- Boka en lokal som har den tekniska utrustning som behövs för ett kvalitativt genomförande. Kontakta intendenturen/motsv på aktuellt campus om du behöver råd om lämplig lokal. Besök gärna lokalen för att få en känlsa av hur den upplevs och fungerar.
- Utse en person på institutionen som värd för arrangemanget. Denna bör vara väl förtrogen med att använda e-mötesteknik som mötesyta och ha inblick i alla momenten vid disputationen.
- Tänk noga igenom upplägget (tidsplan, antal deltagare, vem är värd, hur begära ordet, eventuella pauser, etc). Ju mer detaljerad information du kan ge, desto bättre hjälp kan du få.
- Boka in ett avstämningsmöte med intendenturen/motsv där alla praktiska frågor kan tas upp för att skapa samförstånd och trygghet. Be om kontaktuppgifter till tekniker som kan finnas till hands före och under genomförande.
- Boka ett möte med de deltagare som ska vara aktiva under disputationen för att testa upplägget och göra en generalrepetition i den bokade lokalen. Gå igenom alla de moment där tekniken måste fungera felfritt, särskilt för respondenten, opponenten, ordförande och betygsnämnden.
- En disputation måste offentliggöras och vem som helst har rätt att närvara. Därför är det viktigt att informationen som ges ut till allmänheten följer vidtagna överenskommelser.