PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Fördelningsbas för indirekta kostnader

Uppsala universitet har personal- och driftkostnader som fördelningsbas för indirekta kostnader i kärnverksamheten. Vid internfakturering inom universitetet och vid intern försäljning inom en institution påverkar även den interna intäkten basen.

Följande konton ingår i fördelningsbasen för indirekta kostnader:

Endast med intern motpart (9xxxxx):
3321, 3328-3369, 3381-3399 Interna intäkter

Alla motparter utom andra universitet/högskolor (111xxx, 513001, 513002, 520100) samt specialundantagna 191242 Inst f arb.markn.pol. utvärdering och 514001 Inst för framtidsstudier:
4011-4077 Löner och arvoden inkl LBK
4091-4351 Kostnadsersättningar och naturaförmåner samt periodiseringar
4711-4999 Utbildning egen personal och övriga personalkostnader
5221-5292 Reparationer och underhåll
5411-5429 Offentligrättsliga avgifter och skatter
5461-5774  Resor, representation, varor, tjänster
5778-5799  Publicering, medlemsavgifter och övriga tjänster
5899 Egenutvecklade anläggningstillgångar
7931 Stipendier (ej prestation 110)                                        

Kostnaderna i institutionens fördelningsbas kan tas fram i Raindance-rapporten BASEN.  

Internfakturering

Vid intern handel inom universitetet ska endast de direkta kostnaderna faktureras. För teknikplattformar gäller dock andra regler (läs mer i avsnittet om teknikplattformar nedan).

KÖPAREN:

  • Kostnaden för de köpta tjänsterna/varorna ingår i köparens fördelningsbas.
  • Indirekta kostnader debiteras köparen med den köpande institutionens procentsats för indirekta kostnader. Dessa bokförs enligt den vanliga rutinen vid periodstängning.

SÄLJAREN:

  • Säljarens bas minskar med det internfakturerade beloppet. Detta sker genom att försäljningsintäkter med intern motpart räknas in i och reducerar basen. Det är alltså inte de direkta kostnaderna i basen som minskar.
  • De indirekta kostnaderna på den enskilda kostnadsbäraren (projektet) krediteras vid periodstängning enligt den säljande institutionens procentsats för indirekta kostnader.

Ovanstående gäller även vid intern försäljning inom den egna institutionen. Då sker dock transaktionen inte med en internfaktura utan med en BIFP-verifikation.

Interna omföringar

Vid interna omföringar både mellan och inom organisationsenheter på universitetet ska endast de direkta kostnaderna eller intäkterna omföras.

DEBETSIDAN:

  • Kostnaden för de köpta tjänsterna/varorna ingår i fördelningsbasen på den kostnadsbärare (projekt) där debiteringen sker.
  • Indirekta kostnader påförs det debiterade projektet med den debiterade institutionens procentsats för indirekta kostnader. Dessa bokförs enligt den vanliga rutinen vid periodstängning.

KREDITSIDAN:

  • I projektet vars direkta kostnader krediteras minskar basen med de omförda direkta kostnaderna.
  • De indirekta kostnaderna i projektet krediteras vid periodstängning enligt den krediterade institutionens procentsats för indirekta kostnader.

Omföringar av externa intäkter påverkar inte basen eller de indirekta kostnaderna.

Teknikplattformar (ej SciLife)

Hos den institution där teknikplattformen är placerad uppkommer indirekta kostnader som genererats vid produktionen av teknikplattformens vara/tjänst. Eftersom teknikplattformar är resurser som är tillgängliga för flera institutioner ska säljande institution inte ensam stå för dessa kostnader. Om teknikplattformen hade varit organisatoriskt uppdelad med en del placerad hos varje brukare skulle alla haft en del av plattformens indirekta kostnader i sin stödverksamhet. Därför ska den säljande institutionen debitera även indirekta kostnader, som ska ingå i den köpande institutionens stödverksamhet. Därmed uppnås en mer rättvisande fördelning av stödkostnader.

Obs! SciLife Lab-teknikplattformar (org 462 och 467) behandlas delvis annorlunda än övriga teknikplattformar. Läs mer i avsnittet om SciLife Lab-teknikplattformar nedan.

SÄLJAREN:

  • Säljarens bas minskar med det internfakturerade direkta beloppet. Detta sker genom att försäljningsintäkter med intern motpart räknas in i och reducerar basen. Det är alltså inte de direkta kostnaderna i basen som minskar.
  • De indirekta kostnaderna på den enskilda kostnadsbäraren (projektet) krediteras vid periodstängning enligt den säljande institutionens procentsats för indirekta kostnader.
  • Säljaren ska internfaktura även sina indirekta kostnader, så att uppkomna kostnader i stödverksamheten krediteras.

Säljaren ska specificera både det indirekta och direkta beloppet på fakturan, eftersom de konteras olika. Konteringen hos säljaren ska se ut såhär:

33xx Intäkt för försäljning av tjänst/vara (direkta delen, bokförs i kärnverksamheten)
OBS INTE konto 3375 Intäkt SciLife-teknikplattform.
3961 IF indirekta kostnader, projekt xxx0004xx (indirekta delen, bokförs i stödverksamheten, funktion infrastruktur. Tänk på att prestationerna 220 och 230 inte är tillåtna i stödverksamheten.)

