Lokalprojekt - projekt- och ekonomiadministration
Projektadministration - avseende beslut av lokalprojekt
I samarbete med byggnadsavdelningens projektledare sammanställs ett beslutsunderlag avseende lokalprojekt. Underlaget omfattar projektbeskrivning, ev ritningar/skisser, projektbudget och i förekommande fall förändring av internhyran. Projektbudget kan t.ex. omfatta utgiftsslagen utredning, byggåtgärder (ej hyresgrundande), tele/data, säkerhet/passersystem, inredning, AV-utrustning, flyttkostnader etc. Budgeten omfattar alltid projektledning byggnadsavdelningen (intern timersättning).
Beslutet kan avse utredning, projektering, genomförande, ändring av den sedan tidigare beslutade projektbudgeten (ramändring) eller ekonomiskt projektavslut som redovisar utfall mot beslutad projektbudget.
I beslutet framgår alltid finansiär av lokalprojektet. Finansiär – se under rubrik ”Projektekonomi”.
Byggnadsavdelningen distribuerar beslutet till de som ska underteckna.
När beslut är fattat skickas beslutet som PDF via epost till berörda och original lämnas till registrator.
Projektekonomi - avseende beslutat lokalprojekt
Finansiär av lokalprojekt kan vara:
- institution, fakultet, vetenskapsområde eller annan verksamhet
beslutsfattare prefekt eller motsvarande, - gemensam anslagsfinansiering (via anslag utbildning och/eller forskning) och/eller Gustavianska stiftelsen
beslutsfattare är alltid rektor.
Byggnadsavdelningen ombesörjer administrationen inför ett rektorsbeslut av lokalprojekt. - Obs! Byggnadsavdelningen hanterar inga medel att finansiera några investeringar i lokalprojekt.
Lokalprojekt med gemensam anslagsfinansiering och/eller finansiering via Gustavianska stiftelsen
Byggnadsavdelningen ansvarar för den löpande bokföringen under det pågående lokalprojektet till och med det ekonomiska projektavslutet. Ekonomiadministration av pågående lokalprojekt innebär att samtliga utgifter bokförs mot pågående nyanläggning och aktivitet per utgiftsslag. Lokalprojekten omfattar även kostnader, t.ex. flyttkostnader, projektledardebitering. Projektuppföljningen sker i ett av byggnadsavdelningen framtaget projekthanteringssystem. Samtliga utgifter per pågående lokalprojekt bokförs mot projektnummer 96910xxxx.
Vid det ekonomiska projektavslutet lämnas aktiveringsunderlag till avdelning för ekonomi och upphandling (AEU) för aktivering vilket innebär att anläggningar läggs upp mot berörd verksamhet och lokalprojektets investering börjar avskrivas. Aktivering utgörs alltid av projekt inom projektgrupp xxx02.
Vid denna typ av finansiering ska ersättning för avskrivningar och räntekostnader utbetalas en gång per månad av AEU från konto 30190/30590 och/eller 37210. Byggnadsavdelningen ansvarar för underlag till AEU samt uppdateringar under året. Vid nya aktiveringar under året utbetalas engångsersättning för avskrivning och räntekostnader.
Byggnadsavdelningen ansvarar för kontinuerlig uppdatering av sammanställningar över lokalprojekt och dess beslutade investeringar med gemensam anslagsfinansiering och/eller Gustavianska stiftelsen respektive finansiering som finns på medarbetarportalen, länk till ”Lokalprojekt - investeringar och kapitalkostnader”.
Lokalprojekt som finansieras av institution eller motsvarande
Den beställande institutionen eller motsvarande ansvarar för den löpande redovisningen och projektavslut.
Rutinbeskrivning finns på medarbetarportalen under ”Ekonomi”, fastställd av avd för ekonomi och upphandling, AEU, 2022-04-26: länk till ”Lokalprojekt – rutin för redovisning”