Universitetets prefekter har en central och viktig strategisk roll i organisationen. De leder institutionerna som är naven i hur vår organisation är uppbyggd. Prefekterna hamnar därför lätt i den klassiska mellanchefspositionen med tryck och krav från alla håll men med för lite stöd och möjligheter att agera strategiskt. För att komma tillrätta med problemen har projektet prefektrollen tagit fram ett antal förslag på åtgärder.

Prefekt är ett uppdrag

En grundförutsättning är Uppsala universitets ambition att kombinera kollegial styrning med en linjeorganisation.
– Vi vill ha kollegier som är med och bestämmer men det innebär också att prefektskapet är ett tidsbegränsat uppdrag, säger Margareta Brattström, professor i civilrätt och en av två projektledare. Universitetet behöver därför skapa förutsättningar för att byte av prefekt ska fungera utan att det blir ett par års stiltje.

– Vi vill skapa en struktur för att hjälpa nya prefekter. Bland annat arbetsordning vid alla institutioner och en introduktionskurs man går innan man tillträder för att kunna vara funktionell från dag ett, säger Staffan Svärd, professor vid institutionen för cell- och molekylärbiologi och den andra projektledaren.

Det arbetas för närvarande på frågan om arbetsordning.

Prefekterna behöver stödorganisation

Prefekten behöver också olika professioner runt sig som kan stötta och sköta olika delar av arbetsuppgifterna. Men understrukturen ser idag olika ut på institutionerna.
– Vi behöver skapa förutsättningar för att alla institutioner utifrån sin specifika situation ska kunna lösa sina problem, säger Margareta Brattström.

Utveckla rekryteringsprocessen

Projektet föreslår även att stödet för rekrytering av personal utvecklas. Det kan vara svårt att formulera tydliga kvalifikationskrav på de mer mjuka värdena en nyanställd bör ha.
– Som prefekt behöver man hjälp att formulera och precisera kvalifikationerna så det inte blir löst tyckande. Vi måste ta tillvara den kompetens som finns och inte vara personberoende utan det ska finnas i processen, säger Margareta Brattström.

Motverka avståndet mellan verksamhet och förvaltning

I projektet har de också sett tendens till ett ökande avstånd mellan institutionerna och universitetsförvaltningen.
– Det här är en svår men viktig fråga, säger Staffan Svärd. Som prefekt kan man få olika svar beroende på vem man råkar få tag på vid universitetsförvaltningen och till och med känna sig motarbetad.

– Det här kan säkert vara en ömsesidig bild där man från förvaltningen känner att man kämpar och bara får skit, fyller Margareta Brattström i. Det är alltid lätt att tycka att den andra gör fel men båda delarna är viktiga pusselbitar. Vi måste lösa problemen tillsammans.

Frågan om kunskap och förtroende mellan verksamheten och universitetsförvaltningen är därför ett av tre prioriterade insatsområden för universitetsförvaltningen 2021-2023.

Medarbetarpolicy

Ett av förslagen var också att införa en medarbetarpolicy för att tydliggöra krav och förväntningar på alla medarbetare. Det förslaget ingår nu i universitetsförvaltningens verksamhetsplan.