Handkassa
Med stående handkassa avses en summa kontanter avsedda för kontantinköp. En stående handkassa innehåller ett fixt belopp, vilket kan bestå av kontanter och/eller kvitton. När kontanterna börjar ta slut görs en påfyllning av kassan genom att befintliga kvitton redovisas via en faktura i leverantörsreskontran.
Begäran om handkassa
Avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) betalar ut nya handkassor. Skriv en enkel begäran om utbetalning av handkassa. Ange vem som ska ansvara för kassan, personens födelsedata (sex siffror), institutionens adress samt önskat belopp. Efter prefektens attest skickas begäran till Avdelningen för ekonomi och upphandling, Box 256, 751 05 UPPSALA.
Utbetalning av handkassa
AEU lägger upp handkasseinnehavaren som leverantör i LR och betalar ut önskat belopp. Konto 15740 Handkassa debiteras på aktuell institution.
Journal handkassa
Gjorda inköp ska noteras i handkassejournalen. Se blanketten
Journal handkassa (EA6). Notera utbetalningsdatum, hänvisning till aktuellt kvitto, betalningsmottagare samt utbetalat belopp. Den som fått ersättning för gjorda inköp ska kvittera erhållet belopp i journalen. Utbetalat belopp ska kostnadsbokföras och ingående moms redovisas enligt uppgifter på respektive kvitto.
Påfyllning handkassa
När kontanterna börjar ta slut är det dags att fylla på handkassan. Gör en redovisning fyll i blankett Utbetalning inom Sverige i SEK (EA13), ange kostnader och ingående moms enligt noteringar i handkassejournalen. Sänd redovisning, handkassejournal med tillhörande kvitton till AEU som bokför. Utbetalningen kommer inom ett par dagar till handkasseinnehavaren på institutionens adress.
Inventering av handkassa
Vid varje helårsbokslut ska inventeringsförrättaren intyga handkassans innehåll av kvitton och kontanter på blanketten EA5.
Avslut av handkassan
När en handkassa ska avslutas redovisas befintliga kvitton enligt ovan, men i stället för att lösas in skickas avin till AEU för avslut. Ange "Slutredovisning handkassa" samt namn och institution som referens. Kvarvarande kontanter i handkassan betalas in till pg 183797-0 Uppsala universitet, med referens enligt ovan.
Handkassan är personlig och skall alltid avslutas vid byte av innehavare.
Inga försäljningsinkomster av något slag får blandas in i handkassans omsättning
Ett alternativ till handkassa är att institutionen skaffar ett betalkort.