Det är många som vittnat om att hybridmöten med deltagare på plats fysiskt och deltagare som är med digitalt är de svåraste och att det ofta blir problem. Men många av problemen uppstår på grund av olämpligt mötesbeteende som går att åtgärda och därför erbjuds en kurs i mötesteknik eller snararare mötesbeteende.
– Kursen fokuserar på mötesteknik under krävande förhållanden som hybrida möten. Vad måste man som mötesordförande vara vaksam på, till exempel om flera pratar samtidigt i rummet, berättar Svante Agnestig, kursledare och systemadministratör vid universitetsförvaltningen.
För de som möts i rummet kan det snabbt bli en viss jargong och de som deltar digitalt blir helt exkluderade. Det här kan hända i en arbetsgrupp där man har trivts bra ihop men där dåligt genomförda hybrida möten skapar nya arbetsmiljöproblem och personal kan börja må dåligt.
Vuxit fram under flera år
Bästa sättet att beskriva kursen kanske är hur den uppstod. Svante Agnestig arbetade på Högskolan Gotland vid samgåendet med Uppsala universitetet.
– Vid samgåendet exploderade antalet videomöten och det tog något år innan den tekniska utrustningen fungerade som den skulle, berättar Svante Agnestig. Men jag fick ändå fortsatt rapporter om dåligt ljud och vi mätte och kontrollerade ljudet men allting fungerade tekniskt. Problemet var inte utrustningen utan mötesbeteenden, tekniken har begränsningar och tar du inte hänsyn till de begränsningarna blir det problem. Då skapade jag första versionen av kursen i mötesteknik.
När pandemin slog till gjordes en andra version av kursen och nu är det dags för den tredje versionen av kursen med fokus på hybrida möten.
– Det är den svåraste formen av möten, konstaterar Svante Agnestig.
Viktigt att mötesledarna går kursen
Svante Agnestig betonar att det är viktigt att de personer som har rollen av mötesordförande eller den som leder hybrida möten går kursen. Mötesdeltagare på hybrida möten kan förstås också ha nytta av kursen och hjälpa till att stävja dåligt mötesbeteende men det är viktigt att den som leder mötet vet vilka beteenden som ger problem.
Den tekniska utrustningen
Samtidigt är vi nog många som har upplevt hybridmöten där det är problem med den tekniska utrustningen och datorprogrammen eller hur man använder utrustningen.
– Det bästa är att träna på den tekniska utrustningen när det inte är ett riktigt möte. Boka en AV-tekniker via din intendentur och be att få träna på utrustningen i ett mötesrum tillsammans med AV-teknikern och bygg kunskap och trygghet med utrustningen, säger Pelle Lindé, förvaltningsledare vid universitetsförvaltningen.
– Men oavsett den tekniska utrustningen är det samma krav på ljuddisciplin och mötesbeteende. I den här kursen går vi igenom kraven på ljuddisciplin, mötesbeteende och mötesteknik oavsett vilken teknisk utrustning du använder, konstaterar Svante Agnestig.