Dokument

Under fliken Dokument finns gruppens dokument. Här kan ni dela dokument med varandra, och även låta vissa av dem vara åtkomliga för hela världen om ni vill. Ovanför dokumentlistan finns ett sökfält, där du kan söka både på dokumentens namn, men även innehåll och beskrivning.

Vyer

Du kan själv välja hur du vill se dokumenten genom att ange vilken vy som ska användas.

Ladda ner alla dokument i en mapp till en ZIP-fil

1. Välj vyn "Lista" för mappar och dokument, se ovan.

2. Klicka på pilen/triangeln till höger, välj "Ladda ner hela mappen (ZIP)".

Lägg till mapp

För att skapa en ny mapp, välj Mapp från menyn Lägg till. Ange sedan namn och eventuell beskrivning innan du sparar.

Rättigheter

Ett dokument som du lägger till kommer automatiskt att vara tillgängligt för gruppens medlemmar, men det är bara den som laddat upp det (och gruppens ägare och administratörer) som kan ta bort det. Vill du ändra rättigheterna kan du göra det genom att välja Rättigheter från menyn vid den lilla pilen till höger om dokumentet eller knappen Rättigheter, beroende på om du tittar i mappen eller på dokumentets beskrivningssida.

Om du anger att Alla ska få se ett dokument så kan du dela det med vem som helst (alltså även personer som inte hör till UU). Det gör du genom att kopiera dokumentets URL från beskrivningssidan och skicka den till den som ska kunna ta del av dokumentet. 

Lägg till dokument

Enklaste sättet att lägga till ett dokument är oftast att helt enkelt dra det till MP-fönstret, men du kan även använda Lägg till-funktionen för att välja ett, eller flera, dokument från din dator.

Dokumentets beskrivning

Genom att klicka på ett dokument får du se information om det, till exempel en förhandsgranskning. Mellersta knappen öppnar dokumentet. 

Checka ut

Genom att checka ut ett dokument kan man jobba med det utan att riskera att någon annan jobbar med det samtidigt. Ett utcheckat dokument markeras med ett lås.

Du kan checka ut dokumentet antingen i mappvisningen eller via dokumentets beskrivningssida.

Utcheckningen avbryts automatiskt efter fyra timmar, men självklart kan den som checkat ut dokumentet checka in det. Gruppens ägare och administratörer kan också avbryta en utcheckning om det behövs.

Versioner

Via funktionen Redigera kan du ladda upp en ny version av ett dokument. Det går att komma tillbaka till en tidigare version om man vill. Kolla längst ner på dokumentets beskrivningssida. 

Kommentarer

Det går att kommentera ett dokument. Du hittar funktionen under förhandsvisningen på beskrivningssidan. Om du vill kan du prenumerera för ett dokument för att få e-post när någon skriver en kommentar.

Fler dokumentfunktioner

Här presenteras kortfattat ett par finesser för den lite mer avancerade användaren.

Det går att ange en dokumenttyp då man laddar upp eller redigerar ett dokument, för att på så sätt få en bättre struktur. Genom att t.ex. ange typen Mötesprotokoll så kan du ange mötesdatum och närvarande som metadata.

Du kan också tagga ett dokument, antingen då det laddas upp via Ladda upp, eller genom att redigera det. Taggarna finns under KATEGORISERING.

Via RELATERAT INNEHÅLL, som du hittar via Redigera, kan du ange t.ex. en forumpost där du vill komma åt dokumentet.