Det är några tydliga resultat i den kartläggning som gjordes innan sommaren, inför arbetet med att införa en ny webbplattform vid Uppsala universitet.

Denna kartläggning ingår som ett delprojekt för nya medarbetarportalen och målet är att synliggöra behov och förväntningar hos användarna, men också underlätta hur man ska prioritera i dessa behov.

Kartläggningen blev klar precis innan sommaren och omfattar flera delar:

  • en digital enkätundersökning, som gick ut till alla medarbetare vid Uppsala universitet,
  • djupintervjuer med både ledare och medarbetare,
  • workshops med behovsgrupper,
  • användarresor – där användare utförde olika uppgifter i medarbetarportalen och observerades utifrån hur de tänkte, agerade och kände under tiden.

Den digitala enkäten hade en svarsfrekvens på 25% och resultatet är en viktig del av den sammantagna behovsanalysen.
 

Vad kan man då säga om resultatet?
– Rent generellt så är man positiv till medarbetarportalen som den ser ut idag. Där finns mycket bra information, säger kommunikationsdirektör Pernilla Björk.

Så många som 39, respektive 40 procent av de som svarat på enkäten, anser att de i medarbetarportalen har tillgång till den information de behöver ”i viss grad”, respektive ”i hög grad”.

Att information ”i viss grad” respektive ”i hög grad” är tydlig och lätt att förstå tycker 38, respektive 34 procent, något som bekräftas av både djupintervjuer och statistik.

Men många, vilket framkommer i fritextkommentarerna, tycker att det finns alldeles för mycket information i medarbetarportalen. Då blir det svårt att hitta rätt.
 

Ett par citat från medarbetare:

”Less is more. Borde tillämpas.”
”Rensa hälften. Se till att sidor är uppdaterade.”
 

En del tycker att det är svårt att veta om informationen är aktuell, då senaste uppdateringen gjordes för länge sedan, eller så hittar man dubblerande – alternativt ofullständig information, på någon annan sida.

Den främsta anledningen till att så många som 23 procent av de som svarat på enkäten, inte använder medarbetarportalen oftare är, att de tycker det är svårt att hitta den information som de letar efter – trots att informationen finns där.
 

E-post används frekvent
14 procent säger sig inte ens ha tid att gå in på portalen. En trolig anledning är att man tycker det tar för lång tid att lokalisera den information man söker, vilket också bekräftas av djupintervjuer och användarresor.

Att det kan vara svårt att hitta i portalen leder till att medarbetare istället börjar använda andra kanaler för information. Den främsta konkurrenten är eposten, som används frekvent vid universitetet.

Att konkurrera med den blir en utmaning som behöver tas i beaktning vidare under arbetets gång”, konstaterar kartläggningen.

Möjligheten att nå ut med lokal information är också relativt begränsad på medarbetarportalen, vilket också kan vara en anledning till att man väljer att informera på annat sätt.
 

Sökfunktionen får kritik
Många anser att sökfunktionen är bristfällig. På frågan om man anser att det går snabbt att hitta rätt information på medarbetarportalen genom att använda sökfunktionen svarar 27 procent ”i viss grad” medan 23 procent svarar ”inte alls” eller ”i låg grad”. Det är endast 12 procent som ”i hög grad ” tycker att de snabbt hittar rätt information i portalen.

En strävan i webbprojektet är därför att sökfunktionen ska bli bättre.

Det betyder också att webbredaktörerna kommer att behöva vidareutbildning i hur de ska hantera sitt innehåll för att informationen ska bli lättare att hitta via sökfunktionen.

– Det absolut viktigaste målet med kommande portal är att öka tilliten och hittbarheten så att användarna känner att den är ett självklart stöd i vardagen. Att skapa ett innehåll och en struktur som ger allra bästa nyttan för våra medarbetare, såväl som för prioriterade målgrupper. Navigationen måste vara intuitiv, säger Pernilla Björk.
 

Den gjorda kartläggningen är ett viktigt underlag för att utveckla medarbetarportalen, mot de uppsatta målen:

  • göra det enkelt att hitta och tillgodogöra sig relevant information,
  • göra det möjligt att finna alla den information jag behöver i mitt dagliga arbete eller vägen till den,
  • gå att använda oavsett eventuella funktionsvariationer,
  • ha möjligheten att målgrupps- och situationsanpassa kommunikation,
  • ha ett lättarbetat och effektivt verktyg för innehållsskapande,
  • få användarna att känna vi-känsla, enhetlighet och upplevelsen av ett Uppsala universitet.