Studieadministrativt forum

Studieadministrativt forum

Studieadministrativt forum hösten 2020

Vi träffas digitalt tisdagen den 20 oktober kl 13.00-14.30. Agenda och Zoom-rum skickas ut några veckor innan träffen. Kontakta oss gärna om du vill vara med på mejl-listan för att nås av våra utskick.

Information från de två forum som hölls under våren 2020 med fokus på hur Corona-pandemin påverkar det studieadministrativa arbetet:

Anteckningar och presentation från Studieadministrativt forum 200423
 

Cilla Häggkvist, biträdande avdelningschef vid Studentavdelningen, pratade om dagsaktuella frågor inom det studieadministrativa området till följd av Corona. Katarina Adenmark, projektledare vid Avdelningen för universitetsgemensam IT, Förvaltning och utveckling, rapporterade om Studentportalen och Studium. Slutligen fick vi en rapport från
Cecilia Marklund och Anders Gardikro, enhetschefer vid Studentavdelningen, Enheten för studieadministration, samt Lina Flygerfeldt från Ladok-supporten.

Katarina Adenmarks presentation Studieadministrativt forum 200423

Länkar till information som kan vara av intresse

• Användning av Zoom i samband med undervisningsstudier på distans
• Läsårs-och terminstider vid Uppsala universitet
• Studenthälsans hemsida – distansstudier ur ett hälsoperspektiv (se Tips och mer information i coronatider)

På gång inom det studieadministrativa området

Cilla Häggkvist, biträdande avdelningschef vid Studentavdelningen.

Frågor som inkommer till Studentavdelningen handlar i nuläget mest om:
Kostnader förknippade med studier: När studenter nu behöver plugga på distans dyker frågan om eventuella kostnader kring utrustning upp. Svaret är i dagsläget att UU håller öppet på campusområden och de studenter som saknar utrustning bör kunna använda den som finns på Campus.

Oro kring CSN vid förlängning av studietid: Se separat information om Ladok och CSN (längre ner i denna text).

Mall på standardsvar till studenter gällande Corona-relaterade aspekter ska sammanställas, vi återkommer när det finns, och ni kan då använda mall för standardsvar vid behov. 200515: Förslag på standardsvar finns här.

Är det möjligt att ändra betygsskalor med anledning av förändrad examination/undervisning i och med Corona?: Nej. Man kan ändra undervisningsform och examinationsform men inte betygsskalor.

Vad gäller angående eventuell återbetalning för betalstudenter?: Alla frågor om studieavgifter vill vi att ni kontakter feemaster@uu.se med.

Hur blir det med examensceremonier i vår?: Det finns nu ett beslut om att den centralt organiserade är inställd.

Frågor om fusk i samband med ökad hemexamination: En vägledning ska utarbetas i denna fråga. Vi återkommer med mer information via lämpliga kanaler.

Hur länge behöver vi bedriva undervisning på distans?: Det vet vi inte i dagsläget.

Övrig information
Det finns ett rektorsbeslut om undantag från examination på distans.

Cilla svarar på frågor
1) Kommer vi att behöva skriva individuella studieplaner även om PK tar ett beslut att alla stud i en aktuell kurs får göra avsteg från behörigheten och läsa på ett speciella sätt?
Svar: Det viktiga är att ni på något sätt håller reda på vilka beslut som tas och vilka individer som berörs. Eftersom beslut som tas nu kan påverka studenternas studiesituation under lång tid framöver är det viktigt att det går att se hur en viss student hanterades. Sedan kan man själv avgöra på vilket sätt detta lämpligast sker.

2) Om studenter i en hel kurs tar färre poäng denna termin och något fler poäng i höst och ffa lite fler poäng terminen efter det. Är det tillåtet för ett program att i detta speciella läge planera för mer än 30 hp för nästkommande terminer och hur påverkas CSN av detta?
Svar: CSN har sagt att de ska vara generösa, men det finns inget definitivt svar på detta så var försiktig och framförallt: dokumentera! Tänk också på att 30 hp per termin är heltidsstudier och det kan vara svårt för vissa studenter att hinna med mer än så.

Aktuellt om Studentportalen och Studium, till följd av Corona

Katarina Adenmark, projektledare vid Avdelningen för universitetsgemensam IT, Förvaltning och utveckling rapporterar om Studentportalen och Studium.

Frågor som dök upp under presentationen

• Kontakta e-lärandesupporten vid specifika frågor då det finns variation från fall till fall, vad gäller exempelvis samläsning.
• Det finns en funktionalitet i Ladok som kallas resultatnoteringar, dock kan man inte likna den vid Studentportalens framsteg. För frågor om resultatnoteringar i Ladok, kontakta gärna ladok@uadm.uu.se
• Ser studenter i sektioner varandra?: Ja, studenterna ser de andra studenternas sektioner i listan över Personer i kurserna i Studium.

Rapport från Enheten för studieadministration, till följd av Corona

Cecilia Marklund och Anders Gardikro, enhetschefer vid Studentavdelningen, Enheten för studieadministration rapporterar om aktuella frågeställningar gällande Corona, i ärenden som hanteras av enheten; Ladok, antagning, tillgodoräknanden, examen, studieavgifter och stipendier.

