Reglering av inarbetad semester vid byte av institution
För anställda med inarbetad semester som övergår till annan institution inom universitetet ska värdet av den inarbetade semestern regleras mellan berörda institutioner. Den övertagande institutionen ska kompenseras för värdet av den inarbetade semester den nyanställde har med sig från sin tidigare institution. Med inarbetad semester menas här både sparad semester från tidigare år och årets inarbetade semesterdagar.
Beräkning av värdet av inarbetad semester
Antalet inarbetade semesterdagar tas fram ur personalsystemet Primula. Det ekonomiska värdet av den inarbetade semestern beräknas med formeln:
(Aktuell månadslön + LBK) * antal inarbetade semesterdagar * (4,6 % + 0,44 % (0,49 % för SACO/S))
Fastställd LBK för 2019 och är 51%, för år 2018 var det 50%.
Med aktuell månadslön avses den lön som den anställde hade på den avlämnande institutionen då övergången ägde rum. Observera att någon beräkning av indirekta kostnader på värdet av inarbetad semester inte ska göras.
Bokföring av inarbetad semester
Regleringen mellan de berörda institutionerna registreras i Raindance med verifikationstyp EBLEXT. Den avlämnande institutionen skapar en bokföringsorder med sin kontering och cirkulerar bokföringsordern vidare till den övertagande institutionen som kompletterar med sin kontering. Underlag för hur beräkning av beloppet har gjorts ska bifogas. Konto som ska användas är 40810 Årets förändring av semesterlöneskuld. Den avlämnande institutionen ska bokföra i debet och den mottagande institutionen ska bokföra i kredit på konto 40810. Båda parter ska ange aktuell prestation och projekt samt motpart 539999.
Indirekta kostnader på inarbetad semester
När bokföring på konto 40810 görs på projektnivå ingår bokfört belopp i fördelningsbasen för fördelning av gemensamma kostnader. Detta medför att indirekta kostnader kommer att bokföras hos båda parter med aktuell procentsats för respektive part.
När regleras semesterlöneskulden?
Förändringen av semesterlöneskulden (värdet av inarbetad semester inkl. LBK) bokförs på institutionsnivå vid varje helårsbokslut. Värdet av utgående skuld inkl LBK bokförs på konto 27120 Upplupen semesterlöneskuld och förändringen av skulden bokförs i resultaträkningen på konto 40810 Årets förändring av semesterlöneskuld på aktuell prestation men utan projekt. För anställda med inarbetad semester som övergår till annan institution kommer semesterlöneskulden att regleras vid kommande årsbokslut. Detta sker genom att skulden för den avlämnande institutionen har minskat (debet 27120/kredit 40810) och skulden för den övertagande institutionen har ökat (debet 40810/kredit 27120). Därmed har konto 40810 fått rätt kostnad på rätt institution.