Omfördelning av balanserat kapital
För bokföring av balanserat kapital, konto 20700 Balanserad kapitalförändring resp. 20710 Omfördelat kapital, används verifikationstyperna EBL0EA (extern motpart) och EBL9EA (intern motpart). På dessa verifikationstyper kan kontrollattest endast utföras av Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU).
- Skapa en verifikation i Bokföringsportalen (BoP) och fyll i konteringen direkt eller importera den från Excel.
- Bifoga underlag till omföringen, oftast ett beslut som visar anledningen till omföringen samt ett utdrag ur ekonomisystemet på det debiterade projektet som styrker det omförda beloppet.
- Cirkulera verifikationen vidare till ditt institutionsstöd vid AEU.
- Om verifikationen är korrekt och har kompletta underlag kontrollattesterar AEU verifikationsraderna.
- AEU cirkulerar sedan tillbaka verifikationen till institutionen för beslutsattest.
Omfördela balanserat kapital mellan projekt inom samma verksamhet
Flytt av balanserat kapital mellan olika projekt inom en verksamhet görs på konto 20700 Balanserad kapitalförändring med motpart 000000.
Omfördela balanserat kapital mellan olika verksamheter
Flytt av balanserat kapital mellan olika verksamheter kan göras endast undantagsvis och tänkbara skäl till att byta verksamhet kan vara:
- samfinansiering av t ex lönebikostnader (LBK) i bidragsfinansierade projekt avseende innevarande eller tidigare år
- kursförluster vid redovisning av bidragsfinansierade projekt i främmande valuta
- uppenbara fel i redovisning per verksamhet tidigare år
Ett exempel på den första punkten ovan är bidragsprojekt finansierade av Wallenbergstiftelserna, som godkänner högst 50% lönebikostnader (LBK). Mellanskillnaden till Uppsala universitets LBK som är högre måste täckas av annan finansiering. Om inget tillgängligt balanserat kapital finns inom bidragsforskning VSH 220 behöver balanserat kapital från anslagsmedel VSH 210 omföras till bidragsprojektet. Rekommendationen är att låta underskottet ackumuleras under projektets gång och göra en slutreglering när projektet är klart, förutom större underskott (> 50 tkr) som ska regleras vid årets slut. Observera att dessa kostnader inte kan medfinansieras då det rör sig om direkta kostnader och medfinansiering endast är till för indirekta kostnader.
Bokföringsordrar avseende flytt av balanserat kapital mellan verksamheter ska innehålla följande underlag:
- beskrivning av ärendet och hänvisning till vilken av omföringsanledningarna ovan som avses
- prefektens godkännande av åtgärden
- sifferunderlag som styrker beloppen i omföringen
Vid omföring mellan verksamheter ska alltid konto 20710 Omfördelat kapital med egen intern motpart användas.
Omfördela balanserat kapital mellan olika organisatoriska enheter
Flytt av balanserat kapital mellan olika organisatoriska enheter kan göras efter överenskommelse mellan berörda org.enheter. Omfördelning av balanserat kapital görs i princip alltid inom samma verksamhet. Byte av verksamhet kan dock förekomma från verksamhet 410/510 inom universitetsförvaltningen till verksamhet 110/210/220 vid en institution. Konto 20710 Omfördelat kapital med respektive intern motpart används. (T.ex. vid flytt från org.enhet 730 till org.enhet 104 används motpart 910400 resp. 973000).
Varför olika motpartskod på konto 20710 Omfördelat kapital?
Egen motpartskod visar att man bytt verksamhet på balanserat kapital inom institutionen.
Annan motpartskod än den egna visar att medel flyttats från/till annan institution till den egna.