Initiativet till denna avdelningsaudit kommer från universitetsdirektör Caroline Sjöberg.

– Syftet är att vi på ett systematiskt sätt kan utveckla verksamheten inom universitetsförvaltningen och min förhoppning är att auditen ska öppna för självreflektion och diskussion inom avdelningarna. Och att vi efter auditen ska bli ännu bättre på att använda våra resurser på ett så effektivt och klokt sätt som möjligt, säger hon.

När auditen sedan återkopplas till avdelningen ska den diskuteras i förvaltningsledningen och åtgärder att följas upp efter sex månader. En del aktiviteter kommer sannolikt att läggas in i det ordinarie VP-arbetet.

Maria Björnermark och Karolina Eldelind vid universitetsförvaltningen har ansvar för den övergripande planeringen och samordningen.

– När det gäller själva modellen så finns flera likheter med de utbildning- och forskningsutvärderingarna som genomförs vid universitetet; självvärdering, en auditgrupp med kollegor och externa medverkande, platsbesök med intervjuer, rapport och uppföljning av genomförda åtgärder, berättar Maria Björnermark.

– Men det finns också skillnader, tillägger Karolina Eldelind, till exempel att en avdelningsaudit inom universitetsförvaltningen ska fokusera på avdelningens kvalitetsarbete och att medlemmarna i auditgruppen inte är experter (med något undantag)  på avdelningens verksamhet.
 

Genomför en självvärdering
 

Avdelningarna ska genomföra en självvärdering med bred delaktighet från chefer och medarbetare. I modellen finns temaområden som t. ex. förankring i kärnverksamheten, avdelningens arbetssätt och medarbetarnas kompetens och delaktighet. Den utsedda auditgruppen består av en avdelningschef, en kanslichef, en prefekt samt en extern medlem och dessa ska besöka avdelningen och ställa frågor.

Därefter ska gruppen redogöra för sina iakttagelser i en rapport som sammanfattar avdelningens styrkor, utvecklingsområden och rekommendationer. Rapporten kommer att användas som ett underlag för förbättringsarbete vid avdelningen.
 

HR-avdelningen först ut
 

En pilotomgång med HR-avdelningen har precis avslutats.

– Vi är precis i början av arbetet med att ta tillvara och fokusera på det vi kommit fram till. Vi har verkligen gjort ”bottom up”; alla har givits tillfälle att delta och de flesta har också gjort det. Det har varit nyttigt, roligt och positivt och det har också tagit en hel del tid, säger HR-direktör Eliane Forsse.

– Det har varit bra dialoger över enhets- och funktionsgränser inom avdelningen och positivt med fokus på kvalitet.  Jag uppskattar även modellen med en extern bedömargrupp, som kommer med nya perspektiv och som också har stärkt våra tankar om att vi är på rätt väg.
 

Någon styrka som ni vill att lyfta?

– Avdelningens styrkor ligger bland annat i att ha många och täta kontakter med verksamheten varje dag och det goda samarbetet inom avdelningens olika funktioner, samt att medarbetare inom och utom avdelningen ges möjlighet att vara delaktiga i utvecklingsarbetet och att det finns olika former för kollegialt lärande.
 

Något ni vill utveckla?

Eliane Forsse tar upp flera saker som man vill  utveckla:

  • En tätare dialog med ledningen i HR-frågor för strategiska resonemang: verksamhetsperspektiv i HR-frågor och HR-perspektiv i verksamhetsfrågor.
  • Stärka stödet i komplexa personärenden.
  • Fortsätta arbetet med att utreda förutsättningarna för HR-stöd vid institutioner/motsvarande.
  • Införa ärendehanteringssystem för HR-frågor (steg ett), som den del i arbetet med att förtydliga kontaktvägarna.

Härnäst under 2021 kommer en avdelningsaudit att genomföras på byggnadsavdelningen, Development office och avdelningen för internationalisering.