PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Stödverksamheten

Principer för uppföljning och hantering över- och underskott

Bakgrund

Enligt redovisningsmodellen för indirekta kostnader beräknas de påläggssatser som ska belasta kostnadsbärarna genom att budgeterade gemensamma kostnader ställs i relation till budgeterad fördelningsbas. Procentsatsen tillämpas sedan på ett verkligt utfall som blir större eller mindre än det beräknade och då uppstår en kalkyldifferens. Om det verkliga utfallet av gemensamma kostnader avviker från det budgeterade uppstår en budgetavvikelse. För Uppsala universitet, som numera fördelar de universitets- och områdesgemensamma kostnaderna med fasta belopp uppstår kalkyldifferenserna enbart på institutionsnivå. Budgetavvikelser uppstår på alla nivåer. Institutionens över- eller underskott i stödverksamheten utgörs av summan av budgetavvikelser och kalkyldifferenser.

Det är en fördel om procentsatsen för indirekta kostnader inte ändras alltför ofta, framför allt med tanke på ansökningar om medel och tillhörande projektkalkyler. Innan ett års procentsats fastställs ska därför uppkomna differenser noggrant analyseras. Procentsatsen beräknas som ett genomsnittligt pålägg över tiden för att bli stabil och motstå svängningar mellan åren.

Principer fr.o.m. 1 jan 2012 för uppföljning och för hur och när överskott disponeras och underskott täcks

Rektor har i beslut UFV 2008/782 (2011-02-01) uppdragit åt ekonomiavdelningen att utforma principer för uppföljning och hantering av kalkyldifferenser och budgetavvikelser. Ekonomidirektören har därför beslutat att fr.o.m. 1 jan 2012 ska följande principer gälla för uppföljning och hantering av över- underskott i stödverksamheten.

  • Uppföljning av tillämpade procentsatser ska göras minst en gång per år. Det är angeläget med en analys av orsakerna till ev avvikelser för att bedöma om tillämpade procentsatser är rimliga i förhållande till faktiskt utfall.
  • Föregående års budget- och/eller kalkyldifferenser ska inte ingå som en kostnad i kommande års kalkyl vid beräkning av påläggsprocent
  • Däremot ska resultatet av analysen av budget- och kalkyldifferenserna beaktas vid fastställandet av påläggsprocent
  • Över- eller underskott som uppgår till väsentliga belopp bör återföras till kärnverksamheten dock inte till enskilda kostnadsbärare utan till ett institutionsgemensamt projekt.

När är differenser i stödverksamheten väsentliga?

  • Om det ackumulerade över- eller underskottet uppgår till 10 % eller mer av stödverksamhetens kostnader under räkenskapsåret är det ett väsentligt belopp. Belopp överstigande 10 % återförs efter begäran från institutionen till kärnverksamheten.
  • Om det ackumulerade över- eller underskott är mellan 5 och 10 % av stödverksamhetens kostnader under räkenskapsåret måste även kärnverksamhetens totala kostnader tas med i bedömningen innan ev beslut fattas om återföring till kärnverksamheten.
  • Om det ackumulerade över- eller underskottet uppgår till max 5 % av stödverksamhetens kostnader under räkenskapsåret är det ett litet belopp och föranleder ingen åtgärd. Anledningen är att ett mindre saldo kan användas för att jämna ut fluktuationer mellan åren så att procentsatsen kan beräknas som ett genomsnittligt pålägg över tiden.

Begäran om hantering av stödverksamhetens över- eller underskott

Prefekt/motsv skickar en begäran inklusive motivering om disposition av överskott/täckande av underskott till ekonomiavdelningen. Beslut om återföring fattas i samråd mellan prefekt och avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU). Om stödverksamhetens över- eller underskott är väsentligt görs en återföring till gemensamt projekt inom kärnverksamheten. Vid återföringen används konto 2071 Omfördelat kapital med egen intern motpart. Återföring görs alltid först efter avslutat räkenskapsår.

 

Kontaktperson: Hanna Mörtberg