GRANSKNINGSÄRENDEN REDOVISADE FÖR KONSISTORIET

Vid konsistoriesammanträdet den 14 december redovisades nedanstående revisionsrapporter, som beslutades läggas till handlingarna. Konsistoriet beslutade därutöver att godkänna vad rektor anfört med anledning av rapporterna.

Uppdragsutbildning (UFV 2020/1510)
Granskningen avser uppdragsutbildningens styrning, planering, uppföljning och ansvarsfördelning, verksamhetsstödets organisering och ansvarsfördelning samt avtalshantering, prissättning, kostnadsredovisning, examensrätt och kursplaner. Styrning, planering och uppföljning av uppdragsutbildningen på en övergripande nivå kan och bör förbättras, enligt revisionsrapporten. Med utgångpunkt från internrevisionens synpunkter utreds nu bl a möjligheten att utarbeta mer preciserade målsättningar som ger anordnare av uppdragsutbildning den vägledning som behövs.

Strategisk kompetensförsörjning (UFV 2021/1793)
Granskningen avser universitetets styrning och uppföljning av strategisk kompetensförsörjning samt universitetets modell för kompetensförsörjningsprocessen. Därutöver har planering av kompetensförsörjning vid institutionerna granskats med särskilt fokus på arbetsmetod, kompetens och stöd i genomförandet. Internrevisionen bedömer att den interna styrningen och kontrollen sammantaget kan förbättras vad avser universitetets arbete med strategisk kompetensförsörjning. Med utgångspunkt från internrevisionens iakttagelser kommer bl a ett utvecklingsarbete att genomföras med uppdrag att göra en översyn och lämna förslag på förbättringsåtgärder.

Uppföljning: Information och kommunikation (UFV 2021/1795)
Internrevisionen har följt upp tidigare genomförd granskning av Uppsala universitets kommunikationsarbete och de beslut som konsistoriet fattade på basis av rektors yttrande. Rektor delar internrevisionens syn på att relevanta styrdokument bör tas fram och att samordningen av kommunikationsarbetet bör stärkas.

Informationssäkerhet (UFV 2021/1794)
Internrevisionen har granskat om informationssäkerhetsarbetet inom universitetet bedrivs systematiskt och riskbaserat och i enlighet med interna styrdokument och krav som Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) via föreskrifter ställer på statliga myndigheter. Internrevisionens sammanfattande bedömning av utformningen och styrningen av informations-säkerhetsarbetet är att det finns ett förbättringsbehov rörande systematik, effektivitet och följsamhet mot regler och rutiner i flera av de delar av arbetet som granskats, bl a när det gäller strukturerad och systematisk planering och samordning samt stöd. En utredning kommer att tillsättas av rektor med anledning av granskningsrapporten med uppdrag att lämna konkreta förslag på förtydliganden och förbättringsåtgärder.

Upplysningar: Sven.Jungerhem@uu.se (internrevisionschef) och Caroline.Sjoberg@uu.se (universitetsdirektör).

RISKANALYSEN FÖR 2021 FASTSTÄLLD

I enlighet med förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll och universitetets riktlinjer om arbetet med intern styrning har 2021 års riskanalys fastställts av rektor (UFV 2021/2493) och redovisats för konsistoriet. Rapporten beskriver universitetets övergripande risker efter uppföljning och analys av föregående års risker i relation till ett antal utvecklingsmål angivna i mål och strategier. Upplysningar: Malin.Lindstrom@uu.se

NYA RIKTLINJER FÖR REPRESENTATION OCH GÅVOR

Nya riktlinjer för representation och gåvor gäller från den 7 december 2021 (UFV 2021/2693) och ersätter de tidigare från 2014. Riktlinjerna innehåller höjda beloppsgränser men är i övrigt i princip oförändrade. Prefekt/motsvarande ansvarar inom sin institution/motsvarande för att de riktlinjer som finns för representation och gåvor följs och ska se till att den som beslutar om/beställer representation och gåvor känner till riktlinjerna samt upplyser de som är berörda vilka regler som gäller. De nya riktlinjerna finns inom kort i mål- och regelsamlingen.  Upplysningar: Joakim.Hedin@uu.se

VIKTIGA DATUM INFÖR ÅRSBOKSLUTET 2021

Prefekter och motsvarande behöver inför årsbokslutet 2021 vara tillgängliga även efter stopptiderna för eventuella frågor.

