Christer Rindebratt, stabschef och krisledare vid universitetsgemensam IT, förklarar att en ökad användning av IT-system i samband med terminsstart inte är överraskande och att man alltid tar höjd för det i planeringen.

– Nu var belastningen på systemen dock större än vanligt på grund av att många arbetar hemma och att universitetets undervisning och examination sker på distans med anledning av pandemin. Zoom tillhandahålls genom ett nationellt samarbete, så den ökade användningen på andra lärosäten och arbetsplatser runt om i världen påverkade den totala kapaciteten och även oss på Uppsala universitet.

Distansundervisning och ett stort antal nya studenter ledde till högt tryck på Studentportalen. VPN-tjänsten som ger åtkomst till IT-tjänster på distans upplevde också driftstörningar.

Då många arbetar hemifrån och flera av de system som används för löneutbetalningar, redovisning och bokslut kräver VPN för fjärråtkomst bidrog även detta till överbelastning.

– Kapaciteten i Studentportalen och VPNtjänsten kunde snabbt ökas och leverantören av Zoom kunde också öka kapaciteten relativt omgående. Problemen med VPN dröjde sig tyvärr kvar och vi är medvetna om att detta orsakade störningar i arbetet för många inom universitetet.

Intensiv arbetsinsats

IT-servicedesk som tar emot frågor och felanmälningar upplevde också ett högt tryck. Trots utökad bemanning och särskilda kommunikationsinsatser fick tyvärr många vänta på svar och hjälp längre än normalt.

– Personal inom universitetsgemensam IT arbetade intensivt med felsökning, utökande av kapacitet och andra åtgärder för att minska de negativa effekterna av störningarna. Alla tjänster är nu åter i full drift och vi analyserar orsakerna till problemen för att kunna säkra tjänsterna i framtiden och minimera riskerna att liknande problem ska inträffa igen.