Publicera i första hand dokument i html och skapa tillgängliga pdf:er
Publicera dokument, som rapporter och utredningar, i webbplatsens standardformat (html). Andra format gör det svårare att komma åt informationen, eftersom de ofta kräver extra programvara. Om du ändå behöver lägga ut en pdf, se då till att göra den tillgänglig.
Gör så här för att skapa en tillgänglig pdf
När du skapar en tillgänglig pdf bör du göra så mycket som möjligt i originaldokumentet, till exempel i Microsoft Word eller Adobe Indesign, i annat fall måste du komplettera med inställningar i Acrobat Professional. Här är några grundläggande riktlinjer:
- Filen ska vara försedd med kodade taggar i ett taggträd . I Word gör du det genom att välja ”Visa taggar för dokumentstruktur”. Du kan göra det efter konverteringen genom att välja ”Lägg till taggar i dokumentet” i Acrobat.
- Tagga rubriker med rubriknivåer (<H1>, <H2>), tabeller (<table>), tabellrubriker (<TH>), kolumner (<TR>), punktlistor (<L>) och innehållsförteckning (<TOC>).
- Förse bilder, diagram och bildbaserade figurer med alternativtexter.
- Definiera läsordningen. Normalt ska den vara inställd på ”Använd dokumentstruktur”.
- Ange dokumenttitel och författare. Det gör du under ”Dokumentegenskaper”. Där definierar du även språket dokumentet är skrivet i. Insprängd text på andra språk ska ges egen språkkodning.
- Gör en innehållsförteckning i längre dokument, gärna presenterad som bokmärken i PDF:en. Klicka på bokmärkessymbolen till vänster i programfönstret för att redigera bokmärkena i Acrobat.
- Se till att kopiering av dokumentet är tillåtet. Det gör du under säkerhetsinställningar i Acrobat. Vill du ändå låsa dokumentet kan du kryssa i att göra det tillgängligt för skärmläsare.
- Om filen blivit onödigt stor efter de tillagda inställningarna, kan du välja att komprimera den senare.