PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Regler för uttag ur registret

Uppsala universitet omfattas som statlig myndighet av offentlighetsprincipen. Vilka regler som gäller för utlämnande av uppgifter och handlingar regleras i tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Personuppgiftslagen (1998:204) skyddar den enskildes integritet.

Grundprincipen är att alla uppgifter om studenter och doktorander i Uppdok är offentliga liksom motsvarande uppgifter registrerade på annat sätt. Det betyder inte att allmänheten ska ha öppen tillgång till registret när och hur som helst. Utlämnande av uppgifter måste ske kontrollerat och i enlighet med relevanta lagar och bestämmelser.

Alla beställningar av uppgifter från parter utanför Uppsala universiet bör hänvisas till Uppdok-enheten för att garantera en enhetlig hantering.

Utlämnande av uppgifter

Personuppgifter får inte lämnas ut om det kan antas att uppgifterna kommer att användas för automatisk databehandling i strid mot personuppgiftslagen (21 kap. 7 § i offentlighets- och sekretesslagen).

I särskilda fall gäller sekretess för uppgifter om utländska medborgare i registret (21 kap. 5 § i offentlighets- och sekretesslagen).

Personnummer får inte anslås på listor med provresultat eller liknande.

Enligt 2 kap. 6 § i förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor får uppgifter från studieregistret lämnas ut på medium för automatiserad behandling (dvs. i elektronisk form) till

  • andra lärosäten i Sverige, EES och Schweiz om uppgifterna gäller behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen eller om uppgifterna behövs för utbildningssamarbete med det andra lärosätet.
  • andra myndigheter (t.ex.  CSN, Universitets- och högskolerådet, SCB) om uppgifterna är avsedda för vissa bestämda ändamål
  • studentkårerna och nationerna om uppgifterna rör en students registrering på kurser och behövs för att bestämma om studenten har rätt att vara medlem
  • en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv (studieintyg)

Avgifter

Enligt 15 § i avgiftsförordningen (1992:191) är universitetet skyldigt att ta ut en avgift för utdrag ur registret och eventuell portokostnad. Avgiften gäller om beställningen omfattar tio sidor eller mer. Ingen avgift tas dock ut för uppgifter till andra myndigheter. Avgiftens storlek framgår av samma förordning.

Sekretesskyddade uppgifter

I Uppdok finns studenter som har skyddade personuppgifter, dvs. sekretessbelagda uppgifter enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Personer som har skyddade personuppgifter via Skatteverket, dvs. sekretessmarkering i folkbokföringsdatabasen, skall också vara sekretesskyddade vid Uppsala universitet. Juridiska avdelningen vid Uppsala universitet kan på begäran från enskild student besluta om sekretess även om inte Skatteverket har beslutat om sekretessmarkering.

Uppsala universitet har i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen utökat sekretessen i Uppdok till att gälla inte bara namn och adress utan samtliga uppgifter för studenten. Följande gäller för hantering av uppgifter av studenter som har skyddade personuppgifter:

  1. När sekretessmarkering överförs från Skatteverket eller sekretess beslutas av Juridiska avdelningen läggs markeringen in i Uppdok och samtliga adress- och telefonuppgifter tas bort ur registret för personen. För personer med extra stort behov av skydd finns möjlighet att få ett alias istället för egna personuppgifter i registret.
  2. Inga uppgifter om en skyddad student får lämnas ut till allmänhet eller till andra studenter vid universitetet. Skyddet omfattar alla uppgifter om studenten, dvs. förutom namn, personnummer och adressuppgifter även uppgifter om antagningar, registreringar och resultat etc.
  3. Ingen bekräftelse om att studenten kommer att läsa vid, läser vid eller har läst vid Uppsala universitet får lämnas till allmänhet eller andra studenter vid universitetet.
  4. Listor som tas ut ur Uppdok för att anslås och som innehåller namn måste gås igenom för att säkerställa att inga studenter med skyddsmarkering finns med på listan. Dessa studenter måste i så fall tas bort från listan innan den får anslås. Observera att eftersom skyddsmarkeringen endast finns i folkbokföringsadressen måste namnlistor utan adress jämföras mot adresslistor innan de kan anslås.

En student som har skyddade personuppgifter får information från Uppdok-enheten om ovanstående regler. Reglerna innebär att studenten själv måste förmedla intyg om de egna studierna till dem som studenten vill skall få uppgifterna, t.ex. arbetsgivare eller utbildningsanordnare. Intyg kan skickas till studenten via Skatteverket.