FAQ
Var hittar jag grupp-, enhets- och mötesytor?
Det kan vara lite svårt att särskilja de olika typerna av ytor. Du hittar de ytor som du är medlem i under menyn Grupper på Medarbetarportalens startsida, https://mp.uu.se . Där finns Avdelningar (enhetsytor), Specialgrupper (mötesytor) och Grupper (gruppytor).
Jag är osäker på vilka gruppytor som jag är ägare till. Vad gör jag?
På https://mp.uu.se högst upp under "Grupper" hittar du dina grupper. (Du kan behöva klicka på "Visa System, Grupper och Genvägare" för att se "Grupper".)
Klicka på "Visa fler" så visas alla dina grupper uppdelat på enhetsytor (Avdelningar), mötesytor (Specialgrupper) och gruppytor (Grupper).
Under "Grupper" hittar du gruppytorna som du är medlem i.
Ifall du är osäker på vilka gruppytor du är gruppägare till så klicka på gruppnamnet och sedan på fliken "Medlemmar". Gruppägaren har en gult märke vid sin profilbild och det står "Gruppägare" under namnet.
Vad kommer hända med befintliga gruppytor vid övergången till samarbetsytor i SharePoint?
Samtliga gruppyteägare kommer att bli kontaktade av projektet via mail där det framgår vilka alternativ som gäller. Om du är medlem i en gruppyta, kan du kontakt ägaren för mer information.
Följande val kommer kunna göras av gruppyteägaren:
- Avveckla gruppytan.
- En ny samarbetsyta i SharePoint Online behövs.
- En ny samarbetsyta i SharePoint Online behövs samt flytthjälp av dokument.
Det är enkelt att flytta dokument själv. En funktion i gruppytan erbjuder möjligheten att exportera dokument och det är sedan enkelt att importera till SharePoint, se annan fråga nedan.
Ifall du flyttar dokument själv kommer inte information inkluderas om vem som skapade dokumentet och när det senast ändrades. Om du behöver den informationen, så kan projektet hjälpa dig att flytta dokumenten. Dina dokument kommer flyttas av projektet under Q1 2024. Vi kommer att kontakta dig och föra en dialog om tidpunkten
Kan jag avveckla en gruppyta själv?
Som ägare kan du avveckla en yta genom att följa instruktionen i länken:
https://mp.uu.se/web/support/gruppytor/ta-bort
Hur laddar jag ned dokument från en gruppyta?
Här kommer en instruktion för hur du laddar ned dokument från gruppyta:
https://mp.uu.se/web/support/gruppytor/dokument
Kommer jag att få för hjälp med flytt till Samarbetsytor i SharePoint?
Ägare av grupp- och enhetsytor kommer att få tillgång till webbaserad utbildningsvideo och stöttning med att skapa nya samarbetsytor i SharePoint.
Kommer jag att få hjälp att flytta över dokument?
Ja, du kan få hjälp med att flytta över dokument.
Hur blir det med bloggar, wiki och forum som används idag?
Dessa funktioner kommer inte att kallas detsamma i SharePoint. Däremot så finns motsvarande funktioner i SharePoint som du kan använda på motsvarande sätt. Informationen måste dock flyttas över manuellt av ägare till grupp- och enhetsytor.
Varför måste information flyttas manuellt?
Det finns tyvärr inga färdiga verktyg för att flytta över blogg, forum och wiki. För dokument och andra filer gör det dock det.
Hur kommer nuvarande gruppytor som inte längre har någon ägare (på grund av att ägaren slutat) fångas upp så de inte tappas bort i flytten?
Då kommer vi i första hand kontakta ägare och i andra hand administratörer. Vid uteblivna svar kommer gruppytan att betraktas som inaktiv och ej flyttas.
Hur kan jag förbereda mig?
Följande kan du göra redan nu:
- Fundera på om du verkligen behöver flytta över till en samarbetsyta i SharePoint. Det kommer vara enklare att börja om från början i SharePoint. Eller kanske behövs inte befintlig yta längre?
- Passa på att rensa upp bland dokument och information så att endast vad som är relevant flyttas över. På så sätt kommer den nya samarbetsytan i SharePoint bli mer aktuell och enklare att navigera.
- I relevanta fall, arkivera allmänna handlingar i diariet. Se fråga nedan.
Vad gäller för arkivering av allmänna handlingar i diariet?
- Gå igenom materialet för att skaffa er en bild av vad det innefattar.
- Bedöm vad som ska bevaras utifrån universitetets dokumenthanteringsplan.
- Det som ska bevaras diarieförs (om det inte redan är gjort), företrädesvis via Aivot.
- Rensning/gallring vid inaktualitet (UFV 2010/1913) görs av övrigt material.
Vid frågor kontakta registrator@uu.se och ej projektet.
Blir det någon förändring vad gäller de samarbetsytor som redan existerar i sharepointytor på universitetets servrar (On-premise)?
Projektet planerar att erbjuda stöd för flytt av samarbetsytor till SharePoint Online.
När får jag mer information?
Du kommer få mer information och fler detaljer i god tid innan flytten ska ske via mail.
Ska information flyttas över till nya Medarbetaringången?
Gällande enhetsytor (för till exempel institutioner och avdelningar på förvaltningen) så bör relevant information flyttas över till motsvarande lokala informationsyta i medarbetaringången. Informationen flyttas över manuellt av de lokala redaktörerna. Om det finns gemensamma dokument och andra filer som man samarbetar kring och som många uppdaterar, bör de flyttas till Sharepoint. Dokument ska av tillgänglighetsskäl undvikas på webben så långt det är möjligt. En länk från den lokala informationsytan i medarbetaringången till Sharepoint gör navigeringen enkel.