Medfinansiering och samfinansiering
Medfinansiering tillämpas när en finansiär i ett bidragsprojekt inte ersätter alla indirekta kostnader, lokalkostnader och IT-avgift. Kostnader som inte ersätts behöver finansieras med statsanslag, vilket sker via en s k medfinansieringsrutin i Raindance varje månadsbokslut. För att ingå i denna systemkörning och få medfinansiering bokfört måste projektet ha medfinansiering inlagt i projektmodulen i Raindance (se instruktion under ’Förutsättningar för beräkning’ längre ner på sidan).
Förutom bidragsprojekt i verksamhet (VSH) 220 kan medfinansiering i undantagsfall även behövas i bidragsfinansierade projekt inom grundutbildningen, VSH 110.
Samfinansiering
Direkta kostnader kan inte medfinansieras. När en bidragsgivare begränsar finansieringen av direkta kostnader, exempelvis Wallenbergstiftelserna som godkänner högst 50% lönebikostnader, ska det samfinansieras. Samfinansiering sker genom omföring av balanserat kapital till bidragsprojektet. Om en mer omfattande samfinansiering krävs kan man utöver bidragsprojektet sätta upp ett separat anslagsfinansierat s k samfinansieringsprojekt.
Hur görs medfinansieringsberäkningen
Summan av bokförda indirekta kostnader konto 58600, lokalkostnader konto 50109 och IT-avgift konto 57200 jämförs med vad finansiären ersätter och mellanskillnaden bokförs på konto 30600 Medfinansiering FoU (VSH 220) / 30200 Medfinansiering utbildning (VSH 110).
Om projektets bokförda indirekta och lokalkostnader samt IT-avgift beräknas bli lägre än vad finansiären ersätter ska ingen medfinansiering läggas in i projektmodulen. Om medfinansiering ändå är inlagt bokför medfinansieringsrutinen felaktigt en negativ medfinansiering på projektet, d v s en debetpost.
Ändringar i institutionens procentsats för indirekta kostnader eller fördelning av lokalkostnader kan påverka behovet av medfinansiering. En genomgång av medfinansieringsbehovet i berörda projekt behöver därför göras när dessa parametrar ändras.
Förutsättningar för beräkning
En korrekt beräkning av medfinansieringsbelopp förutsätter att aktuella uppgifter är registrerade i projektmodulen.
Beräkningen bygger på kontraktets procentpålägg och fördelningsbas. Vilken bas som ska väljas beror på vad som står i kontraktet och följande baser finns att välja på:
- 1PDS Personal, drift och stipendier
- 2LÖN Lön (inkl LBK)
- 3PDR Personal och drift
- 4DRI Drift
- 5PDA Personal, drift och avskrivningar
Fyll i projektmodulens medfinansieringsfält såhär:
- Medfinansiering: välj JA om projektet ska ha medfinansiering.
- Medfinansbelopp: detta fält är endast för information. Om ett fast medfinansieringsbelopp anges i kontraktet kan det fyllas i här, men ingen bokföring sker utifrån beloppet.
- Påläggsprocent: ange hur stort procentpåslag finansiären ersätter för indirekta och lokalkostnader samt IT-avgift. Observera att om finansiären ersätter med ett fast belopp måste det omräknas till en procentsats: (beviljade indirekta kostnader + lokalkostnader + IT-avgift) / summa beviljade direkta kostnader enligt kontraktets fördelningsbas. Om finansiären inte godkänner några indirekta kostnader alls, skriv 0 i detta fält.
- Fördelningsbas: välj den bas som bäst motsvarar de kostnadsslag som finansiären godkänner som underlag för debitering av indirekta kostnader / lokalkostnader / IT-avgift. Detta anges i bidragskontraktet eller i finansiärens allmänna villkor.
- Start-, slut- och dispdatum: kontrollera att dessa datum är rätt angivna i projektmodulen. Medfinansiering kommer att bokföras för de perioder som ingår i registrerad projekttid, dvs från och med ”Startdatum” till och med ”Dispdatum”.
- Spara ändringarna.
Alla ovanstående fält är öppna i projektmodulen och ändringar kan göras utan att kontakta Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU).
Justering av medfinansiering
Om medfinansiering läggs in på ett projekt i efterhand eller om medfinansieringsvillkoren ändras under projekttiden bokförs justeringen retroaktivt för hela innevarande bokföringsår vid nästa månadsbokslut, förutsatt att det finns utfall i periodens fördelningsbas. Om inget utfall finns i perioden utelämnas projektet ur medfinansieringsrutinen. Medfinansieringen justeras då nästa gång som utfall finns.
För justering av tidigare års medfinansiering och/eller årets medfinansiering efter projektavslut ska blankett EA36 Avstämning medfinansiering fyllas i och skickas till ekonomisupport@uadm.uu.se tillsammans med underlag ur ekonomisystemet, t ex rapport PR25 RÅDRED.
Om medfinansiering felaktigt har registrerats i ett projekt ska den avslutas genom att ändra fältet Medfinansiering från Ja till Nej i projektmodulen. Bokförd medfinansiering korrigeras inte automatiskt utan måste rättas manuellt av AEU utifrån inskickad EA36-blankett.
Justeringar med EA36-avstämningsblanketten kan skickas in vid behov eller först vid projektslut. Om en justering behövs inför ett bokslut ska underlaget skickas till AEU i god tid innan bokslutet.