– 23 januari hade jag en första kontakt med mina kollegor på andra lärosäten. Vi började följa utvecklingen och informerade krisledningen.

I januari är det fortfarande frågan om ett virusutbrott i Wuhan i Kina och inte en pandemi.
– Vi började identifiera vilka studenter och anställda vi hade i området och vilka personer därifrån som befann sig i Uppsala och eventuellt kunde ha släkt och vänner som drabbas. Det är typiskt för hur vi arbetar om det händer något i ett annat land.

Genom den upphandlade resebyrån hittade krisorganisationen ett antal personer med koppling till universitetet som befann sig i området i Kina och började se över hur de kunde hjälpa dem hem.
– Det är viktigt att boka tjänsteresor via upphandlad resebyrå eftersom vi inte kan hjälpa till om vi inte vet var de anställda är.

Krisorganisationen sattes igång i slutet av januari.
– I krisledningen konstaterade vi att det är en form av kommunikationshändelse där universitetet kommer ha behov av att snabbt berätta vad som händer och komma ut med tydliga rekommendationer till studenter och anställda. Eftersom universitetsledningen inte är med i krisledningen började vi också med dagliga möten med universitetsledningen.

Krisledningen består av chefer från olika avdelningar vid universitetsförvaltningen. Inom avdelningarna finns sedan krisgrupper med dedikerade personer som är förberedda för krishantering. Christina Boman betonar att krisorganisationen inte tar några beslut.
– Krisorganisationens roll är att vara en sammanhållande nod för information. Vad har hänt, fakta, analyser. Skapa en inriktning. Men de beslut en chef, om det så är prefekt eller rektor, tar i vanliga fall tar chefen också i en kris. All information rapporteras löpande till ledningen som då har möjlighet att fatta inriktningsbeslut eller förändra inriktning för krisledningens arbete.

3 februari började krisorganisationen göra dagliga sammanfattningar som skickades ut till en bred grupp av mottagare. Idag har de dagliga sammanfattningarna och krismötena övergått till veckorapporter och veckomöten.

En kommunikationsåtgärd som krisledningen initierade var att starta en FAQ i medarbetar- respektive studentportalen. Det startades också en funktionsbrevlåda dit alla frågor hänvisades.
– Det kom in drygt 600 mejl. Men vi stängde funktionslådan när krisens karaktär förändrades och det började bli många arbetsmiljöfrågor som närmaste chef måste hantera. Nu hänvisar vi frågorna till FAQ och närmaste chef.

Christina Boman berättar också hur krisarbetet fick en extra dimension när hon var tvungen att vara ledig när det var som mest hektiskt.
– Det finns säkert kritiska röster till att jag var borta mitt i krisen. Men krisarbetet måste fungera även om jag inte är på plats, det måste finnas en redundans. Det är superviktigt för hur man hanterar kriser och bygger krisorganisationer. Krisarbetet ska drivas av en roll, i det här fallet tog min ställföreträdare över rollen.