PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Arkiv om projektet

EASY – Raindance 2018

EASY-projektet gick över i delprojekt leverans och införandet i samband med den kick-off som hölls den 1 mars. Projektet planeras att pågå fram till mars 2018.

Tidplan Raindance 2018

Planen är att driftsätta Raindance 2018 i januari 2018 med undantag för budgetfunktionen som kommer att starta under hösten 2017, mer information kommer senare.

Delprojekt leverans och införande

Sammanlagt kommer ca 50 personer från institutioner, universitetsförvaltningen och systemleverantören CGI att arbeta aktivt i projektet.

 

Projektet är indelat i följande faser:

170301 – 170531     Analys och design (vad/hur systemets funktioner

                            ska användas)

170601 – 170915     Teknisk installation och implementation

170916 – 171130     Tester

171201 – 180308     Utbildning

171201 – 180108     Uppsättning inför driftsättning

180108 – 180308     Driftsättning och uppföljning

180308                  Avslutning, systemet lämnas över till förvaltning
 

Budgetmodul:         Planerad driftsättning under hösten 2017

Projektorganisation

Utbildning

Utbildning i Raindance 2018 kommer att genomföras i tre olika perioder för olika typer av målgrupper. De flesta användare kommer dock att utbildas under senare delen av hösten 2017 och vintern 2018. En plan för utbildningen kommer att tas fram och kommuniceras i god tid.

Samarbete IT-institutionen

Projektet kommer att samarbeta med en forskargrupp vid institutionen för informationsteknologi. Samarbetet syftar till att skapa bättre förutsättningar inför införandet av Raindance 2018 samt kommande införanden av andra IT-verktyg/system.

 

Om du har frågor kontakta projektledare Edrun Eriksson, edrun.eriksson@uadm.uu.se

 


Bakgrund och förutsättningar

Universitetets avtal med systemleverantören för ekonomisystemet Raindance, följer inte LOU, lagen om offentlig upphandling. Därmed finns inga juridiska möjligheter att fortsätta avtalet. Därför beslutade universitetsdirektören att en upphandling av nytt ekonomiadministrativt system behöver genomföras.

Det finns också utvecklingsbehov samt både interna- och externa krav som behöver beaktas. Därför ska projektet kravställa, upphandla, driftsätta och införa ett nytt ekonomisystem. 

Funktioner i systemet

Det nya systemet ska fungera i en sammanhållen miljö och där  kunna hantera den dagliga redovisningen, samla information från alla delar där det skapas bokföringstransaktioner. Systemet ska också hantera reskontror inklusive EFH (elektronisk fakturahantering), anläggningsregister, funktion för hantering av externfinansierade projekt, funktion för budgetering samt funktion för rapportering.

Följande optioner ingår i förfrågningsunderlaget: stöd för tidredovisning, e-handelstjänst, applikations- och serverdrift.

I arbetet medverkar förutom avdelningen för ekonomi och upphandling, IT-avdelningen och planeringsavdelningen samt representanter för institutionera/motsvarande. 

Projektet arbetar efter planen att driftsätta det nya ekonomisystemet under 2017. 

Mål

Ett nytt ekonomisystem ska ge förutsättningar för en effektivare ekonomihantering samt högre kvalitet i redovisningen och genom ett modernt och funktionellt system bättre svara mot dagens behov, krav och känt utvecklingsbehov.

Delprojekt

Projektet delas upp i fyra delprojekt:

  • Krav - upprätta underlag för anbudsförfrågan inför upphandling 
  • Upphandling - säkerställa kraven, upprätta avtal med systemleverantör
  • Leverans - anpassningar, integrationer, acceptanstester av system
  • Införande - implementering 

Så går det till

Att olika typer av användare deltar projektet är en förutsättning för att ett nytt ekonomisystem ska kunna ge förutsättningar för en effektivare ekonomihantering samt högre kvalitet i redovisningen.

Implementation och införande
I arbetet med implementation och införande av det nya systemet är det av största vikt att olika användargrupper representeras för att säkerställa såväl en effektiv ekonomiadministration, hög kvalitet i redovisningen som ett användbart system. Resultaten från KAIA-projektet kommer att vara en viktig del i arbetet med en fördjupad målbild för att ta tillvara interna behov och externa förutsättningar. I KIA-projektet finns en del av de interna behoven med fokus på användbarhet kartlagda, vilka också behöver beaktas.

Läs mer under Medverkande i delprojekt Leverans och Införande om intresseanmälan till att delta i projektet.

Redan utfört arbete
I delprojekt KRAV har arbetet med att ta fram ett förfrågningsunderlag inordnas i 11 olika grupper där kravens olika områden av ekonomisystemet belysts. I alla grupper utom ”Krav på driftsservice samt övrig IT”, finns representanter från institutionerna/motsvarande.

