PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Så här gör du en direktupphandling

Arbetsflöde för direktupphandling, (Powerpoint bild)

När du gör en direktupphandling ska du vända dig till flera leverantörer på marknaden.

Marknadsundersökning:

Sök information om den vara/tjänst du har behov av för att se vilka relevanta leverantörer som finns på marknaden så att du kan utnyttja konkurrensen för att kunna göra en god affär.

Du väljer själv på vilket sätt du vill skicka din kravspecifikation och avtalsmall, som leverantören ska på och godkänna. Du kan skicka det via ett e-postmeddelande eller via den vanliga postgången.

Enkelt förfrågningsunderlag

Välj mall för kravspecifikation och avtal utifrån vad som ska upphandlas (vara eller tjänst).

Är det en direktupphandling av mindre värde kan det räcka med att du skickar en vanlig e-post där du specificerar dina krav.

Redigera mallarna och ta bort kommentarer i högermarginalen (aktivera granskningsfunktionen i Word).

Ange hur du tänker utvärdera (lägsta pris, bästa prestanda etc.)

Till kravspecifikation och avtalsmall kan du om så behövs bifoga relevant standardavtal, exempelvis ALOS05 för varor. Bifoga avtalsmall och ev. bilagor när du skickar iväg kravspecifikationen.

Ange ett sista svarsdatum.

Utvärdera anbud

Kontrollera att anbuden uppfyller ställda krav och att leverantören har:

  • Angett ett totalpris
  • accepterat avtalsmallen
  • betalat skatter och avgifter samt att svenska leverantörer har F-skattsedel
  • Om något är oklart, skicka frågor och begär svar via e-post. 

Utvärdera anbuden utifrån de utvärderingskriterier du angett i din förfrågan. Skriv en kort motivering till valet, använd gärna vår mall för utvärdering
 

Kontroll av leverantörer

Universitetet ska endast anlita företag som har betalat skatt och sociala avgifter enligt de regler som gäller i det land företaget är registrerat i.

Innan avtal signeras med svenska företag: Ladda ner blanketten SKV4820 genom att skriva ”SKV4820” i webbsidans (www.skatteverket.se) sökfunktion. Fyll i företagets namn och organisationsnummer och skicka blanketten till Skatteverket som returnerar information om vilken sorts skattsedel företaget har, om det är registrerat för moms, betalar arbetsgivaravgifter samt om företaget har skatteskulder hos Kronofogden. Observera att den som anlitar en enskild näringsidkare utan F-skattsedel förutom fakturan också måste betala arbetsgivaravgift och sociala avgifter.
Vid frågor, ring Skatteverket, tel. 0771-567 567.

Innan avtal signeras med utländska företag: Begär att de skickar dokument som styrker att företaget är registrerat samt att företaget betalat skatt och sociala avgifter i det land där det är registrerat. Du kan utforma detta krav på följande sätt mot leverantörerna:

1.     Submit a copy of your company registration certificate issued by a competent authority or equivalent in the country where your company is established to verify that your company fulfills existing demands of company registration.

2.     Submit a certificate from a competent authority or equivalent in the country where your company is established showing that your company has paid prescribed social insurances, taxes and other fees. The document must not be older than two (2) months before the day you receive this request.”

Skriva avtal

Redigera den gulmarkerade texten i avtalsmallen finns både för varor och tjänster.

Skriv ut två exemplar av avtalet som prefekt/motsvarande signerar.

Skicka avtalet till leverantören för underskrift. Begär att ett exemplar returneras.

Vetenskapliga instrument inköpta utanför EU kan bli befriade från tull (3-4 % av värdet). Du kan läsa mer om detta under Tullfri import.

Leverans och betalning

Vara. Kontrollera att leveransen är komplett och oskadad. Om installation inte ingår, montera och testa varan så fort som möjligt.

 Om installation ingår ska leverantören göra en funktionskontroll. Godkänn inte varan förrän den uppfyller ställda krav och leverantörens utfästelser. Se till att ev. utbildning genomförs.

Tjänst. Kontrollera att uppdraget är utfört enligt ställda krav och att ev. dokumentation levererats.

 Betalning. Betala inte i förväg. Betala efter godkänd leverans alt. godkänd funktionskontroll eller när utförd tjänst är godkänd.

Tullfri import

Vetenskapliga instrument inköpta utanför EU kan bli befriade från tull (3-4 % av värdet).

Ladda ner ansökan genom att skriva ”Tullfrihet för vetenskapliga instrument” i webbsidans (www.tullverket.se) sökfunktion. Skicka ansökan, information om pris (signerat avtal/orderbekräftelse), information om instrumentet (broschyr) samt varukod/KN-nummer till Tullverket. Kontakta leverantören för att få KN-nummer och meddela att du kommer att ansöka om tullfrihet. Be leverantören att vidarebefordra erhållet tillstånd till speditören.

Skicka in ansökan så fort som möjligt. Ansökan måste vara godkänd när instrumentet anländer till Sverige. Tullverket har en handläggningstid på flera veckor och godkänner inte ansökningar i efterhand. Vid frågor, ring TullSvar, tel. 0771-520 520

Diarieföring och arkivering

Alla direktupphandlingar över 50 000 kr diarieförs av institutionen.

Arkivera följande handlingar:

  • Kravspecifikation och ev. förtydliganden
  • Vinnande anbud
  • Motivering till vald leverantör (Använd vår utvärderingsmall för direktupphandling.)
  • Signerat avtal