Mötesförfrågan i Outlook Web App

En mötesförfrågan i Exchange kan innehålla en mötesförfrågan/inbjudan, bokning av rum och/eller utrustning.

En mötesförfrågan är i normalfallet en förfrågan, som gäster och obligatoriska deltagare kan besvara, acceptera eller tacka nej till.

En mötesförfrågan kan även vara en inbjudan. Om mötesförfrågan ska vara en inbjudan så tar man bort ett val i mötesförfrågan (Begär ett svar på denna inbjudan).

Den här guiden beskriver hur man gör en mötesförfrågan eller inbjudan.

I guiden finns det länkar som tar dig till guider för rums och utrustnings -bokning.

Det är inte nödvändigt att lägga till allt samtidigt i mötesförfrågan/inbjudan. Det går att göra en sak i taget och/eller senare öppna händelsen via kalendern och lägga till det som saknas.

Om du vill ändra på en färdig händelse eller komplettera en händelse så går du till kalendern och dubbelklickar på den händelsen i din kalender.

Skapa en ny mötesförfrågan

Klicka på Kalender.

Klicka på   efter Nytt välj Mötesförfrågan.

Fliken Avtalad tid

I fältet Till ska de gäster läggas till som är obligatorisk deltagare på mötet.

I fältet Valfritt ska de gäster läggas till, som är inbjudna till mötet, men inte behöver komma för att mötet ska kunna äga rum.

Om personerna finns i din lokala kontaktlista så kommer de automatiskt att dyka upp. Om det är gäster eller grupper som har e-postadresser som du inte har i din kontaktlista så kan du lägga till dessa med e-postadressen och sen ett semikolon; efter e-postadressen.

Exempel: tilltalsnamn.familjenamn@inst.uu.se; tilltalsnamn.familjenamn@inst.uu.se; o.s.v.

Du kan söka efter gäster som har eposten på Uppsala universitets Exchange system och lägga till dessa senare i schemaassistenten om du så vill.

Resurser som finns i Exchange bokas senare i schemaassistenten.

I fältet Ämne ange orsaken till bokningen eller namnet för mötet.

I plats kan du skriva var mötet ska vara. Om platsen är ett rum som bokas i Exchange så görs detta senare när du är i schemaassistenten.

Begär ett svar på denna inbjudan. Ta bort bocken om du inte vill få något svar från de inbjudna gästerna och obligatorisk deltagare.

Välj i fälten Starttid och Sluttid för inbjudan. Du kan senare i schemaassistenten ändra på det om så önskas.

Längst ner kan man skriva valfri text som följer med i mötesinbjudan.

Längs upp finns det ett gem som används för att bifoga filer till inbjudan.

Klicka på fliken Schemaassistenten.

Välj guide för att komma vidare:

Behöver du mera hjälp? Kontakta IT Servicedesk!