I delprojekt UPPHANDLING har arbetet med att utvärdera de olika anbuden varit i fokus. Anbuden utvärderades genom att demonstrationer om två dagar per system samt utvärdering av användbarhet. Vid demonstrationstillfällena har ekonomiadministratörer från institutionerna deltagit under den första dagen. Dag två deltog endast personer från avdelningen för ekonomi och upphandling samt IT-avdelningen då den dagen framför allt ägnades åt frågor kring löpande redovisning, bokslut samt systemadministration.

För att utvärdera användbarhet har en extern konsult anlitats för att genomföra och sammanställa testerna. Fyra olika användargrupper (utifrån rollerna granskare, konterare och attestant) med fem personer i varje grupp fick testa båda systemen utifrån en instruktion som anbudsgivaren sammanställt. I anbudsförfrågan fanns väl definierat vilka moment som skulle genomföras. Testen genomfördes utifrån kategorierna: ändamålsenlighet, effektivitet och tillfredsställelse. Max 100 poäng gick att uppnå per del och system. Dessa poäng omvandlades sedan till prispåslag enligt gällande utvärderingsmodell.

Som komplement till utvärderingen av användbarhet finns flera krav, både bör- och skall-krav, som också tar upp användbarheten i systemet.

Följande personer förutom projektgruppen har medverkat i delprojekt UPPHANDLING

Demonstrationer

2016-01-21

För att säkerställa att systemet uppfyller de krav som angivits i anbudsförfrågan kommer demonstrationer av de offererade systemen att genomföras under november månad. Två dagar är avsatt per system samt en halv dag för sammanfattning. Vid dessa demonstrationer behöver förutom projektgruppen och nyckelpersoner från avdelningen för ekonomi och upphandling även ekonomiadministratörer från institutioner/motsvarande fördelat över de olika vetenskapsområdena att delta. Det är ytterst viktigt att samma personer är med vid samtliga demonstrationer.

Planen är att demonstrationerna ska genomföras vecka 10-12, 2016. Exakta datum kommer att meddelas vecka 7.

Utvärdering av användbarhet

2016-01-21

För att utvärdera användbarhet kommer det att, förutom att det finns flera krav i kravspecifikationen, finnas möjlighet att delta i en test där utvärdering av användbarhet eller i första hand gränssnittet utvärderas. Testet genomförs under ca 1,5 timme och kommer att bestå av hantering av leverantörsfakturor, sökning av leverantör samt uttag av rapporter. Testet genomförs tillsammans med en oberoende konsult som också kommer att sammanställa resultatet.

Tre olika grupper behövs fördelat på nedanstående roller:

  • granskare (beställare)
  • konterare (ekonomiadministratör/motsvarande)
  • attestant

Testerna kommer att genomföras vecka 10 2016.

Användbarhet

Ett mål är att ekonomisystemet ska präglas hög användbarhet, vilket brukar definieras som:

”Den grad i vilken användare i ett givet sammanhang kan bruka en produkt för att uppnå specifika mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt” (ISO 9241-11)".  

I stället för yta står alltså ändamålsenlighet och effektivitet i fokus. Ett viktigt underlag i detta sammanhang är det arbete som bedrivits inom KAIA-projektet liksom de användbarhetsstudier som gjorts inom ramen för Kia-projektet.

Arbetet med att formulera kraven på det nya systemet är en viktigt när det gäller att så långt det är möjligt på förhand säkerställa att sytemet ger ett bra stöd.

I samband med utvärderingen av de olika anbuden kommer användbarhetstester genomföras av en oberoende konsult i syfte att belysa hur de olika systemen fungerar i praktiken. Även om testerna är uppbyggda för att påminna om verkliga arbetsuppgifter ger de förstås inte hela sanningen.

Den kanske viktigaste processen för att uppnå god användbarhet ligger snarare i själva införandet av systemet - anpassningar, rutiner och utbildning. Det är i denna fas som användarnas delaktighet blir extra central för att systemet ska bli bra. 
 

Samverkan med skyddsombud och personalorganisationer

Följande möten/informationstillfällen har genomförts:

Skyddsombud

Våren 2015

Möte huvudskyddsombud och projektledare för information om projektet

151014  

Information via mejl till huvudskyddsombud

Personalorganisationerna

150319

Information personalorganisationerna

151112

MBL 19§, Dnr: UFV-PA 2016/1684

Avtal tecknat

2016-12-08

Avtal är nu tecknat mellan CGI Sverige AB och Uppsala universitet för nyttjanderätten av Raindance ekonomisystem under 6 år med möjlighet till förlängning 3 år + 3 år.
Under december och januari kommer införandeprojektet att planeras i detalj, tex. vad det gäller projektorganisation, projektmål, delprojekt, tidplan och användarmedverkan. Projektet kommer att starta i februari 2017 och pågår fram till i början av 2018 I de fortsatta delarna av projektet kommer det att vara möjligt för institutioner/motsvarande att delta. Läs mer här nedan.

