA-kontraktet, kontakta lönespecialist vid HR-avdelningen.
Viktigt är att institution/motsvarande i detta skede tillsammans med arbetstagaren gör en anmälan om utsändning hos Försäkringskassan, blankett FK6220 ”Begäran Intyg A1/E101 eller konventionsintyg” eller digitalt ”Ansök om intyg vid tillfälligt arbete utomlands” och i normalfallet inväntar deras beslut. Detta gäller:
- vid utlandsstationering till EU/EES-länder
- vid utlandsstationering till länder med vilka Sverige har konventioner om social trygghet.
- om personen som ska utlandsstationeras inte har bott i Sverige de senaste åren.
Vid URA till annat land än ovan ska försäkringskassans blankett FK5459 användas för anmälan på samma sätt som anges ovan. För konventionsländer (t ex USA) gäller att både blankett FK6220 eller digitalt FK6220 samt FK6221 samt FK5459 ska användas.
Om URA-stationeringen avser en period överstigande ett år så behöver även FK-blankett FK5435 inlämnas till försäkringskassan av medarbetaren.
Observera! Ansökan via Försäkringskassans e-tjänst kan påskynda hanteringen. Arbetstagaren (AT) använder sig av försäkringskassans ”Mina sidor” och följer instruktioner på deras hemsida.
6220: ”Begäran Intyg A1/E101 eller konventionsintyg”. AT kan istället för blankett FK6220 lämna uppgifter på Mina sidor på forsakringskassan.se under ”Ansök om intyg vid tillfälligt arbete utomlands”. För att logga in behövs e-legitimation. Lämnar AT uppgifter på Mina sidor ska hen inte skicka in den här blanketten.
Om AT söker digitalt ska hen lägga till blanketten FK6221 ”Arbetsgivarens uppgifter vid utsändning”. Den upprättas av AG.
5459 Uppgifter vid flytt till eller arbete i ett annat land. AT kan istället för blankett 5459 lämna uppgifter på Mina sidor på forsakringskassan.se under ”Lämna uppgifter vid flytt eller arbete i ett annat land”. För att logga in behövs e-legitimation. Lämnar AT uppgifter på Mina sidor ska hen inte skicka in den här blanketten.
När en ansökan enligt ovan skickas via Mina sidor eller via blankett så är det viktigt att under övriga upplysningar ange att det avser en utsändning, utlandsstationering av statligt anställd person enligt URA.
För ansökan inom EU-EES-eller Schweiz-och-Storbritannien
För ansökan utanför EU-EES-eller Schweiz-och-Storbritannien
Observera att försäkringskassans handläggning kan vara tidskrävande, var ute i god tid! Se även ifyllnad blankett gällande uppgifter om antalet anställda vid universitetet.
3. Kontraktet skickas med e-post till lon@uadm.uu.se för godkännande av slutversion av lönespecialist.
4. Vid eventuell direktstationering ska särskilt URA-kontakt användas, kontakta HR-specialist innan för rådgivning och kontrakt.
5. Efter godkännande från lönespecialist skriver institution/motsvarande ut två original för underskrift av prefekt och arbetstagare, varav:
- ett original behålls av arbetstagaren
- ett original sänds till lönespecialisterna på HR-avdelningen tillsammans med ev. kopior på A1-intyg samt eventuella uppehålls- och arbetstillstånd för arkivering i personakt.
6. Skanna in ett original och skicka med e-post till lon@uadm.uu.se. Lönespecialist registrerar URA-anställningen manuellt i Primula.
7. Institutionen/motsvarande tecknar en URA-försäkring för arbetstagaren. Detta görs av institution/motsvarande hos Kammarkollegiet via adressen: forsakring@kammarkollegiet.se
Uppge:
- namn och personnummer på den eller de som ska omfattas
- försäkringsperiod. Om en kompletterande egendomsförsäkring ska ingå så måste den tecknas samtidigt med ett försäkringsbelopp i relation till bedömt värde på medtagen egendom.
- den utländska stationeringsorten
- fakturaadress
Myndigheten får för varje sådan beställning en försäkringsbekräftelse och en faktura på premien, vilken beräknas på antalet försäkrade persondygn.
Kammarkollegiet skickar bekräftelse och intyg på engelska (pdf) via mail. Intyget skickas vidare till medarbetaren.
8. Vissa länder kräver ett försäkringsintyg inför utlandsstationeringen. Ett sådant intyg skrivs av Kammarkollegiet på begäran i samband med tecknandet av URA-försäkringen.
9. Institution/motsvarande ger den anställde en kopia på URA-försäkringens försäkringsvillkor alternativt skickar länk till dessa.
10. För anställning som utlysts (ny medarbetare) ska beslut om anställning och signerat URA-kontrakt laddas upp på rekryteringsärendet i Varbi. För redan anställda medarbetare som ska på URA ska ingen registrering/uppladdning ske i Varbi.
Avsluta URA kontrakt i förtid
Om arbetstagaren har en grundanställning vid Uppsala universitet och arbetsgivaren önskar avsluta ett URA kontrakt i förtid med anledning av väsentligt förändrade förutsättningar sedan URA-kontraktets ingående kan detta göras enligt villkoren i 20 § URA-avtalet. Använd då mall för besked om att URA kontraktet avslutas i förtid. Glöm inte att säga upp URA-försäkringen när ett URA-kontrakt avslutas i förtid.