Behovsanalys
Identifiera behovet
Vilken funktion behöver fyllas och i vilken omfattning? Fundera över var ni befinner er just nu i verksamheten och vart ni är på väg. Var vill ni vara om ett års tid? Vilka är de viktigaste uppgifterna framöver? Identifiera om behovet är varaktigt eller tillfälligt (till exempel vid en arbetstopp eller ett avgränsat projekt). Är behovet tillfälligt kan exempelvis ett bemanningsföretag anlitas, se Inhyrning av personal från bemanningsföretag. Kontakt behöver alltid ske med HR-specialist innan ett bemanningsföretag kan anlitas för ett tillfälligt behov. Trygghetsstiftelsens rekryteringsservice kan också vara ett komplement när behov av att snabbt rekrytera till exempel administrativ personal uppstår.
Undersök och diskutera möjligheterna att frigöra resurser
Går det att frigöra resurser inom institutionen/motsvarande på annat sätt än genom nyrekrytering. Är det till exempel möjligt att t.ex ändra arbetssätt/metoder, omfördela eller rotera arbetet, kompetensutveckla befintlig personal, låna kompetens eller samarbeta med en annan institution/motsvarande. Kanske finns det deltidsanställda medarbetare som anmält företräde till en anställning med högre sysselsättningsgrad.
Intern rörlighet
Finns personalresurser att tillgå inom organisationen (hela UU) som kan omdisponeras genom arbetsledningsbeslut? Kan vi nyttja intern rörlighet? Under sidan ny organisatorisk placering kan du läsa mer om hur detta går till.
Nyanställning
Kan inte resursbehovet lösas inom verksamheten behövs en nyanställning. Påbörja arbetet med en kravprofil utifrån verksamhetens behov. Definiera önskad tidpunkt när anställningen ska vara tillsatt och hur finansiering ska ske.
Vid behov finns möjlighet att använda upphandlat externt rekryteringsstöd. Gör gärna en tidplan för rekryteringen (under rubriken 1.2 Rekrytering). Grundläggande för alla statliga anställningar är att arbetsgivaren ska informera om lediga anställningar under förutsättning att det inte finns särskilda skäl som talar emot. Se Anställningsförordningen 6 - 7 §.
Glöm inte att informera arbetstagarorgansiationerna i tidigt skede om rekryteringen avser rekrytering av en chef/motsvarande med personalansvar.