Lokalkostnader
Universitetets lokalkostnader indelas i fyra grupper:
1. Internhyra
2. Övriga interna lokalkostnader
3. Externa lokalkostnader
4. Övriga lokalkostnader
1. Internhyra
Byggnadsavdelningen skickar varje månad en fil till Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) med internhyreskostnader per institution/motsvarande i enlighet med upplåtelseavtal. Årskostnaden för internhyra debiteras som 12-delar. Information om upplåtelser och rum finns i GLIS. Mer information om lokalkostnader vid Uppsala universitet finns här.
50100 Internhyra
AEU bokför byggnadsavdelningens fil på konto 50100 Internhyra. Kontot används vid intern fördelning av universitetets internhyreskostnader till institutionerna/motsvarande i de två första av sammanlagt fyra fördelningssteg:
- Steg 1 fördelar kostnaden mellan kärn- och stödverksamheten
- Steg 2 fördelar kostnaden mellan utbildning och forskning
Fördelningen sker den första arbetsdagen varje månad och endast AEU bokför på konto 50100.
AEU fördelar byggnadsavdelningens kostnad per institution/motsvarande enligt följande:
- Stödverksamhetens kostnader i 12-delar på projekt i enlighet med budgeteringen.
- Efter avdrag av stödverksamhetens kostnader fördelas resterande belopp till kärnverksamhetens internhyresprojekt i proportion till budgeterade kostnader för internhyra inom utbildning och forskning.
Internhyresprojekten har en fast numrering: xxx011110 för utbildning, xxx011210 för forskning samt xxx011131 för uppdragsutbildning.
Om förändring behöver göras inom steg 1 eller steg 2 kontaktas AEU.
50109 Fördelning internhyra
Konto 50109 Fördelning internhyra används av institutioner/motsvarande vid den slutliga fördelningen av internhyran till samtliga verksamheter och projekt inom kärnverksamheten. Fördelningen görs i de två sista av sammanlagt fyra fördelningssteg:
- Steg 3 fördelar kostnaden till projektgrupper. Detta steg är frivilligt.
- Steg 4 fördelar kostnaden till projekt.
Fördelningen ska bokföras varje månad med verifikationstyp EBLINT, institutionens egen motpartskod 9xxx00 (obs inte motpart 996800 Byggnadsavd), samma konto 50109 i både debet och kredit.
Fördelningsprincipen i steg 4 bestäms av institutionen och är antingen den faktiska lokalkostnaden per rum eller en procentuell fördelning enligt fördelningsbasen i rapporten EK40 Fördelningsbas indirekta kostnader BASEN. Även en kombination av faktisk och procentuell kostnadsfördelning kan förekomma.
Om steg 3 inte används på institutionen
Vid fördelningen i steg 4:
- krediteras internhyresprojekten (projektkod xxx011110 respektive xxx11210, samt i förekommande fall xxx011131)
- debiteras alla projekt i kärnverksamheten som ska belastas med internhyra
Saldot som ska fördelas är nettot mellan saldona på konto 50100 och 50109 på respektive internhyresprojekt. Kostnaden på internhyresprojektet för utbildning, xxx011110, får fördelas inom VSH 110-112 och 131 (eller endast VSH 110-112 om internhyresprojektet för uppdragsutbildning xxx011131 används, då fördelas VSH 131 för sig). Kostnaden på internhyresprojektet för forskning, xxx011210, får fördelas inom VSH 210-230. Verksamhetsbyten mellan utbildning och forskning får inte förekomma i steg 4.
Efter fördelningen ska:
- Det fördelade beloppet på varje internhyresprojekt xxx011xxx vara lika stort i kredit på konto 50109 som i debet på konto 50100 så att saldot på internhyresprojekten är noll.
- Saldot på institutionsnivå vara noll på konto 50109.
Om steg 3 används
Om steg 3 projektgrupp används på institutionen fördelas internhyran först till projektgruppernas egna internhyresprojekt. Dessa debiteras och huvudprojekten för internhyra (projektkod xxx011110 / xxx011210 / xxx011131) krediteras. Saldot som ska fördelas till projektgruppernas internhyresprojekt i steg 3 är nettot mellan saldona på konto 50100 och 50109 på huvudprojekten för respektive verksamhetsgren. Omföringar mellan utbildning och forskning får inte förekomma i steg 3.
Om steg 3 finns på institutionen görs steg 4-fördelningen enligt följande inom varje projektgrupp:
- kreditera projektgruppens eget internhyresprojekt
- debitera alla projektgruppens kärnverksamhetsprojekt som ska belastas med internhyra
Beloppet som ska fördelas i steg 4 är saldot på konto 50109 på projektgruppens internhyresprojekt. Kostnaden avseende utbildning får fördelas inom VSH 110-112 och 131, kostnaden avseende forskning får fördelas inom VSH 210-230. Verksamhetsbyten mellan utbildning och forskning får inte förekomma i steg 4.
