– Det känns väldigt tillfredsställande, säger projektledaren Gunilla Hugo vid universitetsförvaltningen.

– Äntligen har vi ett gemensamt system som samlar all dokumentation i rehabiliteringsprocessen, där varje steg i en rehabilitering blir tydligt, från att uppfylla lagkrav på en rehabiliteringsplan i ett tidigt skede, till att systematiskt kunna bedöma, pröva och utvärdera olika möjligheter till anpassning. Det kommer att leda till en mer effektiv rehabilitering.

Adato har en koppling till universitetets lönesystem Primula, vilket gör att Adato alltid innehåller aktuell information om medarbetares sjukfrånvaro.

Olika lösningar vanligt

Behovet av ett säkert dokumentationssystem för rehabiliteringsärenden har varit uttalat, både från HR-specialister, verksamhetsnära HR, chefer och prefekter. Det man främst saknat är tydliga riktlinjer kring vilken dokumentation som ska tas fram i ett rehabiliteringsärende och hur detta ska sparas på ett säkert sätt, vilket lett till att man sparat uppgifterna på lite olika sätt. Sannolikt har många av dessa lösningar inte levt upp till kravet på sekretess.

– Brister i dokumentation kan ha flera risker, både för de individer som det gäller, men även för arbetsgivaren. En risk är att det i vissa fall inte finns tillräcklig information om ett ärende för att vi på ett effektivt sätt ska kunna arbeta med det, säger Gunilla Hugo.

– En annan risk med dagens arbetssätt är personberoendet: Om en chef eller verksamhetsnära HR slutar, så har det funnits en överhängande risk för att information gått förlorad och att man till viss del får börja om i ärendet.

Det har därför funnits ett stort behov av ett system, där all information i ett rehabiliteringsärende samlas och sparas automatiskt och kan följas över tid – även bakåt i tiden.

Chef med behörighet

Projektet med att skapa ett nytt rehabiliteringssystem startade våren 2021. Efter att några piloter vid institutioner och avdelningar inom universitetet fått testa systemet under hösten, så kan det lanseras för hela universitetet den 1 december.

Prefekter/motsvarande får direkt behörighet till systemet. Sedan kan prefekten/motsvarande även ansöka om behörighet för exempelvis verksamhetsnära HR, administrativa chefer samt forskargruppsledare med rehabiliteringsansvar.

– Men det är väldigt strikt och styrt vilka som ska ha behörighet till systemet, då det innehåller känsliga uppgifter, kommenterar Gunilla Hugo.

Systemet driftas av Uppsala universitet.

Fördelar med det nya rehabiliteringssystemet:

  • Systemet bidrar till en kvalitetssäkrad rehabiliteringsprocess med tydligt systemstöd för olika steg i rehabiliteringsarbetet,
  • Enkel och säker diarieföring,
  • Kontinuitet i rehabiliteringsärenden och samlad historik av dokumentation,
  • Strukturerat och gemensamt arbetssätt,
  • Bättre möjligheter att följa upp sjukfrånvaro och rehabiliteringsarbetet på såväl lokal som övergripande nivå. Det är viktigt både i det lokala rehab- och arbetsmiljöarbetet och i det övergripande strategiska utvecklingsarbetet.