Flera fördelar med digitala event – inte minst för miljön

När Roland Lindh, professor i teoretisk kemi, anordnade symposiet Löwdin Lectures, den 3-4 december – som för året firade 60-årsjubileum av att Per-Olow Löwdin utsågs till professor i kvantkemi, räknade han definitivt inte med så massivt deltagande. Symposiet som hålls vartannat år, brukar ha en publik på 40-60 forskare, mest från närområdet Uppsala–Stockholm samt i normala fall ett dussintal internationella föreläsare.

– Men nu har vi 477 registrerade åhörare och var tvungna att sätta stopp för fler. De kommer från fem kontinenter – alltifrån Japan och Australien till Amerikanska västkusten och Latinamerika. Det är helt otroligt, säger Roland Lindh och låter begeistrad på telefon direkt från symposiet.

Någon dag senare får han frågan om det finns fler fördelar med att träffas online?

–  Ja, förutom att vi når ut till fler– vilket är själva huvudsyftet med symposiet, så är några bieffekter att det är billigare och att man minskar vårt koldioxidavtryck. Det har också en demokratisk aspekt, att inte bara de "rika" institutionerna kan delta, utan också flera, från professorn till masterstudenten kan delta i symposiet.

Bara positivt alltså?

– Nja, den nätverksbildande verksamhet blir förstås lidande, säger han men tillägger att feedbacken från deltagarna nästan uteslutande varit positiv och man har också uttryckt förvåning över att det har fungerat så bra.                                                                                                                                        

– Vi använde zoom's webinar format, som fungerade bra men som till skillnad från vanliga möten saknar ”break-out-funktionen”. Det hade varit fint att ha för att få igång en dialog mellan deltagarna under avbrotten mellan föreläsningarna, menar Roland Lindh.

Träning erbjuds inför digitalkonferens
 

Pelle Lindé  är förvaltningsledare vid avdelningen för universitetsgemensam IT. Där erbjuder man tips eller träning inför att arrangera en digital konferens. Sedan sköter arrangören konferensen på egen hand. Han lyfter inte fram webinar-funktionen, trots att den innehåller en del funktioner som mötesfunktionen inte har – delvis på grund av att  den saknar ”breakout room”, såsom nämnts. De flesta funktioner som önskas, finns i mötesfunktionen.

– Hittills har jag inte nåtts av information om att ”breakout-room” varit en önskan under webinarie-pass. Det är också  lätt att sätta upp flera zoom-möten för konferens-sessioner, konstaterar han.

För ett webinarium finns möjligheten till 1000 deltagare uppkopplade samtidigt, annars är det maxade antalet  500 deltagare. Fler deltagare kan vara med men mot en särskild avgift.

Roland Lindh, på kemiinstitutionen på BMC, tror att den digitala konferensen har kommit för stanna – men kanske mer i en hybridform.

–  Till exempel att föreläsare och nyckelpersoner träffas fysiskt på plats, medan publiken till stor del, om inte helt och hållet, deltar via nätet. Mötet streamas och spelas in och det är gratis för åhörarna, säger han och tillägger:

– Allt detta är i sin linda och där finns fortfarande mycket att lära och stor utvecklingspotential men jag tror att vi kommer att fortsätta  med detta, när vi kommer till post covid-19.

Hybridformen ställer högre krav
 

Att anordna en hybridform av en konferens eller ett event, dvs. som både är digitalt och fysiskt, ställer högre krav på dom inblandade, jämfört med ett rent digitalt möte.

Pelle Lindé:

– När alla deltar under samma förutsättningar är det ganska enkelt att sköta logistik, ljud, bild med mera, eftersom alla deltagare har dator med kamera, mikrofon och högtalare nära sig själva. 

– Men om bara några personer i ett rum ska dela på mikrofon och kamera, medan övriga är uppkopplade över nätet, så ställer det betydligt högre krav på de medverkande. Enklast är att alla i samma rum eller alla via länk. (Att tänka på vid hybridmöte, se faktarutan nedan).

Enligt GDPR sparas inga data längre än 30 dagar. Därför kan man heller inte se hur många konferenser eller liknande som hållits under hösten.

– Vi har gissningsvis genomfört 10-15 webinarium under hösten. Om det varit en konferens eller inte, det vet jag inte, det är inte alltid så tydligt.

– Men flera använder vanliga mötesfunktionen för konferenser. De sätter ofta upp ett ”öppnings-möte” med webinarie-funktionen, för att sedan göra vanliga zoom-möten per konferens-session. Det fungerar mycket bra, säger Pelle Lindé.

Resandet har minskat mycket kraftigt
 

Under coronapandemin har så gott som alla konferenser, symposium, disputationer och andra event flyttat över till att bli digitala. En annan positiv effekt utöver att nå ut bättre, är minskad klimatpåverkan, eftersom vi inte får resa till konferenser utomlands i dessa tider, vilket även tydligt syns i resekostnaderna för Uppsala universitet.

Siffrorna för 2020 är ännu inte helt klara men fram till och med sista oktober, har vi rest för drygt 13,5 miljoner kronor –  det vill säga bara knappt en sjättedel av de resekostnader som universitetet hade under 2019, på drygt 85 miljoner kronor. Noteras bör att dessa siffror endast omfattar bokningar vid resebyrån Lingmerths, det finns också en hel del resande som bokas direkt via leverantörer SJ, UL, SL SAS och Destination Gotland, som inte är med i den statistiken. 

Andelen inrikesresor toppar statistiken med 4866 enkelresor, följt av resor inom Norden 959, Europa 2786 och övriga världen 1316.  I normala fall sker det procentuellt flest utrikesresor av universitetets medarbetare.

Hur det kommer att bli med resandet efter corona, är det ju ingen som vet.

Universitetets miljöchef Karolina Kjellberg  berättar att man haft miljöombudsträffar under hösten och lyft frågan om hur coronapandemin påverkat resandet.

– Många miljöombud säger att de inte tror att resandet kommer återgå till de nivåer som var innan pandemin. Kanske kan det initialt bli ett kraftigt ökat resandet när pandemin lagt sig, det finns ett uppdämt behov. Men på sikt så tror man att resandet kommer vara lägre än innan, då man upptäckt hur smidigt och välfungerande det är med digitala möten, säger hon och får medhåll av Marie Engegard, resesamordnare vid universitetet, som tror antalet rena forskningsresor möjligen kan komma att öka till en början.

– All flygtrafik i landet har minskat med ca 70 procent under denna tid och flygbranschen tror själva att det kommer att dröja två, tre år innan man når samma volymer som tidigare, säger Marie Engegard.

Naturvårdsverkets hemsida: Coronapandemins påverkan på koldioxidutsläppen.