Systemet har testats av nio institutioner eller avdelningar under hösten 2022. Medarbetarna har rapporterat in incidenter på eller i anslutning till arbetsplatsen i systemet. Incidenterna i det här fallet har med arbetsmiljö att göra och handlar om tillbud och arbetsskador, det vill säga olycksfall, färdolycksfall och arbetssjukdom.
Caroline Löfberg, Anna Maria Näslund och Karin Karlström vid universitetsförvaltningen är en del av projektgruppen som har arbetat med införandet av systemet. Enligt dem har det varit övervägande positiva reaktioner från de institutioner som har testat systemet i pilotstudien.
Arbetsmiljöincidenter på ett ställe
Tidigare har det varit många vägar in för rapportering av arbetsskador och tillbud, arbetsmiljöincidenter - mejl, internpost, telefon och funktionsbrevlådor. Caroline Löfberg förtydligar:
- Detta har gjort det svårt att ta fram statistikunderlag och att följa upp arbetsmiljörelaterade incidenter. Med ett samlat system för rapportering, utredning, åtgärder och uppföljning finns allt dokumenterat på samma ställe och det blir enklare att ta ut statistik.
Alla kan rapportera
Alla medarbetare kan rapportera in en incident. Genom systemet blir det lättare att rapportera. En rättssäker hantering av arbetsskador och tillbud underlättas också.
IA-systemet kan användas i det förebyggande och strategiska arbetsmiljöarbetet både nära medarbetarna, alltså på den egna arbetsplatsen, och universitetsövergripande. Systemet blir ett viktigt verktyg i arbetsmiljöarbetet.
- Genom ett mer aktivt arbetsmiljöarbete kan vi alla bidra till att universitetet kan arbeta förebyggande med arbetsmiljön för att undvika arbetsolyckor och arbetsrelaterade sjukdomar, säger Anna-Maria Näslund. Den enskilde medarbetaren får uppdateringar om vad som händer med ärendet via mejl om denne anger sin mejladress.
Det finns en app som fungerar som komplement till webbrapporteringen. Alla medarbetare som har en tjänstemobiltelefon kan rapportera incidenter via appen.
Rapporterad arbetsmiljöincident minskar risker
När någon har rapporterat in en incident i IA-systemet får närmaste chef ett mejl om att incidenten är registrerad. Chefen ansvarar för att incidenten utreds och att lämpliga åtgärder inom fysisk, social eller organisatorisk arbetsmiljö vidtas så att risken för att samma incident sker igen minskar eller försvinner.
Allvarliga tillbud ska anmälas av arbetsgivaren till Arbetsmiljöverket. Arbetsskador ska också anmälas till Försäkringskassan. Arbetsgivaren kan göra dessa anmälningar direkt via IA- systemet.
Eftersom det blir enklare att rapportera tillbud och arbetsskador på ett och samma ställe är förhoppningen att fler rapporterar incidenter som rör arbetsmiljö.
- På så sätt bidrar vi alla till att universitetet kan arbeta förebyggande med arbetsmiljön för att undvika arbetsolyckor och arbetsrelaterade sjukdomar, säger Caroline Löfberg.