Mötesförfrågan i Outlook för Windows

En mötesförfrågan i Exchange kan innehålla en mötesförfrågan/inbjudan, bokning av rum och/eller utrustning.

En mötesförfrågan är i normalfallet en förfrågan, som gäster och obligatoriska deltagare kan besvara, acceptera eller tacka nej till.

En mötesförfrågan kan även vara en inbjudan. Om mötesförfrågan ska vara en inbjudan så tar man bort valen i Svarsalternativ.

Den här guiden beskriver hur man gör en mötesförfrågan eller inbjudan.

I guiden finns det länkar som tar dig till guider för rums och utrustnings -bokning.

Det är inte nödvändigt att lägga till allt samtidigt i mötesförfrågan/inbjudan. Det går att göra en sak i taget och/eller senare öppna händelsen via kalendern och lägga till det som saknas.

Om du vill ändra på en färdig händelse eller komplettera en händelse så går du till kalendern och dubbelklickar på den händelsen i din kalender.

Skapa en ny mötesförfrågan

Klicka på Kalender.

Klicka på Nytt möte.

Avtalad tid

I fältet Till ska de läggas till som är obligatorisk deltagare på mötet.

I fältet Ämne orsaken till bokningen eller namnet för mötet.

I plats kan du skriva var mötet ska vara. Om platsen är ett rum som ska bokas i Exchange så görs detta senare när du är i schemaassistenten.

I Svarsalternativ kan man bocka bort Begär svar och Tillåt nya tidsförslag om mötesförfrågan är en inbjudan kan man bocka av dessa alternativ.

Välj i fälten Starttid och Sluttid för mötet. Du kan senare i Schemaassistenten ändra på det om så önskas.

Längst ner kan man skriva valfri text som följer med i mötesinbjudan.

Under fliken Infoga finns finns funktionen för att bifoga filer.

Klicka på Bifoga fil för att bifoga en eller flera filer.

Under Möte finns Schemalägningsassistenten.

Schemalägningsassistenten

 

När man lägger till gäster, obligatoriska deltagare och utrustning så väljer du alltid att lägga till det som till (obligatorisk), valfritt eller resurs orsaken till detta är att du senare ska kunna se i schemaassistenten de som är viktigaste för mötet först i schemaassistentlistan. De visas med en liten ikon framför. Schemaassistenten visar det som är till lagt som
Obligatoriska
Valfria
Resurser
Rum hanteras för sig

Orsaken till detta är att det senare ska vara möjligt att enklare se eventuella tider där mötet kan passa in.

Schemaassistenten visar även förlag på tider som den anser är bästa möjliga tider för mötet detta visas under kalendern.

Lägg till gäster och obligatorisk deltagare via schemaassistenten

Klicka på Adrssboken.

 

Ett nytt fönster kommer öppnas.

Markera Global Adresslista

 

Du kan söka efter mötesdeltagare i listan eller bläddra i listan.

För att söka.

Skriv i sök fältet sökningen görs medans man skriver.

Lägg till mötesdeltagare som finns i globala adresslistan

Markera mötesdeltagaren.

 

Om mötesdeltagaren ska visas i schemaassistenten som
obligatorisk deltagare på mötet, klicka på Obligatoriska.
Om mötesdeltagaren inte är obligatorisk deltagare, klicka på Valfria.

 

Gör på samma sätt som tidigare för att få med alla deltagarna.

Klicka sen på OK.

 

 

Nu kan man se i schemaassistenten om mötesdeltagare som har Exchange på Uppsala universitet är upptagna den tid som är angiven eller ej.

Du kan nu ändra Start och Slutar datum och tid i Schemaassistenten och på det sättet försöka hitta någon tid som deltagarna inte är uppbokade i sina kalendrar.

Klicka på Avtalad tid.

 

Om mötesförfrågan innehåller vara en inbjudan.

Klicka på Svarsalternativ bocka eventuellt bort Begär svar och Tillåt nya tidsförslag.

 

  • När mötesförfrågan är klar klicka på Skicka.
  • Om du har ändrat en tidigare händelse klicka på Skicka uppd. för att sända ut ändringen till mötesdeltagarna och spara ändringarna.

