Under mars månad byter alla på förvaltningen e-postadress. Alla kommer att få e-postadress enligt modellen fornamn.efternamn@uu.se.
Det är alltså delen "uadm" som tas bort ur alla e-postadresser. Bytet sker bland annat för att minska kostnaderna och underlätta kommunikationen.
Behöver jag som anställd på förvaltningen göra någonting inför bytet?
– Nej, du behöver inte förbereda någonting. Men när bytet sker är det viktigt att du inte är inloggad i vissa system eller tjänster. Det gäller bland annat mötesverktyget Zoom och fillagringen Box, säger Pelle Lindé, IT-strateg vid avdelningen för universitetsgemensam IT.
Anledningen till att man måste vara utloggad från vissa tjänster hänger ihop med att de tjänsterna använder e-postadressen som användarnamn eller nyckel. De tjänsterna behöver då få tid på sig att uppdatera sina inloggningsuppgifter med den nya adressen.
– Det är viktigt att tänka på att logga ut ALLA enheter som är inloggade, till exempel dator, mobil, surfplattor etc.
Notera gärna i sidfoten
Efter bytet kommer all utgående e-post skickas från den nya adressen. Men inkommande e-post till den tidigare adressen kommer fortsätta att fungera under en övergångsperiod.
– Men det är förstås bra om alla skriver att de bytt e-postadress i till exempel sidfoten. Då kan fler mottagare byta adress i sina e-postprogram innan övergångsperioden tar slut.
Bytet av e-postadress för förvaltningen är inte finplanerat ännu men det kommer förstås komma ut information när det närmar sig. Troligen kommer bytet ske i två steg, först byts alla personliga adresser och när det är klart byts alla funktionsadresser.
För en del adresser, framför allt funktionsadresser, kan det också behövas viss justering av namnet för att undvika namnkrockar.
– Vi kommer förstås ta kontakt med de som berörs.
Flera anledningar
För att göra e-post så säker som möjligt och minimera problem med bland annat virusattacker behöver universitets e-postservrar certifieras. Men certifikat kostar mycket om de ska hantera mer än 25 e-postdomäner. Universitetets huvuddomän är uu.se, förvaltningens underdomän är uadm.uu.se, och universitet har idag knappt 500 underdomäner i e-posten.
– Eftersom vi måste be bolagen om specialavtal kan det kosta mycket pengar.
Ett ytterligare skäl är för att göra det enklare och billigare att använda IT-tjänster som olika leverantörer erbjuder. Många IT-tjänster som erbjuds är byggda för att kopplas mot en e-postdomän. Även här måste universitetet alltså idag försöka få till en speciallösning med leverantören för att de ska kunna hantera universitets alla underdomäner.
Men det finns också andra skäl till bytet. En gemensam namnkonstruktion enligt förnamn.efternamn@uu.se underlättar för externa personer och har idag i stort blivit standard för organisationer. Det underlättar också för personer som arbetar vid flera organisatoriska enheter.