Reglering av inarbetad semester vid byte av institution
För anställda med inarbetad semester som övergår till annan institution inom universitetet ska värdet av den inarbetade semestern, semesterskulden, regleras mellan berörda institutioner. Den övertagande institutionen ska kompenseras för värdet av den inarbetade semester som den nyanställda har med sig från sin tidigare institution.
Beräkning av aktuell semesterskuld
Antalet inarbetade semesterdagar, både sparad semester från tidigare år och årets inarbetade semesterdagar, tas fram ur personalsystemet Primula. Det ekonomiska värdet av den inarbetade semestern beräknas med formeln:
Aktuell månadslön * (semesterersättning + semestertillägg) * LBK exkl semesterlönetillägg * antal inarbetade semesterdagar
Definitioner:
Aktuell månadslön = den lön som den anställda hade på den avlämnande institutionen då övergången ägde rum. Vid tidsbegränsat deltidsarbete, t ex föräldraledighet på deltid, ska deltidslönen användas i beräkningen.
Semesterersättning = 4,6%
Semestertillägg = 0,49% för SACO/S, 0,44% för övriga (OBS ändras till 0,49% för alla fr o m 1.1.2024)
LBK: se aktuell procentsats för LBK exklusive semesterlönetillägg på sidan Budgetförutsättningar.
Beräkningsexempel:
Månadslön 50 000 kr, LBK exkl sem 53,0%, antal outtagna semesterdagar 20.
50 000 *(4,6% + 0,49 %) = 2 545 kr per dag exkl LBK
Kostnad inkl LBK: 2 545 *1,53 = 3 893,85 kr per dag
20 semesterdagar: 20 * 3 893,85 = 77 877 kr är det totala värdet av den inarbetade semestern.
Observera att någon beräkning av indirekta kostnader på värdet av inarbetad semester inte ska göras.
Bokföring av semesterskuld vid byte av institution
Regleringen mellan de berörda institutionerna registreras i Raindance med verifikationstyp EBLEXT. Den avlämnande institutionen skapar en bokföringsorder med sin kontering och cirkulerar bokföringsordern vidare till den övertagande institutionen som kompletterar med sin kontering. Underlag för hur beräkning av beloppet har gjorts ska bifogas. Kontot som ska användas är 40810 Årets förändring av semesterlöneskuld. Den avlämnande institutionen ska bokföra i debet och den mottagande institutionen ska bokföra i kredit på konto 40810. Båda parter ska ange personens löneprojekt på institutionen och motpart 539999. Observera att regleringen av personens semesterskuld blir komplett först i kommande årsbokslut då AEU bokför ny utgående skuld samt årets förändring för hela institutionen (läs mer nedan). Därmed blir det rätt saldo i både resultat- och balansräkningen för både den avlämnande och mottagande institutionen
Konto 40810 ingår inte i fördelningsbasen och genererar inga indirekta kostnader.
Hela institutionens semesterskuld
För institutionen som helhet bokför AEU förändringen av semesterskulden (värdet av inarbetad semester inkl. LBK) per verksamhet vid varje helårsbokslut. Värdet av utgående skuld inkl LBK bokförs på konto 27120 Upplupen semesterlöneskuld där UB-saldot alltid är i kredit (eller noll), och förändringen av skulden jämfört med förra helårsbokslutet bokförs i resultaträkningen på konto 40810 Årets förändring av semesterlöneskuld.
För anställda med inarbetad semester som övergått till annan institution under året blir regleringen av skulden mellan institutionerna komplett i och med AEU’s bokning. Detta sker genom att skulden för den avlämnande institutionen har minskat (debet 27120/kredit 40810) och skulden för den övertagande institutionen har ökat (kredit 27120/debet 40810). Därmed har konto 40810 fått rätt kostnad på rätt institution.