PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Direktupphandling

Innan du kommer in med ärende om direktupphandling ska du kontrollera om det finns ett giltigt ramavtal. 
Direktupphandling av varor och tjänster utförs av institution/motsvarande. Det ekonomiska ansvaret ligger hos uppdragsgivaren. Vi förutsätter att du som kontaktperson är behörig att genomföra direktupphandling och att det är förankrat, både ekonomiskt och behovsmässigt, hos prefekt/motsvarande. Vi förutsätter också att tillstånd för verksamheten/anläggningen finns, när sådana krävs enligt lag och regelverk.

Kontroll innan direktupphandling

Om det inte finns ett giltigt ramavtal/avtal så kan vi hjälpa dig att kontrollera om det finns utrymme för direktupphandling. Vi kontrollerar då om universitetet redan har införskaffat varor/tjänster inom området. Vi kan tyvärr inte garantera att det inte gjorts inköp så att direktupphandlingsgränsen är överskriden utan att vi känner till det. Konkurrensverket (tillsynsmyndighet för upphandlingsärenden) eller annan part kan komma att granska ärendet och lämna in det till rättslig prövning.

Vänligen fyll i direktupphandlingsformuläret (ELAD) om din direktupphandling överstiger 50.000 kr. Vi svarar inom 1-3 arbetsdagar. https://form.diariet.uu.se/

Totalkostnaden för direktupphandlingar av samma slag får inte överstiga 534 890 kr för hela universitetet under räkenskapsåret. Det är inte tillåtet att dela upp ett köp för att understiga detta belopp.
Notera att beloppet ska beräknas över hela kontraktstiden. Tecknas ett kontrakt över t.ex. två år och den årliga kostnaden är 270 000 kr, så blir det 2*270 000 = 540 000 kr, vilket innebär att direktupphandling inte kan tillämpas. Vid återkommande köp under flera år, bör du kontakta oss.

Diarieföring av direktupphandling

Direktupphandlingar över 50 000 kr ska diarieföras i W3D3, serie UHD.

Instruktion för diarieföring direktupphandling samt lathund

Hur du gör en direktupphandling

När du gör en direktupphandling ska du vända dig till flera leverantörer på den relevanta marknaden. Du ska skicka ett e-postmeddelande med en kravspecifikation och en avtalsmall som leverantören ska godkänna. Till kravspecifikation och avtalsmall kan du om så behövs bifoga relevant standardavtal, exempelvis ALOS05 för varor. När du avgjort vilken leverantör som har vunnit direktupphandlingen ska du kontrollera att de har betalat skatt och sociala avgifter innan du skriver kontrakt med detta företag. Dokumentera ditt val på blanketten Utvärderingsmall direktupphandling

För mer information om hur du gör en direktupphandling se, Arbetsflöde direktupphandling  

Kravspecifikation

Mall för kravspecifikation

Bifoga Alos 05 vid köp av varor. Vid köp av IT-tjänst kontakta upphandling@uu.se för att få rätt standardavtal (ex. Avtal 90).

Avtalsmallar

Vid direktupphandling av en enklare vara använd mallen avtal vara.

Vid direktupphandling av en vara som kräver intagning, installation, igångkörning, funktionskontroll och/eller utbildning använd mallen avtal vara installation.

Vid direktupphandling av en tjänst använd mallen avtal tjänst. Om varor ingår i upphandlingen, kopiera in relevanta avsnitt om leverans m.m. från mallen avtal vara.

I mallarna finns kommentarsrutor med instruktioner, förutsatt att granskningsfunktionen i Word är aktiverad. Kom ihåg att ta bort kommentarsfälten och att ange institutionsspecifika uppgifter i de gulmarkerade fälten före utskrift.

Kontroll av leverantörer

Universitetet ska endast anlita företag som har betalat skatt och sociala avgifter enligt de regler som gäller i det land företaget är registrerat i.

Innan avtal signeras med svenska företag: Ladda ner blanketten SKV4820 genom att skriva ”SKV4820” i webbsidans (www.skatteverket.se) sökfunktion. Fyll i företagets namn och organisationsnummer och skicka blanketten till Skatteverket som returnerar information om vilken sorts skattsedel företaget har, om det är registrerat för moms, betalar arbetsgivaravgifter samt om företaget har skatteskulder hos Kronofogden. Observera att den som anlitar en enskild näringsidkare utan F-skattsedel förutom fakturan också måste betala arbetsgivaravgift och sociala avgifter. Vid frågor, ring Skatteverket, tel. 0771-567 567.

Innan avtal signeras med utländska företag: Begär att de skickar dokument som styrker att företaget är registrerat samt att företaget betalat skatt och sociala avgifter i det land där det är registrerat. Du kan utforma detta krav på följande sätt mot leverantörerna:

“1.     Submit a copy of your company registration certificate issued by a competent authority or equivalent in the country where your company is established to verify that your company fulfills existing demands of company registration.

2.     Submit a certificate from a competent authority or equivalent in the country where your company is established showing that your company has paid prescribed social insurances, taxes and other fees. The document must not be older than two (2) months before the day you receive this request.”

Tullfri import

Vetenskapliga instrument inköpta utanför EU kan bli befriade från tull (3-4 % av värdet).

Ladda ner ansökan genom att skriva ”Tullfrihet för vetenskapliga instrument” i webbsidans (www.tullverket.se) sökfunktion. Skicka ansökan, information om pris (signerat avtal/orderbekräftelse), information om instrumentet (broschyr) samt varukod/KN-nummer till Tullverket. Kontakta leverantören för att få KN-nummer och meddela att du kommer att ansöka om tullfrihet. Be leverantören att vidarebefordra erhållet tillstånd till speditören.

Skicka in ansökan så fort som möjligt. Ansökan måste vara godkänd när instrumentet anländer till Sverige. Tullverket har en handläggningstid på flera veckor och godkänner inte ansökningar i efterhand. Vid frågor, ring TullSvar, tel. 0771-520 520

Obs! glöm inte att diarieföra din upphandling