Universitetets utlägg
Ett exempel på ofta förekommande utlägg är resor som beställs och genomförs av universitetets anställda på inbjudan från utomstående organisationer. Inbjudande part har erbjudit sig stå för reskostnaden och ska därför ersätta institutionen för det gjorda utlägget.
Vid registrering av leverantörsfakturor av detta slag ska adekvat del av fakturabeloppet debiteras konto 1576 Övriga kortfristiga fordringar. Ev. ingående moms ska inte räknas av på den del av fakturan som utgör utlägg.
Utlägget (det belopp som debiterats konto 1576) ska snarast möjligt faktureras motparten. Utgående moms ska inte debiteras i kundfakturan eftersom fakturerat belopp inte utgör någon omsättning för universitetet. Vid kontering av kundfakturan krediteras konto 1576. En kopia av leverantörsfakturan ska bifogas; det är en förutsättning för att motparten ska kunna räkna av leverantörsfakturans ingående moms.
Motsatt förhållande kan också råda, d v s en extern motpart gör ett utlägg för en institutions räkning och fakturerar universitetet för utlägget. En leverantörsfaktura av detta slag ska kostnadskonteras och bara under förutsättning att den ursprungliga leverantörsfakturan finns bifogad kan ev. ingående moms räknas av.
Ersättning till privatperson för gjorda utlägg
Det förekommer att universitetets anställda eller andra personer gör inköp mot kontant betalning och därefter begär ersättning för sitt utlägg. Sådan inköpsordning bör så långt som möjligt undvikas. Inköp ska i första hand göras mot faktura. I de fall institutionen väljer att göra inköp mot kontant betalning bör institutionen skaffa ett inköpskort eller hålla en handkassa.
Om institutionen inte har inköpskort eller handkassa och därför betalar ut ersättning för utlägg på annat sätt, gäller att en person som är anställd med pågående avtal eller som uppbär utbildningsbidrag får ersättning via personalsystemet Primula. Utbetalning sker (efter registrering i Primula; blankett Ersättning för gjorda utlägg) med påföljande ordinarie löneutbetalning. Observera att utlägg som görs i samband med tjänsteresa ska registreras av resenären själv i personalsystemet Primula Res. Ersättning för utlägg som regleras på detta sätt skall alltid kostnadskonteras och kan inte redovisas som kortfristig fordran.
Ersättning för gjorda utlägg av studenter eller stipendiater kan betalas ut via ekonomisystemet Raindance. Vad gäller utländska gäster måste ersättning för utlägg avseende resor betalas via Primula; ersättning för andra utlägg kan betalas via Raindance.
Kontaktperson: Hanna Mörtberg