Efter fördelningen i steg 3 och 4 ska:
- Det fördelade beloppet på varje internhyresprojekt xxx011xxx vara lika stort i kredit på konto 50109 som i debet på konto 50100 så att saldot på internhyresprojekten är noll.
- Varje projektgrupps steg 3-internhyresprojekt ha saldo noll.
- Saldot på institutionsnivå vara noll på konto 50109.
2. Övriga interna lokalkostnader
50110 Interndebiterad lokalhyra
Detta konto används av intendenturer/motsvarande vid debitering av intendenturområdets lokalkostnader. Kostnaden bokförs i institutionens stödverksamhet, funktionen infrastruktur och service. Kontot används även vid internfakturering av lokalkostnader mellan institutioner. Uthyrande part ska kontera sin intäkt på konto 33110 Intäkter av uthyrning lokaler, inomstatliga. Kontot används endast med intern motpart.
50120 Bokade lokaler TimeEdit
På detta konto bokförs kostnader för undervisningslokaler som bokats genom lokalbokningssystemet TimeEdit. Kostnaderna debiteras institutionerna enligt angiven projektkod i samband med lokalbokningen. Kontot används endast med intern motpart.
Debiteringsunderlag TimeEdit och tentamensplatser
50130 Bokade skrivplatser
På detta konto debiteras kostnader för bokade platser i universitetets skrivsalar. Kontot används endast med intern motpart.
3. Externa lokalkostnader
50140 Lokalhyra enligt kontrakt
På detta konto redovisas universitetets lokalhyror enligt grundavtal med resp. fastighetsägare. Sådana avtal tecknas av byggnadsavdelningen och kontot används enbart av byggnadsavdelningen.
50150 Lokalhyra tilläggskontrakt
Avser lokalkostnader enligt tilläggsavtal med resp. fastighetsägare. Avtalen tecknas av byggnadsavdelningen och kan gälla kostnader för tillkommande utrustning eller anpassning av lokalerna utöver gällande grundavtal. Kontot används enbart av byggnadsavdelningen.
50160 Lokalhyra tillfällig förhyrning
På detta konto bokförs hyror som uppkommer vid tillfälliga lokalbehov inom institutioner/avdelningar, t.ex. hyra av konferens- och utbildningslokaler, lagerlokaler eller parkeringsplatser. Hyreskontrakten kan även löpa över en längre tid, inte bara tillfälligt. När lokalhyra ingår i en fakturerad tjänst, t.ex. ett konferenspaket, ska den redovisas på detta konto om beloppet är specificerat.
50180 Bostadslägenhet för upplåtande
Används i de fall universitetet har ingått hyresavtal (enligt regleringsbrevet) för bostadslägenhet för att upplåta lägenheten i andra hand till a) utländska studenter inom utbytesprogram med andra länder, eller b) gästforskare vid universitetet, under förutsättning att de inte är anställda vid universitetet.
50199 Periodisering lokalhyra
Periodisering av förutbetalda resp. upplupna kostnader för externa lokalhyror sker genom att konto 50199 krediteras/debiteras.
4. Övriga lokalkostnader
50510 El, gas och kyla
50520 Vatten, avlopp
50530 Bränsle
50599 Periodisering el, värme, vatten mm
På kontona 50510-50599 redovisas kostnader för elektricitet, uppvärmning och vatten/avlopp i hyrda lokaler, om dessa inte ingår i hyresbeloppet som debiteras av fastighetsägaren.
50710 Städning
Här redovisas kostnader för städning, fönsterputsning och hygien i hyrda lokaler.
50720 Renhållning
Här redovisas kostnader för renhållning av lokaler som sophämtning, avfallshantering, snöröjning, trädgårdsskötsel och hyra sopcontainer.
50799 Periodisering städning och renhållning
På detta konto periodiseras förutbetalda och upplupna kostnader för städning och renhållning i hyrda lokaler.
50810 Reparation och underhåll av hyrda lokaler
På detta konto bokförs kostnader för sådana reparationer av hyrda lokaler som inte betalas av hyresvärden. Material som faktureras av reparatör ska redovisas här. Egna inköp av material för reparationer ska däremot konteras på respektive varukonto.
50899 Periodisering rep o underhåll av hyrda lokaler
På detta konto periodiseras förutbetalda och upplupna kostnader för reparation och underhåll av hyrda lokaler.
50910 Övriga lokalkostnader hyrda lokaler
Avser lokalkostnader som uppgår till obetydliga belopp och för vilka särskilda konton inte behövts läggas upp.