Medverkan i delprojekt Leverans och Införande

Det är vår övertygelse att resultatet blir bättre om vi samverkar. Vi välkomnar därför din medverkan som ekonomiadministratör/motsvarande från institutioner/motsvarande i införandeprojektet. Det behövs representanter i flera olika grupper, både till den referensgrupp som kommer att arbeta under hela projekttiden och i de delprojekt som kommer att arbeta med olika områden av ekonomisystemet.

Grupper för medverkan
Följande grupper finns för medverkan i EASY-projektet:

Grupper

Antal

Referensgrupp

6-8 personer

Budget

3 personer

Behörighetsadministration och attestregelverk

3 personer

Projekt 1)

3 personer

Användarstöd och utbildning

3 personer

Målbild, användbarhet och digital arbetsmiljö

4 institutioner

Medverkan i testfas

Ännu inte fastställt

1)I ekonomisystemet finns en funktion för hantering av projekt. Det är
ett administrativt stöd för att underlätta hanteringen av kodfält 4 som idag benämns Projekt.

Uppskattad arbetsinsats

Referensgruppen kommer uppskattningsvis att träffas var tredje vecka under hela 2017.

Arbetet i de olika delprojekten innebär medverkan i projektets analys- och designfas samt i testfasen. Det är svårt att beräkna hur mycket tid som kommer att behövas och det kan vara olika mycket för de olika delprojekten. Analys- och designfasen kommer dock att starta i februari 2017 och pågår under våren 2017 med regelbundna möten, ca 5-6 tillfällen, ca 3 timmar per tillfälle. Testfasen kommer framför allt att pågå under hösten 2017, ca 6-8 veckor, då systemets olika delar testas.

Förutom ett aktivt deltagande i projektet finns det behov av olika kategorier av användare som deltar i olika tester under testfasen.

Vi har även som målsättning att arbeta med digital arbetsmiljö och användbarhetsfrågor tillsammans med IT-institutionen och utredning pågår om hur det samarbetet ska kunna genomföras. Om samarbetet blir av söker vi även här deltagare som vill medverka. Tidplanen ännu inte satt men det rör det sig om ett mindre antal timmar framför allt i form av intervjuer och studier av arbetet.

Anmälan:

Denna anmälan är öppen till och med måndag den 16 januari 2017
Välkommen med din
anmälan till medverkan i EASY-projektet

2016-12-01

Nätverksträffar för ekonomiadministratörer/motsvarande

Den 17:e och 18:e november anordnades sammanlagt tre nätverksträffar för ekonomiadministratörer/motsvarande. Sammanlagt deltog ca 120 personer. Under mötena genomfördes gruppövningar som syftade till att diskutera och dokumentera förväntningar och frågor om det kommande ekonomisystemet och projektet. Dokumentation från mötet och gruppövningarna hittar ni under Nätverk.

Demonstrationer och utvärdering

2016-10-12

Upphandlingen klar
Upphandlingen av nytt ekonomisystem är nu klar.
Denna gång inkom ett anbud, från CGI Sverige för Raindance-systemet. Anbudet har utvärderats och den 19 september fattades tilldelningsbeslut för att teckna avtal med CGI Sverige, inget överklagande inkom.

 

_______________________________________________

2016-08-29
Under sommaren har upphandlingen av ekonomisystem avbrutits och ett nytt förfrågningsunderlag annonserats. Sista dag att lämna anbud är den 9 september.

Det här medför att projektet är något försenat men förutsatt att det under hösten går att skriva avtal med en leverantör räknar vi med att hinna driftsätta så att det är möjligt att budgetera i det nya systemet under hösten 2017. Övriga funktioner av systemet planeras till 2018.

_______________________________________________

Tilldelningsbeslut

2016-05-12
Den 12 maj meddelades tilldelningsbeslutet för nytt ekonomisystem.
Universitetet fick två anbud, Unit4 AB (Agresso) och CGI Sverige AB (Raindance). Båda kvalificerade sig och utvärdering har gjorts enligt den i förfrågningsunderlaget angivna principen, ekonomiskt mest fördelaktiga. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det anbud som erhåller lägst jämförelsepris efter utvärdering av börkravsuppfyllelse.