KÖPAREN:

  • Kostnaden för de köpta teknikplattformstjänsterna/varorna ingår i köparens fördelningsbas.
  • Köparens indirekta kostnader debiteras den enskilda kostnadsbäraren (projektet) i kärnverksamheten. Dessa bokförs enligt den vanliga rutinen vid periodstängning.
  • Säljarens indirekta kostnader debiteras köparens stödverksamhet.

Köparen ska bokföra säljarens indirekta kostnad på en egen rad vid kontering av internfakturan (byt radtyp till Ind ko). Konteringen hos köparen ska se ut såhär:

5xxx Köp av tjänster/varor (direkta delen, bokförs i kärnverksamheten)
OBS INTE konto 5775 SciLife-teknikplattform, köpt tjänst.
5861
IF indirekta kostnader, projekt xxx0004xx (indirekta delen, bokförs i stödverksamheten, funktion infrastruktur. Tänk på att prestationerna 220 och 230 inte är tillåtna i stödverksamheten.)

SciLife Lab-teknikplattformar

SciLife Lab-teknikplattformar finns på org.enheterna 462 och 467. De har endast personalkostnader i sin fördelningsbas. De debiterar både sina direkta och indirekta kostnader, likadant som övriga teknikplattformar, men skiljer sig åt genom att det är andra konton med en annan påverkan på fördelningsbasen som ska användas.

SÄLJAREN:

  • Säljarens bas påverkas inte av det internfakturerade beloppet.
  • Säljarens indirekta kostnader debiteras köparens kärnverksamhet.

Både det indirekta och direkta beloppet ska specificeras på fakturan och hela försäljningsintäkten inklusive den indirekta delen ska bokföras på konto 3375 Intäkt SciLife-teknikplattform, som inte reducerar fördelningsbasen.

KÖPAREN:

  • Kostnaden för de köpta teknikplattformstjänsterna/varorna ingår inte i köparens fördelningsbas.
  • Säljarens indirekta kostnader debiteras den enskilda kostnadsbäraren (projektet) i kärnverksamheten.

Köparen ska bokföra de direkta kostnaderna från SciLife-teknikplattformar på konto 5775 SciLife-teknikplattform köpt tjänst och de indirekta kostnaderna på konto 5861 Internfakturerade indirekta kostnader. Konto 5775 ingår inte i fördelningsbasen och på så sätt undviks dubbel debitering av indirekta kostnader i kärnverksamheten.

Handel med andra universitet och högskolor

Fakturor från andra svenska universitet och högskolor ingår inte i fördelningsbasen. Indirekta kostnader bokas alltså inte på kostnader med motpart 111xxx eller 513001 Högskolan i Jönköping, 513002 Handelshögskolan i Stockholm och 520100 Chalmers Tekniska Högskola. Detta gäller även specialundantagna 191242 Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering och 514001 Institutet för framtidsstudier.

Anledningen till detta är följande: Säljande universitet/högskola fakturerar inklusive sina indirekta kostnader för att få täckning för dessa. När ett lärosäte – såsom Uppsala universitet - tillämpar personal- och driftkostnader som fördelningsbas kommer det att uppstå dubbla indirekta kostnader vid handel med annat lärosäte eftersom köp av tjänster mm utgör en driftkostnad. Flertalet lärosäten har endast lönekostnader som fördelningsbas, varför problemet med dubbla indirekta kostnader inte uppkommer för dem.

Det är endast kostnader från svenska universitet och högskolor som inte ingår i fördelningsbasen. Kostnader från utländska lärosäten ingår i fördelningsbasen.

Om vi säljer varor eller tjänster till andra universitet och högskolor tar vi ut ersättning för både direkta och indirekta kostnader. Intäkter från andra universitet och högskolor påverkar inte fördelningsbasen.

Konferensprojekt – undantag indirekta kostnader

Konferenser som universitetet arrangerar kan i vissa fall undantas från fördelningsbasen och från den schablonmässiga debiteringen av indirekta kostnader. Administrativa kostnader för konferenserna ska istället bokföras direkt på projektet (kostnadsbäraren). Förutsättningarna för att undanta är bl a att merparten är externa konferensdeltagare, att kostnaderna för hela arrangemanget inklusive boende har betalats av universitetet, att inbjudan/annonsering har gjorts och att program ska finnas. Bakgrunden till tillämpningen är att få en mer rättvisande fördelning av de indirekta kostnaderna på institutionens kostnadsbärare. Begäran om undantag ska vara godkänd av prefekten och görs på blankett EA35 Begäran om undantag av indirekta kostnader.

NIH-projekt

Kostnader i NIH-projekt (projekt med amerikanska National Institute of Health som finansiär) där Uppsala universitet är huvudmottagare av finansieringen med ett s k prime contract och har avtal med subcontractors som t ex Akademiska sjukhuset och utländska universitet ingår inte i fördelningsbasen. Kostnaderna som dessa subcontractors fakturerar UU för arbetet som de utfört är undantagna ur fördelningsbasen eftersom UU inte själv har utfört något arbete som relaterar till dessa kostnader.

Detta gäller enbart NIH-projekt där UU är huvudmottagare av finansieringen. Kostnader i NIH-projekt där UU är subcontractor och själv utför arbete i projektet ingår i fördelningsbasen som vanligt.