Exchange kommer nu att sända ut ett epostmeddelande till berörda personerna och göra en mötesförfrågan/inbjudan. Mottagarna kan i förfrågan sända svar. Om du inte har bokat av Begär svar och Tillåt nya tidsförslag.

Rumsbokning via mötesförfrågan

Om du vill lägga till rumsbokningen senare så går det. Då dubbel klickar du på händelsen i din kalender. Då får du fram händelsen, klicka på  Schemaläggningsassistenten för att försätta med mötesförfrågan/bokningen.

Om du ändrar en tidigare händelse glöm inte klicka på Skicka uppd.

Lägg till en eller flera rumsbokningar

Klicka på Schemaläggningsassistenten.

 

Under Visa en rumslista kan du välja området eller Tidigare använda rum För att få en lista på rum.

I det här exemplet har vi valt ett intendenturområde.

Scemaläggningsassistenten visar nu alla rum som finns på intendenturområdet och om de är lediga eller inte.

Sätt en bock framför det önskade rummet. I det här exemplet så har vi valt ITS Testrum.

 

Du kan även söka efter rum på hela Uppsala universitet eller bläddra i en lista. För att söka. klicka först på knappen Lägg till rum.

Skriv i sök fältet sökningen görs medans man skriver.

 

Bokade tider för rummet är markerat med färgen.

 

Om rummet är upptaget den önskade tiden kan du välja nytt rum och göra om kontrollen.

När du har bestämt rum så dubbel klickar du på rummet eller markerar rummet och sen klickar på knappen Rum. Det valda rummet hamnar då i fältet efter knappen Rum. Du kan även boka flera rum. Välj då nästa önskade rum och sen på OK.
Nu ser du eventuella bokningar av rummet/rummen för den dagen.

Du kan nu ändra Start och Slutar datum och tid i Schemaassistenten så att det stämmer övermäns med dag och tid som bokningen avser.

Klicka först på Avtalad

Om mötesförfrågan innehåller vara en inbjudan.

Klicka på Svarsalternativ bocka eventuellt bort Begär svar och Tillåt nya tidsförslag.

  • Om bokningen är klar klicka på Skicka. 
  • Om du har ändrat en tidigare händelse klicka på Skicka uppd.

Exchange kommer nu att sända ut ett epostmeddelande till berörda personerna och göra en mötesförfrågan/inbjudan. Mottagarna kan i förfrågan sända svar. Om du inte har bokat av Begär svar och Tillåt nya tidsförslag.

Utrustningsbokning via mötesförfrågan

Om du vill lägga till utrustningsbokning senare så går det. Då dubbel klickar du på händelsen i din kalender. Då får du fram händelsen, klicka på fliken Schemaassistenten för att försätta med mötesförfrågan/bokningen.

Om du ändrar en tidigare händelse glöm inte klicka på Skicka uppdatering.

Lägg till en eller flera utrustningsbokningar

Klicka på Lägg till deltagare.

Ett nytt fönster kommer öppnas.

Klicka på Adressbok välj All Equipment.

 

Du kan söka efter utrustning i listan eller bläddra i listan.

För att söka.

Skriv i sök fältet sökningen görs medans man skriver.

 

När du har bestämmer dig för en utrustning som ska bokas klickar du på  Resurser.

Om utrustningen ska visas i schemaassistenten som
en resurs så klickar du på Resurser.
Om resursen är nödvändig för mötet, klicka på Obligatorisk.
Om resursen inte är så nödvändig, klicka på Valfria.

Du kan även boka fler utrustningar. Välj då nästa utrustning och sen på OK.

 

Nu ser du eventuella bokningar av utrustning/utrustningar för den dagen.

Du kan nu ändra på tidpunkten för Start och Slutar i schemaassistenten så att det stämmer överens med dag och tid som bokningen avser.

Klicka först på Avtalad

Om mötesförfrågan innehåller vara en inbjudan.

Klicka på Svarsalternativ bocka eventuellt bort Begär svar och Tillåt nya tidsförslag.

  • Om bokningen är klar klicka på Skicka. 
  • Om du har ändrat en tidigare händelse klicka på Skicka uppd.

Exchange kommer nu att sända ut ett epostmeddelande till berörda personerna och göra en mötesförfrågan/inbjudan. Mottagarna kan i förfrågan sända svar. Om du inte har bokat av Begär svar och Tillåt nya tidsförslag.