Checklista - innan du bokar och åker på en tjänsteresa
För att undvika missförstånd, extra arbete och onödiga kostnader är det bra att gå igenom den här listan innan du bokar och åker på en tjänsteresa.
Innan du bokar
- Är resan godkänd av myndigheten, d.v.s. din prefekt eller motsvarande? Annars är det inte en tjänsteresa.
- Vilket skydd har du i din tjänstereseförsäkring?
- Behöver du vaccinera dig inför tjänsteresan?
- Behöver du visum?
- Läs igenom UDs reseinformation om det är något särskilt som gäller på ditt resmål. Här finns även UDs app Resklar att ladda ner till din mobiltelefon - en app som använder platstjänster och pushnotiser som gör att du kan hålla dig uppdaterad om vad som händer på ditt resmål.
Boka din resa
- Boka resan, och om möjligt även logi, via universitetets upphandlade resebyrå.
- Undvik mellanlandningar.
- Boka ett hotell med god säkerhetsstandard. Undvik markplan och första våningen p.g.a. inbrottsrisk.
- Be om att få faktura där det är möjligt.
- Undvik kontantutlägg och privata kreditkort. Rådgör med institutionens/avdelningens ekonomiadministratör om du bör ansöka om UUs Eurocard.
När du har bokat
- Gör en resplan med flight-nummer, hotelluppgifter med mera och lämna till din avdelning/institution, din familj/anhöriga samt till din kontaktperson på resmålet.
- Fyll i en Anmälan tjänsteresa inrikes alternativt Anmälan tjänsteresa utrikes i Primula under 05. Resor/Utlägg/Förmåner.
- Registrera dig på Sweden Abroad, Svensklistan - uppgifterna du lämnar används för att kunna kontakta dig om det blir nödvändigt i en större krissituation i landet. Uppgifterna sparas enbart under den period du själv anger och tas sedan automatiskt bort.
-
Beställ europeiska sjukförsäkringskortet (EU-kortet) - det ger dig rätt till nödvändig sjukvård i andra EU/EES-länder.
- Lägg gärna in ICE (In Case of Emergency) i din mobiltelefon - d.v.s. märk upp en eller flera av dina kontakter med ICE före namnet, så de kan kontaktas om olyckan skulle vara framme.
-
Kom ihåg att ta med Swedish State Business Travel Insurance Certificate - kortet fås av din administratör eller i Segerstedthusets servicecenter. På kortets baksida står kontaktuppgifter till Falck Global Assistance som ska kontaktas vid en ev händelse.