Utbetalningar 2021
Tisdag 28 december är sista dag för attest av utbetalningar 2021.

Transaktioner
Transaktioner inför bokslutet 2021 kommer att behöva attesteras fram till och med följande stopptider:

  • Tisdag 11 januari kl. 10.00: attest av leverantörsfakturor
  • Torsdag 13 januari kl. 13.00: attest av bokföringsordrar, intäkter och kostnader
  • Måndag 17 januari kl. 15.00: attest av bokföringsordrar, endast intäktsperiodiseringar

Periodiseringar
Det är viktigt att intäkter och kostnader bokförs på rätt period. Finns kostnader som överstiger 50 tkr och avser 2021, som kommer att faktureras i efterhand – kontakta er ekonom senast den 7 januari 2022 så kostnaden kan periodiseras på rätt period. Detsamma gäller intäkter där avtal/kontrakt finns.

NY NIVÅ AV IT-AVGIFT INFÖRS

En översyn av IT-avgiften (avgiftsnivåerna) har genomförts under 2021. En ny nivå (A-midi) införs för anställd personal. A-midi avser amanuenser och anställningar där en annan huvudarbetsgivare i huvudsak tillhandahåller IT-tjänster och IT-infrastruktur (här ingår adjungerade lärare och kliniska assistenter). Ändring av avgiftsnivå till A-midi inför 2022 görs av avdelningen för ekonomi och upphandling. Finansiering av IT-verksamheten sker dels med universitetsgemensamma medel och dels via en IT-avgift, se Medarbetarportalens sidor om IT-avgift och finansiering. För information om de tjänster som ingår i IT-avgiften se IT och telefoni/IT-avgift. Frågor om översyn av IT-avgiften besvaras av planeringsavdelningen, joakim.lofkvist@uu.se och patrik.wallin@uu.se. Frågor om debitering och nivåer av IT-avgift besvaras av avdelningen för ekonomi och upphandling, margareta.uvhagen@uu.se.

NY IT-TJÄNST FÖR LAGRING OCH BEARBETNING AV KÄNSLIGA FORSKNINGSDATA

Tjänsten för säker lagring och bearbetning av forskningsdata, även kallad Vesta, är tillgänglig för forskare över hela universitetet. Vesta består av två komponenter, säker lagring på krypterade hårddiskar samt en miljö med virtuella datorer för bearbetning och analys. Vesta är utvecklat av avdelningen för universitetsgemensam IT (UIT) på uppdrag av vetenskapsområdet för medicin och farmaci. Information om tjänsten, användarvillkor och priser finns på Medarbetarportalen, Vesta - säker lagring och bearbetning av känslig data. Frågor och beställningar: servicedesk@uu.se

UPPDATERAT STÖDMATERIAL FÖR SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖ- OCH LIKAVILLKORSARBETE

Uppdaterad information och stödmaterial avseende systematiskt arbetsmiljö- och likavillkorsarbete publicerade på medarbetarportalen. Information och stödmaterial finns nu på medarbetarportalen för att underlätta arbetet med systematiskt arbetsmiljö- och likavillkorsarbete separerat eller integrerat. Under våren kommer zoom-träffar att anordnas där chefer, ledare, likavillkorsombud och verksamhetsnära HR-funktioner kan ställa frågor och lämna synpunkter.

Information om systematiskt arbetsmiljöarbete

Information om systematiskt likavillkorsarbete

Upplysningar: HR-specialist Lina.Julin@uu.se eller likavillkorsspecialist Hooshang.Bazrafshan@uu.se

INFORMATION MED ANLEDNING AV PANDEMIN

Råd och stöd vid hantering av frågor som rör covid-19 för prefekt/motsvarande, som har vissa skyldigheter enligt smittskyddslagen.
Information till studenter finns på studentingången på webben.
Information till anställda finns i Medarbetarportalen.
Informationssidorna uppdateras vid behov på svenska och engelska.

---

God jul och gott nytt år! Ledningsnytt är tillbaka i januari. RED