PageHeaderPortlet PageHeaderPortlet

TextPortlet TextPortlet

Uppföljning - periodstängning

Inför varje periodstängning i Raindance är det viktigt att kontrollera och följa upp redovisningen för att säkerställa en rättvisande bokföring av intäkter och kostnader.
Tidplan för periodstängningar finns under Periodstängningar.
Anvisningar hur fakturor, bokföringsorder m.m. kan sökas fram nedan finns i lathundarna för ekonomisystemet.

Leverantörsreskontra/Leverantörsfakturaportalen

  • Sök fram i reskontran (portal eller classic) fakturor med status PREL och åtgärda dessa i portalen.
  • Följ upp och ev. åtgärda oreglerade kreditfakturor.
  • Sök fram i reskontran (portal eller classic) fakturor där de preliminära X-koderna för intrastat inte är ändrade och åtgärda dessa.

Kundreskontra

  • Sök fram i reskontran (classic) fakturor med status NY och PREL och åtgärda dessa.
  • Följ upp oreglerade kundfakturor som förfallit till betalning. Kontakta KR-gruppen vid avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) för genomgång av åtgärder.
  • Följ upp oreglerade rekvisitioner och undersök varför betalning inte inkommit.

Internfakturering/Internfakturaportalen

  • Sök fram i reskontran (portal eller classic) fakturor med status NY, PREL och DEF och åtgärda dessa i portalen.
  • Påminn internkunder om utställda, ännu ej godkända internfakturor.

Anläggningsregister

  • Definitivbearbeta preliminära anläggningsobjekt.

Fördelning LTK steg 4

  • Stäm av fördelningen av kärnverksamhetens lokaltjänstkostnader (LTK). Använd konto 5017 Fördelning lokaltjänstkostnader med egen intern motpart vid fördelningen. Projektkod xxx01 10xx Lokalkostnader att fördela skall ha endast ett obetydligt saldo vid bokslut.

Ekonomistyrning/Bokföringsportalen

  • Sök i verifikationshantering (EK:VRH) eller i portalen efter verifikationer (BOKP/BIFP) med status Ej godkänd och åtgärda dessa i portalen.
  • Ändra verifikationsdatum på ännu ej attesterade/signerade verifikationer (BOKP/BIFP) som inte kommer att attesteras/signeras innan periodstängning. Ange verifikationsdatum till dag 01 i nästkommande period. 

Kontanta försäljningsinkomster

  • Betala in försäljningsinkomster till pg 18 37 97-0 snarast, eller när beloppet uppgår till högst 1 000 SEK. Ange namn och org enhet som meddelande till betalningsmottagaren. Registrera samtidigt en kundfaktura i RD, kund 123456 Kontantförsäljning Pg/Bg.

Stående handkassa (Fixkassa)

  • Stäm av summan av kvitton och kontanter i handkassan mot huvudbokskonto 1574.

Tillfällig handkassa (Exkursionsförskott)

  • Följ upp oredovisade belopp på konto 1575. Kostnadsbokför erhållna kvitton, betala tillbaka kvarvarande kontanter.

Avräkningskonton

  • 1576 Kortfristiga fordringar. Stäm av att utlägg för annans räkning är fakturerade respektive motpart. Justera ev. differens i motpartskoder med en BOKP.
  • 1580 Avräkning egna plusgiron. Om faktura inte registrerats tidigare; registrera en kundfaktura i RD till kund 123456 Kontantförsäljning Pg/Bg.
  • 1581 Avräkning bankkortapparater. Om faktura inte registrerats tidigare; registrera en kundfaktura i RD till kund 123456 Kontantförsäljning Pg/Bg.
  • 1582 Avräkning kontanta inbetalningar. Om faktura inte registrerats tidigare; registrera en kundfaktura i RD till kund 123456 Kontantförsäljning Pg/Bg.

Utredningskonto

  • 2650 Utredningskonto EA. Åtgärda ev. outredda ärenden. Fakturera sålda varor o tjänster/rekvirera erhållna bidrag/kreditera leverantörer vid returer. Meddela AEU vilka åtgärder som vidtagits.

Periodiseringskonton

  • 16xx Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter
  • 27xx Upplupna kostnader, oförbrukade bidrag och övriga förutbetalda intäkter

Kontrollera om manuella periodiseringar ska vara kvar eller om händelserna som de avser har inträffat och periodiseringarna därför ska lösas upp.

Kontrollera att automatiska periodiseringar vid periodstängning har blivit korrekt utförda och att saldot är det förväntade vid periodens utgång.

Automatisk periodisering sker månadsvis för oförbrukade bidrag (konto 273x) samt för vändning av upplupna bidragsintäkter (konto 163x). Övriga periodiseringar ska bokföras manuellt. Statsanslag ska inte periodiseras.

Schema över intäktsperiodiseringar

Periodisering av intäkter och kostnader ska göras halvårsvis och större poster ska periodiseras kvartalsvis för att uppnå en rättvisande redovisning, men saldot på periodiseringskontona behöver ses över varje månad. Återföring av en periodisering ska ske när händelsen som gett upphov till periodiseringen har inträffat.

För att underlätta arbetet med den periodiseringsspecifikation som ska upprättas till varje halvårsskifte kan manuella periodiseringar fyllas på i specifikationsfilen allt eftersom de bokförs, istället för att leta fram alla poster ett halvår bakåt i tiden när filen ska lämnas in.

Mer information om periodiseringar finns under Bokslut/Periodisering.

Analys av huvudboken (ARA)

  • Kontrollera att resultaträkningen är bokförd på projektnivå (kf 4).
  • Kontrollera konto 1000. Efter överföring av preliminär anläggning ska inga saldorader finnas kvar på kontot.

KDB

Godkänn preliminära rekvisitionsunderlag löpande och se över preliminära fakturaunderlag i kontraktsdatabasen (KDB)

  • I slutet av innevarande månad  - sök fram preliminära rekvisition-/fakturaunderlag med hjälp av "Att-göra" rapporten , fr o m ÅÅ0101 t o m den sista dagen i innevarande månad t ex ÅÅ1031 om sökningen avser t o m oktober månad. Se över varför preliminära rekvisitionsunderlag inte har godkänts och ta även ställning till de preliminära fakturaunderlagen som kvarstår.    

 

Kontaktperson: Hanna Mörtberg