LOKALFÖRSÖRJNINGSPLAN FÖR 2021-2023 FASTSTÄLLD

Konsistoriet har fastställt en lokalförsörjningsplan för 2021-2023 (UFV 2019/2124). Planen innehåller styrande principer och förutsättningar för lokalförsörjning vid Uppsala universitet samt ett uppdrag till områdesnämndema, biblioteksnämnden och universitetsdirektören om en långsiktig plan för de framtida lokalbehoven. Vid konsistoriesammanträdet den 17 december redovisades även rapporten Nuläge och processer för lokalförsörjning vid Uppsala universitet samt den av rektor fastställda rapporten Utvecklingsplan 2050, som är ett ramverk och vägledande dokument för Uppsala universitets framtida rumsliga struktur och fysiska gestaltning. Ta del av Utvecklingsplan 2050. Upplysningar: Annika.Sundas-Larsson@uadm.uu.se

RISKANALYS GENOMFÖRD FÖR 2020

Vid sammanträdet den 17 december informerades konsistoriet om universitetets riskanalys för 2020 (UFV 2020/2257). Bland de åtta angivna risker som värderas som höga finns bland annat risk för att stress och psykisk ohälsa hos studenter har en negativ påverkan på studieresultaten och kvaliteten i utbildningen samt risk för svårighet att hantera stora infrastruktursatsningar, som kan medföra att forskningsinfrastrukturen blir otillräcklig eller underfinansierad. Bakgrunden till riskanalysen är en förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. Rapporten beskriver universitetets övergripande risker efter uppföljning och analys av föregående års risker. Därutöver finns samtliga aktuella riskanalyser för vetenskapsområdena samt universitetsförvaltningen som bilagor. Upplysningar: Anna.Clemensson@uadm.uu.se

MINSKADE INTERNATIONELLA UTBYTEN TILL FÖLJD AV PANDEMIN

Höstterminen 2019 – alltså innan pandemin – deltog nästan 600 studenter från Uppsala universitet i ett internationellt utbyte, varav 150 inom Erasmus. För höstterminen 2020 är motsvarande siffra knappt 80 studenter, varav drygt 30 studenter inom Erasmus. Det visar en rapport (UFV 2020/2504) som lämnades vid det senaste konsistoriesammanträdet. Avgiftsbetalande studenter utgör en särskild del av Uppsala universitets utbildningsfinansiering. Förra året uppgick intäkterna till 109 miljoner kr, vilket motsvarar ca 5 procent av de totala intäkterna för utbildning. Övergången till online-undervisning har inte inneburit att antalet rekryterade avgiftsbetalande studenter på årsbasis minskat 2020 jämfört med 2019. Det var fler avgiftsbetalande studenter vårterminen 2020 jämfört med året innan – medan det för höstterminen 2020 var något färre än år 2019. Tidigare år har antalet avgiftsstudenter ökat med 15-20 procent årligen men den tillväxten har uteblivit för 2020. Upplysningar: Erika.Dabhilkar@uadm.uu.se

INTERNREVISIONEN HAR GRANSKAT MUSEER OCH ETT URVAL AV INSTITUTIONER

Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen för 2020 (UFV 2020/8) genomfört två granskningar av intern styrning och kontroll vid universitetet. Rapporterna med rektors kommentarer kring åtgärder med anledning av granskningarna redovisades för konsistoriet nyligen. De områden som har granskats är dessa:
• bevarande och skydd av universitetets samlingar. Vid de verksamheter som internrevisionen har granskat – UU Musik och museer (Gustavianum, Evolutionsmuseet, Uppsala Linneanska trädgårdar, Musicum) och Uppsala universitetsbibliotek – är det omfattande arbetet med digitalisering av samlingarna prioriterade områden i verksamhetsplaneringen. Rektor delar internrevisionens syn att rutiner och styrande dokument kan förbättras.
• styrning och kontroll vid institutions- och enhetsnivå. Vid ett urval av institutioner har efterlevnaden av ett antal regler och krav granskats inom områdena verksamhetsstyrning, personal och ekonomi. Av granskningarna framgår att institutionerna generellt sett bedömts ha en tillfredsställande intern styrning och kontroll avseende dessa områden. Internrevisionen kommer inte med några nya rekommendationer men lyfter dock fram systematiskt arbetsmiljöarbete och fakturahantering gällande resor och boende som områden där en stor del av de bedömda enheterna har förbättringsbehov och den interna styrningen och kontrollen bör förbättras.
Upplysningar: Sven.Jungerhem@uadm.uu.se (internrevisionschef) och Caroline.Sjoberg@uadm.uu.se (universitetsdirektör).

RIKTLINJER FÖR SKRIFTLIGA PROV PÅ DISTANS
 
Rektor har fastställt Riktlinjer för genomförande av skriftliga prov på distans vid Uppsala universitet från och med vårterminen 2021 (UFV 2020/2118). Riktlinjerna anger ansvar och skyldigheter för personal på institutioner som arbetar med prov på distans, inklusive hantering av provuppgifter och svar, samt för tentander vid genomförande av skriftliga prov på distans. Med skriftliga prov på distans menas sådana skriftliga prov som skulle kunna ges i tentamenslokal, med en begränsad skrivtid under en dag, men som i stället ges på distans med stöd av informationsteknologi (IT). Parallellt med riktlinjerna har ett vägledande dokument tagits fram som innehåller råd och tips för den som ska examinera på distans. Vägledningen finns på Medarbetarportalen, se Vägledning för examination på distans. Mer information. Upplysningar: Eva.Soderman@uadm.uu.se

NU FINNS EN BOKSLUTSPORTAL I EKONOMISYSTEMET RAINDANCE

Nu har universitet en bokslutsportal som är en del i ekonomisystemet Raindance. Bokslutsportalen ska användas för att förenkla och digitalisera dokumentation av boksluten. Syftet är att få en enhetlig och sammanhållen dokumentation av bokslutet med specifikationer på balansposter och övrigt material för hela universitetet på ett ställe. 
Varje institution/motsvarande ska dokumentera sina specifikationer och bokslutskommentarer i samband med tertial- respektive årsbokslut. Dokumentationen ska godkännas av prefekt/motsvarande eller av den som fått delegation.
Tre demonstrationstillfällen för prefekter/motsvarande erbjuds via Zoom:
• måndag 21/12 kl 11-12
• tisdag 12/1 kl 10-11
• torsdag 14/1 kl 10-11
Ingen föranmälan behövs. Upplysningar: hanna.mortberg@uadm.uu.se

NY FAKTURADRESS EFTER ÅRSSKIFTET

Från och med januari 2021 har universitetet en ny fakturaadress för svenska leverantörer som skickar pappersfakturor: Uppsala universitet, Invoices, Box 148, 751 04 Uppsala. Under en övergångsperiod kommer både den nya och gamla adressen att fungera.
Utförligare information finns i Ekonominytt 2020:7.
-----------
God jul och gott nytt år. Ledningsnytt återkommer i januari.