Efter covid-19: stark trend mot ökat hemarbete

Två månader har man haft på sig för denna förstudie, med ambitionen att få veta hur universitetets medarbetare uppfattat dessa 1,5 år under covid-19-pandemin. Förstudien handlar om erfarenheter från verksamheten men också förväntningar på hur framtidens arbetsplats skulle kunna utformas – en fråga alldeles för stor för rapporten, men förstudien identifierar några utgångspunkter för vidare analys.

Man har arbetat efter metoden att kunskapsinventera (studera ”nyckelrapporter”), ta del av undersökningar och projekt som gjorts inom Uppsala universitet (exempelvis enkäter till studenter och personal), ta del av diskussioner på nätet (internetspana för tendenser), anordna workshops för chefer och prefekter, diskutera i fokusgrupper – med olika konstellationer och perspektiv inom vetenskapsområdena, samt skapa fokusgrupper med fackliga organisationer, huvudskyddsombud, biblioteket, olika lokalanvändare och inte minst med studenter.

– En avgränsning som är viktig att nämna är att vi inte har gjort någon medarbetarundersökning. Däremot har vi fångat upp synpunkter genom olika konstellationer av fokusgrupper men vill vi veta hur medarbetarna mer på detaljnivå uppfattat pandemin, så krävs fler undersökningar, säger utredaren Torsten Blomkvist, som tillsammans med biträdande akademisekreterare Malin Lindström genomfört denna förstudie.

En annan avgränsning är frågor som rör utbildningens och forskningens kvalitet, vilket inte varit möjligt för utredarna att prioritera. Dessa områden är främst något för kärnverksamheten att hantera och integrera i institutionernas kvalitetsarbete.
 

Vad visar då denna rapport?

– Vad vi har sett är en stark trend mot ökat hemarbete just nu, det är tydligt. Man ser pandemin som en brytpunkt till ett nytt sätt att arbeta med allt vad det innebär. Frågan om mer hemarbete har kommit upp i alla grupper vi pratat med och det är ett område som kräver särskild beredskap till hösten, det är också en viktig fråga för framtiden. Medarbetarna tycker att det ska bli skönt att komma tillbaka och träffa kollegor men kan också se fördelar med ett nytt sätt att arbeta.

Men förstudien visar samtidigt att det bland cheferna finns en stark konsensus kring vikten av en tydlig och direkt återgång till arbetsplatsen. Därför blir det också extra viktigt att hantera eventuella förväntningar som finns på fortsatt hemarbete, också efter pandemin.
 

Tycker chefer och prefekter att det varit svårt att leda på distans?

– Det har uttryckts i samtalen, ja, cheferna känner kanske att de tappat närkontakt med verksamheten, har haft svårt att följa upp i arbetet etc. Prefekterna är måna om att få igång det akademiska samtalet igen och att skapa en fungerande institutionsmiljö för sina studenter. Att studenterna vill tillbaka till campus, det är en tydlig tendens.

Torsten Blomkvist pekar på att det även finns rapporter som tar upp vissa svårigheter knutna till hemarbete, både för chefer och medarbetare. Distansarbete skapar exempelvis starka relationer med ett fåtal kollegor, de som man har kontinuerlig kontakt med. Och om produktiviteten är gynnsam till en början, så är det inte säkert att detta håller långsiktigt.
 

Hur ska då framtidens arbetsplats utformas – finns några bra förslag?

Många möjliga hybridlösningar har diskuterats. Flera undersökningar visar att mycket har fungerat bra utifrån de förutsättningar som givits. Digitala möten genom kommunikationsverktyget Zoom har enligt många fungerat som en ändamålsenlig ersättare för fysiska möten.

– Dra lärdom av det som verkligen har fungerat bra men gör inte nödlösningar permanenta, menar Torsten Blomkvist.

Erfarenheten av hybridmöten är inte särskilt bra, det vill säga att några deltar fysiskt på plats medan andra är uppkopplade digitalt. För att alla ska känna sig delaktiga i mötet, krävs stor pedagogisk kompetens av mötesledaren.

Positivt är att antalet tjänsteresor minskat radikalt under pandemin, då både möten, konferenser och andra evenemang varit digitala. Det ger, förutom möjligheten för fler att kunna delta, minskade koloxidutsläpp.

Och kan vi dessutom spara lokalkostnader om fler jobbar hemifrån, vilket kan leda till att färre lokaler behövs? Det tror man inte enligt diskussionerna i rapporten, men den ekonomiska aspektens roll i denna diskussion kan inte förringas, menar Torsten Blomkvist.
 

Och vilka externa förväntningar kommer att finnas på universitetet som arbetsplats – att vi har stark kompetens på hybridlösningar?  

– Om trenden med ökat hemarbete håller i sig, kan det komma att finnas sådana förväntningar. Samtidigt är Uppsala universitet ett utpräglat campusuniversitet med de fördelar som det innebär och det är viktigt att inte tappa detta. Lite is i magen måste vi nog ha, säger Torsten Blomkvist.

 

Kan man kräva återgång av vissa yrkeskategorier eller måste det vara lika för alla, kan det ses som en rättvisefråga?

I förstudien står det att när verksamheten kräver det, ska man vara på plats.

– Det är något som lyfts fram som viktigt. Frågan om hemarbete har blivit så fokuserad på individen, individens förutsättningar och behov. Utgångspunkten bör vara verksamhetens behov och med detta som grund kan man sedan diskutera frågan vidare, menar Torsten Blomkvist.

– Frågan om hur framtidens arbetsplats ska organiseras är ju jättestor och ingenting som vi haft direktiv att lösa i denna utredning. Vi har bara skrapat lite på ytan.
 

En del av förstudien handlar om enhetlighet och tydlighet i styrning och kommunikation. Vissa beslut gällande restriktioner under covid-19-pandemin har uppfattats som lite otydliga och har ibland också tillämpats på olika sätt i organisationen.

Frågan är hur man ska gå tillväga när man har en så decentraliserad organisation som ett universitet? När behövs beslut på central nivå och när är det upp till vetenskapsområden, fakulteter eller institutioner att lokalt ta beslut? Där ser man att det kan behövas tydligare direktiv.

Frågan diskuteras och det finns olika perspektiv som lyfts fram. Oavsett var besluten fattas så är ändå tydligheten viktigast.

Förstudien presenterar ett antal tendenser och identifierat ett antal prioriterade områden för vidare hantering inom organisationen. En del förslag på åtgärder går också att hitta i dokumentet. Dessa förslag måste i så fall utredas vidare.