Nya medarbetaringången
Nya medarbetaringången byggs med fokus på att göra det enklare att hitta rätt information genom följande förbättringar:
- Ny struktur och uppdelning av innehållet
- Medarbetaringången anpassas efter vem du är
- Nytt sök
Ny struktur och uppdelning av innehållet
Strukturen och uppdelningen av innehållet i nya medarbetaringången är omarbetad för att det ska bli lättare för medarbetare att hitta den information som är mest relevant för just dem och innebär att:
- Huvudmenyn renodlas för att bara innehålla sådant som rör alla medarbetare, det vill säga universitetsgemensam information.
- Specialistingångar. Innehåll som riktar sig till medarbetare med arbetsuppgifter inom samma område (t.ex. forskning, undervisning och HR) samlas i särskilda specialistingångar.
- Lokala informationsytor. Innehåll som riktar sig till de egna medarbetarna inom en institution, fakultet, vetenskapsområde eller avdelning på förvaltningen samlas i så kallade lokala informationsytor. Campusens lokala informationsytor är till för alla medarbetare.
- Verktyg. Innehåll som gäller specifika verktyg (system) såsom handböcker/guider eller behörigheter samlas i "Mina verktyg" på medarbetaringångens startsida. Specialistingångar och lokala informationsytor får egna listor med relevanta verktyg.
Specialistingångar i nya medarbetaringången
Information som riktar sig till medarbetare med arbetsuppgifter inom samma arbetsområde lyfts bort från huvudmenyn och samlas i särskilda specialistingångar som är lättåtkomliga direkt från startsidan. Du väljer själv vilka ingångar du vill ska synas på startsidan. De specialistingångar som planeras i nuläget är följande:
- Forskning
- Undervisning
- Ekonomiadministration
- HR
- Ledning och chefskap
- Studieadministration
- Webbpublicering
- IT
Varje specialistingång får också sin egen sökfunktion som endast söker inom den begränsade informationsmängden, egen verktygslista samt meddelandeflöde.
Lokala informationsytor i nya medarbetaringången
Inom medarbetaringången kommer det att finnas lokala informationsytor för exempelvis institutioner, centrumbildningar, vetenskapsområden, fakulteter, avdelningar vid universitetsförvaltningen och campus. De lokala informationsytorna ska ses som den organisatoriska enhetens egna interna webbsidor, där man samlar sådan information som är unik eller kompletterar den universitetsgemensamma informationen. Undantaget är campusen vars lokala informationsytor är till för alla medarbetare. De lokala informationsytorna ersätter "lokala sidor" och "lokala tillägg" som finns i nuvarande medarbetarportalen. De fungerar lite olika enligt följande:
Lokala informationsytor för institutioner, centrumbildningar och avdelningar (förvaltningen)
- Målgrupp: de egna medarbetarna
- Innehåll: Startsida med bl.a. meddelandeflöde och en för verksamheten anpassad verktygslåda. För institutioner kommer det även på startsidan att visas information från och länkar till områdets/fakultetens lokala informationsyta. Därtill kan också redaktören välja att skapa fasta sidor som blir synliga i vänstermenyn i en eller två underliggande nivåer. Det finns också möjlighet att ha ett kalendarium.
- Åtkomst: Öppna endast för egna medarbetare (gäller ej centrumbildningar som är öppna på grund av att det inte är möjligt att få fram medarbetare som är knutna till centrumbildningar).
- Övrigt: Möjlighet för redaktören att komplettera den universitetsgemensamma informationen med egen lokal information inom samma ämne om sådan finns. Enligt samma princip kan institutioner komplettera information på områdes/fakultets-nivå med sin egen lokala information. Kompletteringen görs genom att redaktören kopplar ihop sidorna via metadata. Resultatet blir att besökaren får en tydlig länk till den ihopkopplade sidan under sidans ordinarie innehåll på båda sidorna.
Lokala informationsytor för områden och fakulteter
- Målgrupp: Medarbetare vid området respektive fakulteten.
- Innehåll: Startsida med bl.a. meddelandeflöde och en för verksamheten anpassad verktygslåda. För institutioner kommer det även på startsidan att visas information från och länkar till områdets/fakultetens lokala informationsyta. Därtill kan också redaktören välja att skapa fasta sidor som blir synliga i vänstermenyn i en eller två underliggande nivåer. Det finns också möjlighet att ha ett kalendarium.
