Offentlighetsprincipen som står inskriven i grundlagen ger alla rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Eftersom Uppsala universitet är en myndighet är utgångspunkten att alla handlingar, till exempel e-post, som kommer in till myndigheten eller skickas ut från myndigheten är allmänna handlingar.
Det här innebär i praktiken att universitetet regelbundet får in krav på att lämna ut e-postloggar. En inkommen begäran handlar konkret oftast om att lämna ut information om både ingående och utgående e-post för en eller flera anställda.
I genomsnitt kommer det in en begäran per månad. Det finns en viss tendens att antalet har ökat sedan 2013 men det är ganska små skillnader och stora slumpmässiga variationer.
Undvik tjänstemejlen för privata syften
– Anställda vars e-post begärs ut blir ofta oroliga. Kanske inte så mycket för att deras arbete kan bli utsatt för granskning utan snarare för att det privata som ofta finns i e-posten kan röjas, säger Måns Bergkvist, dokumenthandläggare vid universitetsförvaltningen.
– Mitt råd är därför att vara noga med att skilja på tjänstemejl och privata mejl. Använd inte myndighetens e-post för privata syften.
Hela hanteringen för att lämna ut e-postloggar sköts vid universitetsförvaltningen men när det har kommit in en begäran får de personer vars e-post har begärts ut besked att en begäran har gjorts. De får dock inte veta vem eller varifrån begäran har gjorts. Det bottnar i att den som begär ut information har rätt att vara anonym och behöver inte heller uppge vad uppgifterna ska användas till. Myndigheter får därmed inte heller försöka ta reda på vem som ställer frågan eller varför.
– En vanlig reaktion är att den anställde blir förvånad och inte kände till att e-postloggen är allmän handling. Eller att i förlängningen hela e-postmeddelanden som har inkommit eller skickats från myndigheten är allmänna handlingar och därmed kommer att lämnas ut om de är offentliga.
E-postloggen är allmän handling
E-postloggen består framför allt av avsändare, mottagare, ämnesrad, datum och information om det finns bilagor. Innan e-postloggen lämnas ut gås den igenom eftersom det kan finnas uppgifter i loggen som inte är offentliga men det händer sällan i praktiken.
– Det är viktig att notera att e-postloggen alltid är allmän handling och därmed kommer att lämnas ut.
Den som begärt ut e-postloggen kan sedan begära att få se utvalda e-postmeddelanden i sin helhet.
– Vi gör då en bedömning av respektive e-postmeddelande som begärts ut. Första frågan är om det är en allmän handling och i så fall om den är offentlig.
E-postmeddelanden inte alltid allmän handling
Normalt är e-postmeddelanden mellan anställda inom universitetet inte allmän handling utan e-postmeddelandet ska antingen ha skickats in till myndigheten eller ut från myndigheten för att bli allmän handling.
Om man avhandlar privata saker i ett mejl som skickas ut eller in till myndigheten är det inte heller allmän handling. Men det kan många gånger vara svårt att avgöra och skapar en hel del arbete för att avgöras. Dessutom måste ju de som arbetar med ärendet läsa e-posten för att avgöra om det är allmän handling eller inte.