• Det kommer in mycket avgiftsfrågor, och vi vill att ni kontaktar feemaster@uu.se gällande dessa.
• Flyttade eller inställda kurser- vad innebär det för fortsatt behörighet till kurser och program?: Dokumentera noggrant ändrade studieplaner utifall att ändringarna påverkar behörighet till kommande terminer. Antagningen kommer försöka hantera problem med behörigheten för individer som drabbats av flyttade eller inställda kurser, om studieplanen ändrats inom ett program.
• Möjlighet att påbörja masterprogram - examensbevis och tillgodoräknanden: Det kommer troligen bli fördröjningar i hanteringen av tillgodoräknanden och utfärdande av examensbevis. Lärosäten utanför Sverige kommer ha svårt att kunna leverera transcript i tid. Enheten för studieadministration undersöker digitala lösningar för detta.
• Anstånd med studiestart: Det kommer inte vara en mer generös bedömning än ”normalt” för de som antas till höstterminen och inte kan påbörja utbildning, utan prövas från fall till fall. Anstånd beviljas alltid vid exempelvis graviditet och obligatorisk värnplikt men andra skäl kan också vara tillräckliga. En restriktiv hållning är nödvändig eftersom vi annars skulle ha ett osäkert och stort tal att ta hand om till nästa hösttermin. Avslås anståndsansökan kommer vi uppmuntra personerna att söka igen nästkommande höst.
• Internationella studenter- frågor om betalning, distansstudier och reducerade studieavgifter. Många frågor kommer till enheten gällande detta. Generellt gäller att avgifterna kommer förbli desamma som tidigare, men att det kommer vara en generös hållning när det gäller återbetalningar.
• Inställda prov
  • Högskoleprovet – många frågor om detta.
  • TISUS – testar att man har kunskaper i svenska så man kan genomföra högre utbildning – var ett kort tag inställt men kommer nu att ges. Det finns ingen motsvarighet till TISUS för de som behöver testa sin engelska, som det ser ut nu.
• I dessa tider utökas antalet utbildningar i landet, och vi kommer få fler platser både till sommaren och hösten. I nuläget vet vi inte exakt vad, men information kommer, både på uu.se och på vår facebook-sida. Det kommer att bli först till kvarn som gäller vid ansökan. Nya platser på sommarkurser öppnar 8:e maj för ansökan.
• Ladok och CSN: Se vägledningen på MP. Lina Flygerfeldt från Ladok-supporten understryker särskilt att ni inte ska lägga avbrott i Ladok på studenter som inte kan fullfölja kurser denna termin p.g.a. Corona. Omregistrera istället vid senare tillfälle. Vi vill särskilt uppmärksamma att delen i vägledningen som handlar om Förlängning av eller senareläggning av redan påbörjade kurstillfällen när omregistreringar görs på mindre antal poäng än de som kursen omfattar (de poäng som kvarstår av kursen) endast gäller under den nuvarande situationen med anledning av Corona!
• Ladok kommer fortsatt uppdateras varannan vecka som det varit hittills, det ändras inte p.g.a. Corona. Vid UU har vi kontaktat Ladokkonsortiet och bett dem avvakta med stora förändringar eftersom det är mycket annat att hantera i dagsläget ändå.
• Slutligen: Vi upprepar vikten av att ni dokumenterar all hantering för studenter som avviker från ordinarie hantering i samband med Corona. Använd helst inte anteckningar i Ladok då det är svårt att söka på dem.

Anteckningar och presentation från Studieadministrativt forum 200326
 

Karin Apelgren och Cilla Häggkvists presentation Studieadministrativt forum 200326

Allmänna råd
Följ informationen på MP, rådgör med din institution/fakultet. Utbildningsledare är bra kontaktpersoner. Gällande distansundervisning finns bra råd att få på MP. och Enheten för universitetspedagogik som nås på mejl kvalitetsutveckling@uadm.uu.se

Dokumentera det ni gör nu så att det går att följa upp med t.ex. CSN.

Fråga: Vi får indikationer från VFU-platserna i höst att de inte kommer kunna ta emot alla enligt avtal, kan vi lägga om terminerna för delar av gruppen? Kan vi dela upp klassen i två? en gör termin 5 i höst och en termin 6.

Svar: Ja. Men glöm inte studentinflytandet i alla beslut och se till så att det blir 30hp per termin för alla. Och dokumentera!

Fråga: Hur är det med examination som kräver utrustning, t ex dator och dyr mjukvara? Vi får ju inte kräva att de ska köpa saker, är det ok att ha tentamen i datorsal?

Svar: Vi ska inte samla stora mängder studenter tillsammans, men enstaka studenter kan använda campusdatorerna vid tentamen (liksom vid undervisning och studier).

Fråga: Är det bestämt att omtentan sedan blir i samma form som tentan nu ges i?

Svar: Institutionen kan välja att fortsätta digitalt (undervisning och examination) terminen ut. Det är inte orättvist om en tenta ges som hemtenta och den andra som salstenta (samma krav på studenternas prestation ska gälla).

Fråga: När kommer salstentorna igång igen som tidigast? Alltså hur långt fram är det säkert att boka av?

Svar: Vi får se hur det utvecklar sig, det är helt ok att bestämma att man vill ha distansundervisning resten av terminen om det är enklast att förhålla sig till.

Fråga: Har vi några riktlinjer för examensarbetskurser där tidsaspekten är en del av betygsunderlag - alltså att student blir klar under terminen eller ej?

Svar: Kontakta Cilla Häggkvist eller kvalitetsutveckling@uadm.uu.se så att vi kan göra en bedömning utifrån vad som står i kursplanen.

Fråga: Om studenter mår dåligt av Corona m m, kan de få psykosocialt stöd någonstans?

Svar: Studenthälsan tar emot samtal via telefon. De tar emot alla studenter; master, internationella eller distans spelar ingen roll!

Hänvisa annars till telefon 113 13. Tillägg 200331: Ett annat tips är att hänvisa till universitetskyrkan, för stöd både på svenska och engelska.

Kontakta oss gärna om du vill vara med på mejl-listan för att nås av våra utskick.
 

Innehållsansvarig: Annika Björklund 18 juni 2020