- Åtkomst: Öppna för omvärlden
- Övrigt: Möjlighet för redaktören att komplettera den universitetsgemensamma informationen med egen lokala information inom samma ämne om sådan finns. Enligt samma princip kan institutioner komplettera sin linformation på områdes/fakultets-nivå med sin egen lokala information. Kompletteringen görs genom att redaktören kopplar ihop sidorna via metadata. Resultatet blir att besökaren får en tydlig länk till den ihopkopplade sidan under sidans ordinarie innehåll på båda sidorna.
Lokala informationsytor för campus
- Målgrupp: medarbetare vid Uppsala universitet
- Innehåll: Meddelandeflöde samt öppettider, hitta hit, stöd och service, säkerhet, lista över institutioner, bibliotek och restauranger vid campuset.
- Åtkomst: Öppna för alla medarbetare vid Uppsala universitet
Lokala informationsytor för universitetsförvaltningen
- Målgrupp: medarbetare vid universitetsförvaltningen
- Innehåll: Meddelandeflöde, kalendarium, information från universitetsförvaltningen
- Åtkomst: Öppna för alla medarbetare vid universitetsförvaltningen
Övriga lokala informationsytor
Även andra organisatoriska enheter kan komma att ha lokala informationsytor.
URL:ar för dessa lokala informationsytor byggs upp enligt följande mönster
- www.uu.se/medarbetare/institution/nordiska-sprak
- www.uu.se/medarbetare/centrum/genusvetenskap
- www.uu.se/medarbetare/campus/engelska-parken
- www.uu.se/medarbetare/fakultet/samhallsvetenskapliga
- www.uu.se/medarbetare/vetenskapsomrade/medicin-och-farmaci
- www.uu.se/medarbetare/avdelning/byggnadsavdelningen
Bild 1. Exempel på hur en lokal informationsyta för en institution kan se ut i nya medarbetaringången.
Lokalt och övergripande innehåll kopplas ihop för att undvika dubbelpublicering
I många fall finns det information inom ett och samma ämne på både en övergripande nivå och en lokal/underliggande nivå. I Sitevision kan redaktören koppla ihop dessa sidor och slipper på så vis dubblera informationen (vilket bör undvikas så långt som möjligt då det blir omöjligt att hålla båda sidorna uppdaterade). Den som som letar efter informationen får då automatiskt upp en länk till den kompletterande informationen om sådan finns och behöver då inte själv hålla reda på flera ställen för att kunna ta del av all information inom samma ämne. Om exempelvis institutionen för nordiska språk har en lokal sida Friskvård med information som kompletterar den universitetsgemensamma sidan Friskvård, så ska dessa sidor länkas ihop. Inloggade medarbetare vid institutionen kommer då att se länken till den lokala informationen på den universitetsgemensamma sidan om friskvård. Den lokala sidan länkar också tillbaka till den universitetsgemensamma sidan.
Den här typen av kopplingar görs med fördel för följande typer av sidor:
- Universitetsgemensam sida (vänstermenyn) - sida inom en lokal informationsyta för t.ex. institution, centrumbildning, avdelning på förvaltningen eller campus
- Universitetsgemensam sida (vänstermenyn) - sida inom en specialistingång
- Områdes-/fakultetssida - sida inom lokal informationsyta för institution eller centrumbildning
- Universitetsförvaltningens sidor - sida inom lokala informationsyta för avdelning på förvaltningen
Bild 2. Exempel på hur det ser ut när två sidor är ihopkopplade.
Lättare att hitta till verktyg och tillhörande guider
Idag ligger information som rör verktyg (system), t.ex. handböcker och guider, på olika ställen i medarbetaringången med följden att dessa kan vara svåra att hitta. I nya medarbetaringången kommer allt som rör verktyg att vara samlat på ett ställe och visas tillsammans med respektive system/verktyg på startsidan under "Mina verktyg", samt på respektive specialistingång och lokal informationsyta (se bildexempel nedan).
Bild 3. Exempel på hur verktygslådan kan se ut på medarbetaringångens startsida respektive på en institution.
