Ett 30-tal medarbetare har hört av sig till redaktionen med olika åsikter, tankar och förslag. Faktum är att det kommit in så mycket bra som redaktionen vill förmedla att vi har delat upp det i två artiklar. Den andra artikeln "Krävs kulturförändringar för att minska avhopp från evenemang" kan du läsa här.
De som svarat är från hela universitetet och arbetar som forskningsledare, forskare, lärare eller administratör. Eftersom några bett om att få vara anonyma är alla som uttalar sig i artikeln anonyma.
Problemet bekräftas av många
De flesta som hört av sig bekräftar att det är många medarbetare som anmäler sig till olika evenemang men sedan väljer att inte komma. Till exempel beskriver en medarbetare att vid stormöten eller personalmöten för institutionens personal i externa lokaler är det många avhopp i sista minuten.
"Jag kände att institutionen gör bort sig och företagen uppfattar oss som besvärliga eller krångliga. Jag uppleverar att vissa ´paxar plats´ eller klickar JA som vid Facebookevenemang med alternativet ´Intresserad´, men de menar inte nödvändigtvis att de tänker komma."
En annan medarbetare konstaterar att det har blivit mycket värre efter pandemin och funderar över varför:
"Det känns som att folk efter pandemin förväntar sig att det ska finnas möjlighet att delta digitalt. Även om man är tydlig med att den möjligheten inte finns tänker jag att folk kanske anmäler sig, men sen blir det för bökigt att åka till ett fysiskt ställe och man struntar i att dyka upp; man är van att kunna sköta allting från sitt kontor."
En medarbetare är inne på delvis samma linje:
"Folk anmäler sig till ett evenemang. Sedan blir det vackert väder och personen ´arbetar hemma´ och glömmer bort att avanmäla sig."
Skillnad mellan fysiskt och digitalt
Flera som hört av sig beskriver en betydande skillnad i hur man ser på en anmälan till ett fysiskt respektive digitalt evenemang:
"Jag tycker det är stor skillnad på ett fysiskt evenemang och ett digitalt. Det digitala tar jag inte lika allvarligt för det kommer ju bli av även om just jag inte kommer."
En annan röst om effekterna av pandemin:
"Under pandemin kan jag tänka mig att många anmälde sig till saker, men sedan kanske var trötta på att sitta framför Zoom under en så stor del av dagarna, och därmed skippade att vara med. Att inte vara med på ett digitalt event man har anmält sig till uppfattas nog inte vara så farligt - om inte alla tänker likadant - eftersom det inte påverkar eventet så mycket, inga namnskyltar eller fika eller dylikt. Nu när vi börjar vänja oss vid fysiska event igen kanske många är kvar i samma tänk."
Tänk igenom behov och genomförande
Ett spår som tas upp av flera medarbetare är att det är viktigt att som arrangör tänka igenom om det ska vara ett evenemang, hur ett eventuellt evenemang kan utformas på bästa sätt och vilka man kan förvänta sig ska komma.
"Läser jag mellan raderna, och ser på de evenemang jag själv deltar i, så är det evenemang i nutid som drar. Diskussionerna, hettan och engagemanget hos deltagarna. Möjligheten till fikasnack med andra än de närmaste.
Men många evenemang är mixade. Ofta framgår det inte heller. Men när avgörande föredrag och presentationer kommer i digital form så går man hem, tillbaka till kontoret eller kommer inte alls. Själv drar jag direkt. TV kan jag se hemma. Med bättre bild.
För att öka det fysiska deltagandet, stryk möjligheten att lyssna och ge presentationer digitalt. Digitala möten har jag haft sedan slutet av 80-talet. Men bara där de behövs, för att avhandla enkla frågor."
En annan röst som sammanfattar och visar på vägar framåt:
"Jag tror att vi först måste inse att saker och ting aldrig kommer att bli som de var innan pandemin. Detta var en omvälvande upplevelse för många, om inte alla, och effekterna kommer att bestå. Sedan tror jag att vi måste se detta som en möjlighet eller en chans istället för ett problem.
Skuldbeläggande kommer inte att leda någonstans. I slutändan befinner vi oss (när det gäller konferenser, vetenskapliga möten etcetera) i en resursbegränsad miljö där tid, pengar och människor är mycket begränsade och vi måste arbeta hårt för att få tillgång till dessa knappa resurser. Jag tror att konferensernas och de vetenskapliga mötenas karaktär och format, som en följd av ovanstående, kommer att behöva förändras och vi kommer att behöva utveckla detta.
Vissa konferenser och möten kommer att behöva vara online. Deras format kan inte bara vara detsamma som för fysiska möten ´bara online´, utan de kommer i stället att behöva innehålla nya saker (som olika programstrukturer, andra inslag än föredrag, andra varaktigheter för föredrag ...) och vi behöver bra tekniska installationer för online- och hybridkonferenser.
Onlinekonferenser och -möten erbjuder enorma möjligheter eftersom de kan bidra till att minska koldioxidutsläppen, möjliggöra ett mer varierat deltagande, öka informationsutbytet på grund av lägre tillgänglighetsbarriärer osv.
Personliga möten är viktiga och får inte försvinna. Vi måste arbeta hårt, hårdare än tidigare, för att göra dem attraktiva, till och med mer attraktiva än före pandemin. Det finns många frågor om hur man gör det, men de handlar alla om hur man gör ett möte attraktivt och så värdefullt att människor kommer."