I och med att dataskyddsförordningen trädde i kraft 2018 behövde Uppsala universitet se över sina rutiner för hantering av e-post. E-posten ska både följa lagar och regler, men också vara ett tidsbesparande verktyg. En överfull inkorg förenklar inte precis tillvaron. Det kan leda till att vi tvingas lägga ner för mycket tid på att leta efter allmänna handlingar som någon har begärt att få ut eller att viktig e-post försvinner. E-postbrev är vanligen allmänna handlingar.
Först och främst gäller att man, när man skickar e-post i tjänsten, använder det e-postsystem och den personliga e-postadress som man får när man anställs vid Uppsala universitet. Rutinerna för e-post omfattar även funktionsadresser som man kan få under anställningen. Man får inte automatisera vidarebefordran av e-post till andra e-postsystem. Inte heller bör man skicka och ta emot privat e-post.
Rutinernas syfte är att ge konkreta råd så att vi följer de lagar och regler som gäller för e-post, men också för att vi ska spara tid. Av rutinerna framgår också hur man ska hantera e-post vid frånvaro eller när man slutar sin anställning.