Så ersätts grupp- och enhetsytor
Dagens grupp- och enhetsytor i medarbetarportalen kommer inte längre finnas i sin nuvarande form utan ersätts av samarbetsytor respektive organisationsytor i SharePoint Online. (En organisationsyta i SharePoint Online kan ha samma funktionalitet som en samarbetsyta, men användarna baseras på en Akka-enhet.)
Länk till SharePoint Online kommer att finnas i nya medarbetaringången. Läs mer om samarbetsytor i SharePoint.
Lokal informationsyta i Sitevision eller organisationsyta i SharePoint Online?
Det kan vara svårt att veta när det passar bäst att använda sin lokal informationsyta (i Sitevision/medarbetaringången) och när det passar bäst att använda en organisationsyta (i SharePoint Online). Dessa båda kan komplettera varandra på ett bra sätt och tillsammans utgöra ett riktigt bra stöd för den interna kommunikationen inom er organisation, t.ex. inom en institution eller avdelning på förvaltningen.
Den lokala informationsytan är som ett intranät i intranätet, där innehållet hanteras av de egna redaktörerna och skribenterna. Ett bra verktyg för den interna kommunikationen där innehållet blir en del i ett större sammanhang genom att det kan länkas ihop på ett smart sätt med övrigt innehåll på medarbetaringången. Dessutom kommer nyheter och evenemang som publiceras i de lokala informationsytorna att visas i de egna medarbetarnas personliga flöden på medarbetaringångens startsida.
Organisationsytan är däremot ett bra verktyg för samarbete. Här kan ni till exempel samarbeta i realtid i dokument, dela filer med varandra och låta alla medarbetare göra inlägg och kommentera likt ett diskussionsforum.
Använd er lokala informationsyta i medarbetaringången
- för att publicera information, nyheter och evenemang som riktar sig till organisationens medarbetare.
- för att göra det lätt för era medarbetare att nå all relevant information på samma ställe. Detta gäller er egen information, men också t.ex. den universitetsgemensamma, den som kommer från fakulteten/vetenskapsområdet och den som riktar sig till de av era medarbetare som berörs av någon av specialistingångarna.
Använd en organisationsyta i SharePoint Online
- för att dela och samarbeta kring dokument.
- när alla medarbetare ska kunna bidra med information och diskutera med varandra.
Vad innebär den nya strukturen för dig som redaktör?
- Du utgår från målgrupp i större utsträckning.
- En avdelning eller redaktörs innehåll kan finnas på flera ställen i strukturen, d.v.s. innehållet speglas på flera ställen i medarbetaringången.
- Redaktörer från olika avdelningar ”samsas” i en och samma specialistingång.
- Grupp- och enhetsytor kommer inte längre vara integrerade i medarbetaringången
Medarbetaringången anpassas efter vem du är
När du loggar in i nya medarbetaringången anpassas innehållet efter var i organisationen du är anställd (detta sker automatiskt), vid vilket campus du arbetar (du behöver välja campus) och efter vilka arbetsuppgifter du har (du behöver välja specialistingång) .
- På startsidan finns tydliga länkar till dina specialistingångar och lokala informationsytor.
- På startsidan samlas de senaste meddelandena från dina specialistingångar, lokala informationsytor och campus. Om du till exempel arbetar som forskare vid nationalekonomiska institutionen ser du meddelanden från specialistingången forskning, från din institution och från campus Ekonomikum.
- På sidor med universitetsgemensamt innehåll eller innehåll på områdes/fakultets-nivå finns personaliserade länkar till kompletterande information på lokala sidor eller specialistingångar. Exemplet ovan om friskvård illustrerar hur kopplingen kan se ut mellan en universitetsgemensam sida och en lokal informationsyta (institutionen för nordiska språk).
- Anpassade sökresultat
Observera att du till stor del kommer att kunna välja vad du vill se i nya medarbetaringången, genom att kryssa i den information som du är intresserad av.
Nyheter och evenemang i nya medarbetaringången
Sök i nya medarbetaringången
Du kan söka efter information inom en begränsad yta – till exempel inom en specialistingång eller lokal informationsyta, eller inom hela medarbetaringången om så önskas.
Mer information om sök kommer.