Vid uträkning av anbudets jämförelsepris har följande formel använts:

Jämförelsepris = anbudspris + påslag i kr (avser påslag enligt bör-krav i Kravspecifikation)

CGI Sverige AB har det lägsta jämförelsepriset och är således det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet och tilldelas därför avtalet.

Den 23 maj lämnade Unit4 in ett överklagande på tilldelningsbeslutet till förvaltningsrätten.

_______________________________________________

Förlängd anbudsinbjudan
 

15 jan 2016
Sista dag för att lämna in anbud har efter förfrågan förlängts till 1 feb 2016.

_______________________________________________

Ny anbjudsinbjudan
 

2 dec 2015
En ny och något modifierad anbudsinbjudan för ekonomiadministrativt system har nu annonserats. Sista dag för att lämna anbud är den 25 januari 2016.

________________________________________________

2015-01-21

Det pågår ett arbete med att sätta ihop arbetsgrupper för demonstrationer av systemen och utvärdering av användbarheten. Frågor kontakta  Edrun Eriksson

Omtag i upphandlingen

2015.11.06
Tiden för att lämna anbud gick ut den 2 november. Upphandlingen avbryts nu på grund av bristande konkurrens. Endast ett anbud inkom och det motsvarar heller inte alla de krav som följer av förfrågningsunderlaget.

Efter kontakt med leverantörer kommer en ny upphandling att starta så snart överklagande tiden passerats (10 dagar). Det här medför att tidplanen kommer att förskjutas men det är inte säkert att det gör någon skillnad på lång sikt.

Det medför också att de datum som var bokade för olika aktiviteter inte blir av nu i november-december. Nya tider kommer så snart som möjligt att bokas men eftersom stoppdatum för att lämna anbud inte bli förrän andra halvan av januari kommer demonstrationer och utvärderingar kunna ske först i februari - mars.

Förfrågningsunderlaget är annonserat

2015.09.23
Efter att under vintern 2014 och vårterminen 2015 arbetat intensivt i 11 olika arbetsgrupper med alla de drygt 700 kraven som behövs för ett nytt ekonomisystem har nu projektgruppen arbetat vidare med att sammanställa hela förfrågningsunderlaget. Ett färdigt förfrågningsunderlag finns nu annonserat och sista dag för att lämna anbud är den 2 november.

2017-11-23

Informationsmöte

Nedanstående tider är bokade för en första genomgång av budgetmodulen. Observera att dessa tillfällen endast vänder sig till de användare som ska använda budgetmodulen. Vi kommer senare i höst att bjuda in till informationstillfällen för alla användare då vi går igenom det nya systemet i sin helhet.

Anmäl dig genom att klicka på länken för önskat tillfälle.

20171106 kl. 13.00-16.00 Lokal: Segerstedthuset, Plantskolan k1:477

20171107 kl. 9.00-12.00 Lokal: Segerstedthuset, Plantskolan k1:477

20171114 kl. 9.00-12.00 Lokal: Segerstedthuset, Plantskolan k1:477

Förutom denna första genomgång av budgetmodulen kommer vi att bjuda in till särskilda webbaserade möten där budgetmodulens olika delar presenteras. Vi kommer även att anordna budgetstugor och ha telefonsupport under budgetperioden. Mer information kommer.

Bildspel/Presentation vid informationsträffarna.

 

 

 

 

Omtag i upphandlingen

2015.11.06
Tiden för att lämna anbud gick ut den 2 november. Upphandlingen avbryts nu på grund av bristande konkurrens. Endast ett anbud inkom och det motsvarar heller inte alla de krav som följer av förfrågningsunderlaget.

Efter kontakt med leverantörer kommer en ny upphandling att starta så snart överklagande tiden passerats (10 dagar). Det här medför att tidplanen kommer att förskjutas men det är inte säkert att det gör någon skillnad på lång sikt.

Det medför också att de datum som var bokade för olika aktiviteter inte blir av nu i november-december. Nya tider kommer så snart som möjligt att bokas men eftersom stoppdatum för att lämna anbud inte bli förrän andra halvan av januari kommer demonstrationer och utvärderingar kunna ske först i februari - mars.

Frågor kontakta Edrun Eriksson 

Förfrågningsunderlaget är annonserat

2015.09.23
Efter att under vintern 2014 och vårterminen 2015 arbetat intensivt i 11 olika arbetsgrupper med alla de drygt 700 kraven som behövs för ett nytt ekonomisystem har nu projektgruppen arbetat vidare med att sammanställa hela förfrågningsunderlaget. Ett färdigt förfrågningsunderlag finns nu annonserat och sista dag för att lämna anbud är den 2 november.

Se Viktiga datum